【インタビュー】テレワークをきっかけに電子帳簿保存法機能の導入を促進！さくらインターネットの作業時間4割削減に成功した方法とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第42弾はさくらインターネット株式会社様です。今回は、テレワークへの移行に伴い電子帳簿保存法機能の導入に成功した経営戦略本部、経理メンバーの天辰様にお話を伺いました。

さくらインターネット株式会社とは

さくらインターネット株式会社様は、1996年の創業以来、クラウドなどインターネットインフラの提供を主事業として、個人から法人までさまざまなお客さまのニーズに合わせた、コストパフォーマンスの高いサービスを提供されている企業です。

かつては単純に便利なツールという使われ方でしかなかったインターネットですが、今や必要不可欠なインフラとして社会に定着し、ますますその重要性が高まっています。新たなアイデアの創出に強い熱意と情熱を持って挑戦するすべての人たちのために、インターネットで「やりたいこと」を「できる」に変える企業として邁進されています。

急遽原則出社禁止に！経費精算をフルリモート化

経費精算から振込までの時間を短縮

今回、経費精算のシステム化を行ったことによるメリットがあれば教えてください。

システム化する前はエクセルで作成した申請書に領収書を貼付けて経理に提出し、経理で会計システムへ仕訳起票をおこなうという対応をしておりました。今回経費精算システムを導入した事で、申請から承認・支払い・起票までをシステム上でおこなえるようになり起票ミスの軽減や起票作業が軽減されました。また、離れた拠点からの申請は郵送で書類が届くため支払が遅れる事がありましたが、申請・承認者もリモートで処理を行うことができるようになり、支払も早く、テレワーク時の経費精算もスムーズになりました。

出張精算の小口現金を全面廃止に

小口現金の受け渡しのための出社もなくなったそうですね。

はい、「クレジットカード連携」及び「仮払い」の機能を活用することで、小口現金については一切廃止することができました。弊社では部門ごとにコーポレートカードを用意するほか、一部の精算が多い社員にもカードを支給しています。これでネット決済や旅券の手配を行っているため、小口現金を受け渡す必要がなくなりました。クレジットカード連携により、利用履歴がデータ化されているため、未申請のものについても漏らさず確認することができており、申請者・経理側共に便利に感じています。クレジットカードでの支払いを行わない立替精算においても、システム上で仮払い精算ができるようになったため、小口現金の引き渡しは必要なくなりました。

電子帳簿保存法機能の導入で経理もフルリモートが可能に

経理担当者の皆様もテレワークへ移行できたのでしょうか。

はい、電子帳簿保存法機能の導入後は全面テレワークへ移行することができました。
弊社では新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から緊急事態宣言中は原則出社禁止、2020年4月からは、当社の働き方の前提を出社前提からテレワーク前提に転換しました。そのため、経費精算を全て電子化することが必須となり、急ピッチで電子帳簿保存法への対応を進めました。結果、緊急事態宣言発令の1～2か月後には対応が完了し、申請だけではなく領収書の確認までデータ上で確認し、支払いまでデータ上でできるようになったことで、経理担当者もテレワークへ移行をすることができました。

電子帳簿保存法に関する情報収集はセミナーで

電子帳簿保存法機能の導入に対応するまでの情報収集の期間・方法を教えてください。

情報収集は4か月ほどかけていましたが、同時期に新型コロナウイルスによるテレワーク推進が進んでいたため、一気に促進することができました。はじめはインターネット等を介して情報収集を始めていましたが、この「経理プラス」を運営している株式会社ラクスが行っている電子帳簿保存法セミナーに参加し、導入後の運用方法についても理解を深めました。セミナー参加後に問い合わせをしたところ、実際に弊社の実務上運用が出来そうかというアドバイスもいただけ、電子帳簿保存法機能導入への不安を軽減することができました。

マニュアル・ルール作りに苦労される会社も多いようなのですが、貴社はいかがでしたか。

ルール作りについては関係各所の確認事項に時間かかってしまっていましたが、これもテレワーク対応の影響で早急に推進することができました。マニュアルについては弊社が利用している経費精算システム「楽楽精算」のサポート担当者にご相談したところ、電子帳簿保存法機能に特化したマニュアルを提供いただくことができ、それを元に作成したところ手間も大幅に削減することができました。すでに全社員がテレワークに移行していたため、対面での勉強会を開催することができなかったのですが、全社向けにマニュアルを作成し展開したところ、思ったよりも従業員からの質問は発生せず、スムーズに移行することができました。

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経理の業務効率化効果は作業時間を4割削減！

他に経理担当者の業務効率化に役立ったことはありますか。

仕訳の自動化は非常に役立っています。申請されたときにプルダウンで選択された項目がそのまま自動仕訳されるので、手間の削減はもちろん、ミスも軽減出来ています。
また、システム上で経理処理に使用するあらゆるデータが検索・出力できるようになり経理の負担は大きく減りました。実際経費精算をシステム化した当時の記録をみたところ、経費精算業務にかかる時間は月に300分短縮することができていました。
現在ではその時間でシステムから出力したデータを分析する時間を持てるようになっており、今後は財務分析や、財務面から見た経営提案ができるようになれればと考えています。

まとめ

経費精算のシステム化と電子帳簿保存法機能の導入によりテレワークへの移行を可能にしたさくらインターネット株式会社様の事例をお伺いできました。今後は働き方改革も後押しになり、テレワークを前提とした働き方が進み、ペーパーレス化の需要は高まっていくと考えられます。またシステム化での時間短縮により分析への時間をもてるようになったというお話に、経費精算の効率化の大切さを改めて感じました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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