【インタビュー】煩雑な問い合わせ対応を効率化！ソーシャルワイヤーの取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。
業務効率化の成功企業へのインタビュー第23弾をお届けします。今回お話を伺ったのはソーシャルワイヤー株式会社の後藤様です。

ソーシャルワイヤー株式会社とは

2006年に創業されたソーシャルワイヤー株式会社様は、プレスリリース配信代行サービス「＠Press（アットプレス）」を運営し、多くの企業の広報活動を支援されています。その他にも、インフルエンサーマーケティングの「Find Model」、新聞・雑誌・WEBメディア記事のクリッピングサービス「@クリッピング」など様々なサービスを提供されています。

マネジメントと経理業務を兼務…限られた時間での業務進行

後藤様の業務内容を教えてください

プレスリリース配信代行サービスの「アットプレス」の運営事務局を担当しています。副部長として、事務局全体のマネジメント業務を行う中で、一部経理業務も担当しています。

広い分野の業務を見られているのですね

そうですね。経理については私と一部業務を補助スタッフに手伝ってもらいながら業務を行っています。サービス運用と兼任しながらなので、月末月初や五十日（ごとうび）のみの限られた時間を経理業務にあてています。

月600件の請求書発行をシステム化！

それはとても大変そうです…
今回、請求書発行を効率化したと伺いましたが

「アットプレス」の請求書発行業務をシステム化し、効率化することができました。月600件ほどの請求書発行があり、発行業務やお問い合わせ対応などに時間を割かれていたのですが、それにより、時間やコストを大幅に落とすことができました。

導入したのは「楽楽明細」という請求書の作成から送付までをシステム化してくれるサービスです。システム化を検討した際に色々なサービスを調べましたが、請求書を発行した後の販売管理・入金管理までの全工程をシステム化するものが多い印象でした。しかし当社では、帳票の要件や売上管理が複雑な方法になっているため、それだとシステムへの乗り換えができません。「楽楽明細」は、請求書発行までのフローは従来までのシステムを使い、「請求書を送る」部分のみをシステム化し効率化するシステムで、ニーズにマッチしていました。

それによりどのような具体的な効果がありましたか

それまでは、月初に請求書を郵送し、その後も2日間ほどは問い合わせ対応に追われていました。問い合わせに回答をするには、まずその企業の請求書のファイルを探してからとなってしまうため、電話をいただいても折り返しの対応となってしまい、もちろんその間の通常業務は何もできない状態になってしまっていました。それが「楽楽明細」では、発行した請求書を簡単に検索できるので、問い合わせでお客様をお待たせすることも無くなり、迅速な対応ができるようになりました。

また、「アットプレス」の特性上、請求書の発行が年に1回程度のお客様も多いため、督促がなかなか進まない状況がありました。それについても、請求書をダウンロードしていないお客様へリマインドのお知らせを送れる機能もあり、とても助かっています。請求書の再発行もボタン一つで対応できるので、ありがたいです。

＞＞電子請求書発行システム「楽楽明細」の詳細を見る

移行率90%以上！問い合わせ対応の負担も削減

請求書の発行方法の切替えはスムーズに行きましたか

もともと「アットプレス」がWebサイトを経由したサービスなので、移行はスムーズにできました。サービス利用時は会員ページにログインしていただくのですが、その際にご案内をポップアップで表示させるようにしました。「楽楽明細」からもメールで案内できる機能があったため、それも合わせて活用しました。結果、90%以上の請求書のWeb化することができました。

それは高い導入効果ですね！

はい。月600件ほど発行していた請求書の90%以上ですので、印刷費や郵送代で考えると大きな削減効果があったと思います。

今後も業務効率化に向けての取り組みは続けられますか

すでに、営業リストの共有や見積もり作成など、自社で内製したシステムを使って効率化を行っている分野が多くあります。当事業のトップがエンジニア経験者のため、業務効率化できるもの、システム化できるものは積極的に取り組んでいこうという考えが会社として根付いているので、効率化できるものには今後も取り組んでいくと思います。