経費精算システム「楽楽精算」でできることは?機能や評判を紹介!

「経費精算に課題を感じているが、具体的な対処方法は分からない…」
「経費精算システムの存在は知っているが、何ができるのか分からない」

このような漠然とした課題感を抱えている経理担当者の方もいらっしゃるでしょう。この記事では、経費精算システムの概要を、導入社数No.1※である株式会社ラクスの「楽楽精算」を例に取り、経費精算システムの主な機能やできること、経費精算システムの導入によって経理業務がどれだけ効率化できるかについて解説します。

※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

経費精算システム「楽楽精算」とは

楽楽精算」はいわゆる「経費精算システム」の1つです。経費精算システムとは、経理担当者などのバックオフィス担当者の業務を削減することを目的としたシステムで、システム上で交通費申請や経費申請、またその承認が行えるため、申請業務の時間削減や承認の手間を削減することに寄与します。

楽楽精算」は経費精算システムのなかでも、国内導入社数は7000社を超えており、国内No.1を誇っているシステムです。

クラウド型のサービスで導入が容易

楽楽精算」の特徴のひとつとして、「クラウド型のサービス」だということが挙げられます。クラウドというと難しく感じるかもしれませんが、会社側で特別にシステムを社内のパソコンにインストールしたりする必要はなく、楽楽精算のWebページにログインするだけで、「楽楽精算」を利用できます。

データは楽楽精算のサーバーに保存されるため、「会社の特定のパソコンからしか使用できない」ということもなく、出張先でスマートフォンから経費を承認してもらったり、直帰している途中に申請してもらうことも可能になっています。

また、クラウドという単語を聞くと「セキュリティは大丈夫なの?」という不安をお持ちの方もいらっしゃると思います。実際には、楽楽精算は国内屈指のデーターセンターにサーバーに設置され、また社内のIPアドレスからのみアクセスできるようにすることもできるため、安心して利用することが可能です。

このようにクラウド型のサービスはいつでもどこでも利用が可能で、また導入の際に新しく何かをインストールしたりする必要もない、非常に便利な新時代のシステムです。

提供会社は株式会社ラクス

楽楽精算」の運営元は株式会社ラクスです。

2000年に創業されたITサービスを提供する会社の中ではかなり歴史が深い会社で、2015年には東証マザーズに上場しており、また2021年には東証一部へと市場変更を果たしています。

また、クラウド型のサービスではありますが、セキュリティ関連の対策もしっかりとしており、実際に顧客情報の管理を徹底している保険会社や公的機関での利用実績も豊富です。

>>経費精算を楽にしたい!そんなあなたに、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

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「楽楽精算」の主な機能とできること

それでは、「楽楽精算」の主な機能とその機能によって、どのように業務が効率化できるのかについて解説します。「楽楽精算」の主な機能はこれらです。

  • 交通費精算
  • 経費精算
  • 自動仕訳と会計ソフトへの連携
  • 電子帳簿保存法に対応

これら以外にも「楽楽精算」には多様な機能がありますので、詳細は以下のページをご参照ください。

>>経費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

交通費精算

交通費精算は申請者、承認者にとっても非常に大変な作業のひとつです。特に、営業さんが多い会社の経理担当者の方の中には、毎月末が憂鬱という人も多いのではないでしょうか。

そのような交通費精算をとても楽にできるのが、「楽楽精算」です。「どのルートでどこへ行ったのか」「その経路は最安値なのか」「定期券の料金は差し引かれているのか」などのチェック項目も多く、とても手間がかかります。

楽楽精算には、「交通系ICカード取り込み」機能があり、交通系ICカードをリーダーにピッとかざすだけで、利用した経路と運賃をシステムに読み込み、申請データとしてそのまま使用することができます。

そして、その区間が最短ルートなのか、最安値ルートなのかがアイコンで表示されるため、チェックする際に、いちいち自分で区間を調べる必要はありません。

また、定期区間についても予め設定しておけば自動的に区間の料金を控除してくれるため、承認者の承認の時間をぐっと削減することが可能です。

先述したようにクラウド型のサービスなので、今まで会社で時間をとって作業していた交通費の承認を、会社に戻る電車の中やタクシーの中のスキマ時間で申請、承認することが可能になっています。またICカードを使っていない場合も、システムに乗換案内が搭載されているためシステム上で調べた経路や運賃をそのまま申請データとして使用することができます。さらに、その区間が最短ルートなのか、最安値ルートなのかがアイコンで表示されるため、チェックする際に、いちいち自分で区間を調べる必要はありません。

定期区間についても予め設定しておけば自動的に区間の運賃を控除してくれるため、承認者のチェックの時間をぐっと削減することが可能です。

もちろん先述したようにクラウド型のサービスなので、今まで会社で時間をとって作業していた交通費の申請・承認を、移動中の電車やタクシーの中のスキマ時間で作業することが可能になります。

経費精算

「うちは交通費精算よりも、経費精算が多くて大変」という経理担当者さんもいらっしゃるでしょう。「楽楽精算」では、交通費精算だけでなく、様々な経費の事前申請から承認までを行うことが可能です。取引先との飲食費、交際費をはじめとし、社内の事務用品などの精算まで行うことができます。

また、「領収書読み取り機能」を搭載しており、領収書をスマートフォンなどのカメラで撮影するだけで、画像データの保存や、内訳などをAIが自動的に入力してくれます。手作業で内訳や数字を打ち込んだり、紙に書いたりする必要はありません。

自動仕訳と会計ソフトへの連携

経費精算システムを使えば、申請・承認業務が楽になるだけではなく、その後の会計処理も合わせて簡単にすることができるようになります。具体的には「楽楽精算」を使って生成したデータを、そのまま会計ソフトに入力することが可能になります。

実は、「楽楽精算」の機能のなかで、こちらの自動仕訳と会計ソフトへの連携機能の経理担当者の方の業務量を削減する割合は大きいです。

先ほどの経費申請において、経費申請者が項目を選んで申請をあげると、「予め設定していた勘定項目に自動的に紐付け」をしてくれます。

例えば、「社内備品」という項目を申請者が選ぶと、自動的に「楽楽精算」が「事務用品費」に仕訳をしてくれます。この項目は、会社ごとによって自由に設定することができるため、「うちではこれは消耗品費にしている」というものがあれば、それぞれ該当する項目と勘定科目を選んでおけば、「楽楽精算」がそのルールに沿って振り分けをしてくれます。

これらのデータは全て貸方・借方を紙で出力や画面上で確認できるので、全てを経理側で振り分ける必要がなく、間違っていないかのチェックをするだけで大丈夫です。

さらに、これらのデータを会社で使用している会計ソフトと連携できる形にすることも可能です。国内の主要な会計ソフトには基本的に対応しており、それに沿った形でデータを出力することで、会計ソフトに手で入力する手間などを削減することができます。

電子帳簿保存法に対応

「電子帳簿保存法というワードは知っているけど、具体的にどういうものかは分かっていない」そのような方もいらっしゃるでしょう。

直近バックオフィス業務のIT化に向けて、政府がこの電子帳簿保存法を改正し、いくつかの条件を満たすことで、領収書の原本の保存の必要がなくなる場合があるなど、ペーパーレス化に向けた改正が行われています。

楽楽精算」では、この電子帳簿保存法の改正に対応しており、例えばスキャナで原本を読み込んで、電子データとして保存すればよくなることがあるなど、非常に申請の時間や実際に保管する手間を削減できる可能性があります。

電子帳簿保存法の改正について詳しくは以下の記事をご覧ください。

経理プラス:【2020年度税制改正】電子帳簿保存法の見直し 進むペーパーレス化

また、電子帳簿保存法への詳細な対応内容については楽楽精算の以下ページを参照してください。

電子帳簿保存法の導入メリットやスキャナ保存の対応機能を紹介|「楽楽精算」

「楽楽精算」による業務効率化の例

経費精算システム「楽楽精算」を利用することで、実際に業務の効率化につながった会社の声をご紹介いたします。会社の悩みによってどのような効率化ができるのかということの参考にしてください。

株式会社クラシオホールディングス

株式会社クラシオホールディングスは、従業員数80名(2021年1月1日現在)のLIXIL販売店であるグループ会社の管理、太陽光発電事業、不動産事業、M&A事業などを幅広く展開している会社です。

もともとExcelに入力し、紙で印刷してから承認フローを回していたところ、役員の不在などで承認までに非常に長い時間がかかってしまっていたことから、「楽楽精算」の導入を検討したようです。

数ある経費精算システムの中から「楽楽精算」を選んだ決め手としては、「ワークフロー機能の自由度の高さ」だったとのことです。「楽楽精算」では会社の承認フローにあわせてワークフローを構築できるため、既存のワークフローを変更することなく導入が可能です。

クラシオホールディングスでは「楽楽精算」の導入によって、次決算の確定の作業に10日間かかっていたところを、導入後は半分の5日間で確定できるようになったようです。

元ページ:月次決算確定の稼働日数を10日から5日に短縮!ワークフロー機能でペーパーレス化も実現!|「楽楽精算」

株式会社リンネット

株式会社リンネットは従業員数が約70名(2017年4月現在)の会社です。システム開発からクラウド事業、アウトソーシング事業まで幅広く、近年はAI事業、RPA事業など新たな事業にも積極的にチャレンジしています。

もともと別システムを使用していたリンネットですが、承認後の会計システムへの登録は経理が手入力で対応する必要があるなど、入力の工数がかかっていました。そのためシステムの変更を検討し、「楽楽精算」はコストが安価で機能が充実していたため、同じく導入を決めたということです。

楽楽精算」の導入によって、会計システムに自動連携できるようになったほか、クレジットカードの利用明細を取り込む機能を利用することによって、小口現金のやりとりを切手などの少額利用に限ることができました。

元ページ:カード連携で経費精算を効率化、月次決算の早期化に成功した事例|「楽楽精算」

「楽楽精算」の導入費用

楽楽精算」の導入費用、維持費用について解説します。「楽楽精算」は導入費用+月額費用という料金体系になっており、従業員人数にもよりますが、初期費用10万円+月額費用3万円から利用が可能です。

こちらは従業員の人数によって異なり、いわゆる「買い切り」のサービスとは違い、一度に高額な導入費用がかかることがないため、小規模の会社でも利用しやすくなっています。

楽楽精算」には様々なオプションがあるため、自分の会社にあった料金体系と機能で利用することが出来ることも、利用しやすいポイントの1つだと言えるでしょう。

以下のページから簡単に従業員規模によるお見積り(シミュレーション)ができるため、まずはどれくらいの費用で導入できそうかをご確認いただくと良いでしょう。

料金体系|「楽楽精算」

「楽楽精算」に関するよくある質問

楽楽精算」に関するよくある質問をまとめました。より詳しくは参考ページのURLを記載しているため、そちらをご確認するようにしてください。

他社との違いを教えて下さい

楽楽精算」は、導入社数日本国内1位※の経費精算システムです。

※ ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

クラウド型のサービスのため、多くの会社から頂いたFBなどをもとに常にサービスの改善をはかっており、常にアップデートをし続けることが特徴の1つです。

また、「楽楽精算」の強みとして、非常に高い柔軟性、カスタマイズ性があります。それまでの企業の承認フローやバックオフィス業務のやり方に合わせるかたちでカスタマイズが可能なので、導入の際の手間などが少なくすみます。

これら以外にも強みがありますので、詳しくは以下のページをご覧ください。

よくあるご質問|「楽楽精算」

具体的な運用イメージを教えて下さい

楽楽精算」では、Webによるオンラインデモを実施しています。実際にパソコンを用いて、導入した際の申請方法から承認のフローの流れ、またその際に出てきた疑問点などもその場で解決することが可能になっています。

経理担当者だけでなく、申請者や承認者の方も合わせて複数人での参加が可能となっておりますので、以下のページを参考にしてください。

オンラインデモ|楽楽精算

サポート内容を教えて下さい

楽楽精算」では、企業ごとに専任のサポート担当がつきます。電話とメールでいつでもサポートが受けられるため、導入初期の疑問点などをすぐに解決することが可能です。

また、オンラインマニュアルなども充実しているため、企業によってはマニュアルだけで全てが解決したという例もあります。

まとめ

この記事では経費精算システムでできることを簡単に紹介してきました。今回例としてあげた「楽楽精算」をはじめとして、クラウド型の経費精算システムでは、各社に合わせた運用を行える機能が多く存在するので、それぞれの会社特有の悩みを解決してくれる助けになるでしょう。

楽楽精算」では簡単なオンラインデモや、各種資料を請求することも可能です。現状に少しでも不便だと感じていることがある、長年抱えている業務課題がある、システム導入に興味があるという方はまずは一度ご相談してみてはいかがでしょうか。

>>経費精算のペーパーレス化、電子帳簿保存法対応を検討しているなら、国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」

※ITR「ITR Market View:予算・経費・就業管理市場2020」SaaS型経費精算市場:累計導入社数ランキング(初期出荷から2019年12月末までの累計導入社数)

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経費精算システム「楽楽精算」

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