【インタビュー】旅費交通費精算のペーパーレス化と経費節減に成功！埼玉県商工会連合会の働き方改革推進方法とは

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第53弾は埼玉県商工会連合会様です。今回は経理業務を担当する総務共済課の皆様にお話をお伺いすることができました。

埼玉県商工会連合会とは

地域経済団体である埼玉県商工会連合会様は、埼玉県内の53商工会の運営を支援し、商工会地域内外に観光や特産品等の情報を発信し地域経済の活性化を推進している団体です。商工会とは「商工会法」によって都道府県知事の認可を得て設立されている特別認可法人で、全国の商工会の地区内で営業している商工業者の自主的な組織となっています。また展示会、共進会等の開催、又はこれらの開催のあっせん、行政庁等の諮問に対する答申等幅広く活動されています。

「働き方改革」推進の一環として、「業務の効率化」「経費節減」に挑戦

貴連合会が抱えていた課題について教えてください。

精算担当者、申請者の事務負担が重かったこと、ペーパーレス化が進まないという2点の課題がありました。「働き方改革」推進を検討する上で、業務を効率化することと、経費の削減が大きなポイントだったため、経理担当者及び経費精算の申請者の作業時間を削減し、ペーパーレス化を進めて経費を節減する方法として経費精算システム「楽楽精算」の導入を検討し始めました。

交通費作業時間削減とペーパーレス化で生産性が向上

実際システムを導入して効果はありましたか。

一定の効果を出すことができました。特に経理担当者のチェック時間は格段に軽減することができました。以前は、申請者が紙で経費精算の申請をし、交通費精算の担当者が、出張経路の金額と旅費規程を1件1件合っているか確認をしていました。これが「楽楽精算」を導入することで申請者も承認者も経費精算業務の時間が削減でき、経理では空いた時間を使い、他の総務業務に時間を割くことができるようになりました。また、紙でのやり取りがなくなったことでペーパーレス化を実現することができました。印刷は「紙」「インク」「ファイリング」等普段意識することが少ないものの意外と経費と手間がかかってしまいがちですが、これがカットできたことで経費削減にもつながっています。

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経費申請から精算までをワークフローで効率化

交通費精算以外に楽になった業務はありましたか。

まず、出張申請から精算までを効率化することができました。申請から精算をワークフローで完了できるようになったことで、申請の手間を削減するのはもちろん、内容の精査も簡単になりました。出張時には経費精算に合わせて報告書をシステム上でやり取りすることで、ペーパーレス化にもつながりました。
また、システム上で個人ごとの費用の集計、精算、ファイリング業務も簡単にできるようになり、システムを使う前後で比較すると業務効率化につながったと感じています。

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ポイントは自社運用に合わせたカスタマイズ性

システム導入時に懸念していたポイントはありましたか。

当連合会では一般的な企業での運用とは異なる点も多く、複数の雇用形態があるため、自社にあったカスタマイズができるのかどうかが懸念となっていました。また、今までの紙での運用と大きくフローを変えずに運用をするためには、現在利用している会計システム等の他システムとの連携が行えることが重要でした。
今回導入した「楽楽精算」ではこれらの懸念がおおむね払拭でき、今までExcelで行っていた仕様に合わせて細かく画面のカスタマイズすることができました。Excelや紙での運用をしていた時に比べると、見た目はそのままに効率化されて、理想に近くなったように思います。

運用に向けて、設定や研修で困ったことはありましたか。

複数の雇用形態がありシステムへのマスタ登録が複雑になってしまったため、かなり不安でした。導入検討中に、営業担当の方に運用方法について相談すると、その時点で当連合会の経理体制を理解した運用を提案していただきました。そのため、それに沿って設定を開始することができました。設定する際にもサポートの方が細かい操作の仕方まで丁寧に教えてくださり、スムーズに設定することができました。導入後にも実際に使用したことで変更したい点がいくつか出てきたのですが、担当の方が画面を見ながら直接教えてくださったので感謝しています。
申請者への利用方法の研修は雇用形態ごとに少人数で行い、それが功を奏したのか、稼働後に混乱することはなく、スムーズに運用を始められました。
システム導入によって、社内全体の「働き改革」に貢献でき、トータルで考えると生産性の向上と経費削減も実現できました。今後もより効率化につながるよう活用幅を増やしていきたいと思います。