【インタビュー】現金出納を廃止！営業と経理の経費精算の時間を削減し、不正防止にも成功したトーラク株式会社の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第39弾はトーラク株式会社様です。今回は業務管理部の池田様にお話を伺いました。

経理の一番のロス、経費精算の業務改善へ

社内の業務改善活動の一環で、経理業務全体を見直すことになったのがきっかけでした。業務全体を洗い直してみた結果、経理業務の中で、一番ロスしている時間が多いのが「経費精算」であるという結論になりました。特に、チェック作業や修正作業といった、生産性が低いと評される業務に時間がかかっており、経理担当者だけではなく、申請者にとっても負担になっていることがわかったため、システム導入を検討し始めました。

検討のポイントは「コスト」「簡単カスタマイズ」「簡単連携」

大きなポイントは３つありました。運用コスト、日当などの自社ルールの設定が自由にできること、法人クレジットカードとの連携ができることの３点です。
システムを一から構築することは開発に時間とお金が膨大にかかってしまい、開発後のメンテナンスも難しいと考えていたところ、

クラウド型の経費精算システムがあることをテレビCMで知り、クラウドサービスの中で検討をし始めました。今回導入した「楽楽精算」は、弊社が重要視していた３点をクリアしている、ちょうどかゆいところに手が届くシステムだと感じ、さらにご提案いただくなかでも質問にも毎回誠実に回答してくださることから安心感を得て、導入を決意しました。
運用フローを変更するにあたって、もちろん最初は慣れていないため不便に感じる点があり、申請者からの問い合わせも増えてしまいました。しかし、社内説明会を開き、申請者や承認者にも大きなメリットがあることを改めて説明することで、経理担当者としても、申請者としても受け入れやすいシステムとなりました。

交通費精算効率化で営業時間を確保できるように

交通費の申請が楽になったという意見が多くあがりました。
弊社は営業の割合が多く、自動車で通勤している担当もいます。その際のガソリン代計算もシステム上で簡単にできるようになりました。
また、東京にも支店があるため、長距離の移動も珍しくないのですが、出張の日当計算もシステム上に必要事項を入力することで簡単に精算できるようになりました。近隣交通費についてもICカード連携ができるようになったことで、いちいち入力をせずともICカードの履歴データを使ってダイレクトに交通費精算をできるようになったことで、

精算時間をぐっと減らすことができ、その分申請者の営業時間を確保できるようになったと声があがっています。

現金精算０へ！不正防止にもつながる改革に成功

現金出納の廃止で不正のリスクも削減！

システムの導入によって現金出納が必要なくなりました。今までは現金は出納係がいて毎日の確認業務が発生していました。経費精算を仮払いで対応することも多く、不正の温床になりやすいため、最新の注意を払わなければいけませんでした。それが経費精算システムを導入したことで、全て銀行振り込みに変更することができ、現金対応を行うことがなくなりました。

法人クレジットカード（コーポレートカード）連携で精算の早期化にも

格段に作業が楽になりました。以前から一部は法人クレジットカードでの経費精算をおこなっていたのですが、経費精算システムとは連携しておらず、全てカードの利用明細を見ながら入力、明細との突合せ確認が必要でした。「楽楽精算」では法人クレジットカードの利用データを連携することができるため、申請者の入力の手間も減っていますし、紙のカード利用明細が届くより早くデータ連携されるため、精算の早期化もできました。

また、場合によっては手入力を行うこともできるため、柔軟に対応できています。手入力のものは確認画面に手入力マークがついているため、一目で注視しなければいけない箇所がわかります。手入力箇所以外はデータの改竄ができない仕様になっているため、経理担当者もチェック業務の時間が減り、他の生産性の高い業務へ稼働配分ができています。

今後のテレワーク推進に向けて

やはり新型コロナウイルス感染症をきっかけにテレワークに取り組み始めました。緊急事態宣言中は全社的に行っていたものの、経理業務は紙がネックになり、半分ほど出社を余儀なくされました。しかし経費精算業務に関しては既に「楽楽精算」を導入していたため、経費精算のために出社するようなことは発生せず、最低限の出社で済んでいたと思っています。
申請者もスマホからの申請ができるようになっていたため、そのために出社をするような事態にはなりませんでした。
物事を変えるには悩みがつきものですが、迷ったまま進まないよりは、少しの苦労があっても改革は進め、今後も業務効率化、ペーパーレス化を進めていくよう現状業務との兼ね合いを探ることが重要だと考えています。

まとめ

全体最適化の視点から、ボトルネックを洗い出し、効率的に経費精算のシステム化を進めることに成功したトーラク株式会社様の事例をお伺いできました。特に近年は目まぐるしく状況が変わり、業務効率化・ペーパーレス化は急務になっています。経理業務を効率化するためには、生産性を重視し、優先順位をつけた上で、その企業ごとの課題を顕在化させることが重要だということが分かりました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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