【インタビュー】請求書発行業務をWEB化し作業工数削減！ジャスネットコミュニケーションズ株式会社の取り組み

こんにちは。経理プラス編集部です。経理業務効率化成功企業へのインタビュー第29弾はジャスネットコミュニケーションズ株式会社様です。請求書発行業務をWEB化し、工数削減を実現された同社の取り組みについてお話を伺いました。

ジャスネットコミュニケーションズ株式会社とは

人材派遣先のクライアントへの請求書発行・送付作業が負担となっていた

経理業務の中で課題に感じていたことを教えてください

当社では、会計、税務、経理・財務など管理部門に特化した人材派遣のサポートを行っており、毎月派遣先となるクライアント様への請求書を発行しています。
毎月の請求書送付までの流れは、月末まで就業した派遣スタッフの勤怠表を月末の夕方以降に回収→勤務時間をシステムに入力して請求書を作成→勤怠の入力漏れや請求書の変更事項などがないか各営業担当に回覧して確認→請求書を封入して郵送。というものです。この作業を翌月初め第2営業日頃までにまとめて行わなければならず、担当者の月初めの作業負担が問題となっていました。

たった2日でこの作業工数はたしかにかなりの負担ですね・・

そうですね。おかげさまでここ数年請求書の発行件数が3倍にも急増したこともあり、担当者の負担も非常に大きくなっていました。郵便局の窓口は17時までなので、それに間に合わせるため月初第1営業日の数時間は担当者全員が封入作業にかかりきりとなっていました。

＞＞請求書の電子発行を検討の方へ、電子請求書発行システム「楽楽明細」

負担となっていた請求書の印刷・封入・発送業務をWEB化

どのように業務負担を改善されたのでしょうか

2018年3月に電子請求書発行システムの「楽楽明細」を導入しました。「楽楽明細」は、請求データをアップロードするだけで、請求書をクライアント先に届けてくれるシステムなのですが、この導入により今まで手作業で行っていた印刷・封入・送付業務を5分の1程度までに削減することに成功しました。そのため担当者全員がかかりきりで作業するという必要がなくなり、人件費の削減にもつながりました。

請求書封入作業が5分の1まで減少したのはすごい効果ですね！
その他に「楽楽明細」導入によって業務効率化につながったことはありますか？

「楽楽明細」を導入したことにより、郵送の頃と比べて早く・確実にお客様の手元に請求書を届けることができるようになりました。今までは急ぎで請求書が欲しいというクライアントに対しては、郵送とは別にメールでの送付も行っていたのですが、今はWEB上ですぐに確認していただけるので、その作業が完全になくなりました。さらに、請求書の内容に不備や変更があった場合も、訂正した請求書をすぐに差し替え発行できるので、再発行業務の手間が軽減しました。当社が請求書訂正の対応が迅速にできることによりクライアント側をお待たせしてしまうこともなくなり、双方のストレス軽減になっているように感じています。

管理部門における業務の効率化をすすめていきたい

今後も業務効率化に向けての取り組みは続けられますか？

はい。経理・人事・労務などの業務をもっとシステム化していきたいと考えています。管理部門の業務にはまだまだ効率化できる部分があると思いますので、1つずつ取り組んでいきたいですね。

最後に、「経理プラス」の読者の方々に一言お願いします。

電子請求書発行システムの導入により、現在当社では80％を超えるクライアントへの請求書をWEB発行しています。郵送からWEB発行への切り替えは、請求書発行側の当社の作業工数やコスト削減につながっただけでなく、請求書を受け取る側でもスムーズな処理ができるようになり双方にとってメリットがあると感じています。毎月請求書発行に時間がかかっているという企業には、ぜひWEB発行への切り替え検討をおすすめしたいです。

また、当社は会計、税務、経理、財務分野に特化したさまざまなサービスを提供しております。経理実務に役立つセミナーや、動画コンテンツのご提供なども行っておりますので、ご興味がございましたらぜひ当社ホームページをご覧ください。