【インタビュー】小口現金の対応と月末月初の業務集中から解放！高木商会経理部の取り組みとは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第54弾は株式会社高木商会様です。今回は、経理部の川野様、北村様にお話を伺いました。

株式会社高木商会とは

株式会社高木商会様は、1959年に電気機械器具販売業として創業し、現在では制御機器・電子部品・産業用コンピューター関連機器・駆動機器・制御システムの販売を行っている会社です。

「人と機械／装置を結ぶインターフェース機器で、産業エレクトロニクスの発展に寄与し、社会に貢献」をビジョンとして掲げ、ニューノーマル社会に向け、「どこでもオフィス化」や「Webセミナー・Web展示会」、「日常業務のRPA化」など、モバイルワークや業務のデジタル化によって、ビジネスモデルの変革をはかり、お客様の課題解決の実現に取り組まれています。

課題は「精算申請者の出社対応」「月末月初の伝票処理」「小口現金」

今まで貴社経理部が抱えていた課題について教えてください。

弊社の大きな課題は経費精算が月末月初に集中してしまうことでした。特にその原因を突き詰めてみると、以下の3つの原因が判明しました。

• 営業担当者は月末に出社し経費精算の対応をするため月末月初に経理の作業が集中する
• 各営業担当者から提出される経費申請の確認に手間がかかる
• 小口現金の出納対応に手間がかかる

そのため、これらを全て解決するために経費精算システムの導入を検討し始めました。

経費精算を都度申請できるように変更

まず、経費精算対応を月末月初に集中させないようにした方法を教えてください。

経費精算システム「楽楽精算」を導入することで、営業担当者が出社しなくても経費精算を都度申請できるようにしました。今まで営業担当者はその月に発生した経費を、月末に全てExcelシートに記載していたため、出社対応が必要でした。今回システムを導入することにより、経費精算のためだけに出社する必要がなくなり、出先でも都度経費精算が可能になりました。また、Excelのフォーマットからシステムに変わったことで入力方法も簡単になりました。経理としても都度経費申請が提出されるため、処理を分散できて助かっています。

規定違反チェックで確認作業も削減

次に、経費申請の確認を簡単にできた方法について教えてください。

「楽楽精算」の「規定違反チェック」機能により、誤った申請を減らすことができました。弊社は出張や交通費について細かい規定が設けられており、これらの確認に手間がかかっていました。現在は経費申請画面を弊社社内規定に合わせてカスタマイズし、入力内容についてもルールの設定をしています。そのため基準を満たした申請のみが届くようになり、承認時のチェック項目も減らすことができました。また、経費申請者の多くは申請内容と規定を照らし合わせて確認することに手間がかかっていたため、会社全体の業務効率アップにつなげることができました。個人の所属情報や異動・退職に伴う処理変更についても予約登録ができるため、承認ルートの変更ミスもなく助かっています。
「楽楽精算」では、これらの設定は全て時間をかけずに登録が可能ですし、今回のコロナ禍で承認フローの見直しなど、設定の変更が必要な場面がありましたが、変更作業は手間をかけずにできています。

＞＞規定違反チェック機能の詳細はこちら！

小口現金の出納対応から解放

最後の課題、小口現金の対応方法について教えてください

システム導入により、小口現金を廃止し、給与と合算して振り込む対応に変更することができました。以前は少額の経費精算に対応するために1円単位で現金を用意していたため、現金の確認や帳簿への記帳など、管理が煩雑で業務効率が落ちていました。「楽楽精算」を導入したことで小口現金を基本的に廃止し、振込にしたことで業務を効率化することができました。
給与口座と同じにしてほしくないという社員もいましたが、その人には経費精算専用の口座を作ってもらうことで対応できています。

＞＞小口現金を廃止するための運用方法はこちら！

社長も納得！「楽楽精算」の便利さ

システムを導入して社員の反応はいかがでしたか。

記載する伝票に慣れていましたので、導入当初は、「ここが分からない」とか「これができない」とか、使い難いとクレームの嵐でした。しかし、使い方を覚えるにつれて、「楽楽精算」の便利機能が手放せなくなりました。
導入後は便利さを実感していただけたのか、社長が一番経費精算システムを活用しており、周囲の方にもお勧めしているようです。社長からの指示により現在は「楽楽精算」を提供する株式会社ラクスと販売パートナー契約を行い、弊社の顧客にもお勧めするようにしています。
また、導入後のサポートもしっかりしており、疑問点に対する答えが「的確」かつ分かりやすく、安心して運用を開始できました。

＞＞経費精算の機能詳細一覧はこちら！

経費の見える化に成功、今後は伝票レスへ

データ活用と内部統制強化に成功

工数削減以外のメリットはありましたか。

データ活用の幅が広がりました。今までは経理担当者が経費を把握しており、決算資料への活用しかできなかったのですが、現在はシステム上で営業の責任者も全てのデータを確認できるようになり、何に経費がかかっているのか簡単に分析することができるようになりました。また、経費の見える化が可能になったことで内部統制面も強化できたと感じています。

クレジットカード連携と支払い申請で伝票レスへ

今後進めていきたい業務効率化改革があれば教えてください。

伝票レスをさらに進めていきたいと考えています。一部の責任者や出張の多い部署でクレジットカード連携を進めており、既に経費申請楽になったという声が上がっています。申請者は明細の出力作業などの手間を減らせますし、経理も明細と申請データの照合が簡単かつ正確になりました。今後は支払い依頼による振込を増やしたり、電子帳簿保存法の対応を検討するなどして、伝票レスを進めていきたいです。

＞＞経費精算のペーパーレス化についての方法はこちら！

まとめ

現状の課題を分析し、課題解決のために必要な情報をそろえた上でシステム移行に成功した株式会社高木商会様の事例をお伺いできました。今後はますます感染症対策や、業務効率化のため、テレワークに置き換えられる業務や非効率的な業務の削減が求められる時勢になっていくと考えられます。まずは現状の課題と、その原因を分析することの大切さを実感することができました。貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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