【インタビュー】DX推進&テレワーク導入に成功!NOCアウトソーシング&コンサルティングが進める業務効率化成功事例とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第47弾はNOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社様です。今回は、社内のDX推進を担う、業務コンサルティング部の西原 様へお話をお伺いすることができました。

NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社とは

総合的なビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)事業者としてバックオフィスサービス(経理、人事・給与、総務、その他事務)、ITサービス、企業内シェアードサービス、事務局運営代行サービス、人材サービスなどの幅広い業務のアウトソーシングサービスを手掛けている会社です。

コロナ禍において働き方改革への取り組みが進む中、事業を支える間接業務の効率化、生産性の向上が急務となり、コア事業の強化、新たな事業への進出などこれまで以上に戦略的な経営が求められている幅広い業界業種の会社へ、アウトソーシングサービスを提供されています。

社内でバラバラの申請方法

経理のDX推進をするうえで一番問題となっていたことを教えてください。

部署間でシステムの統一ができていなかったことです。経費精算の申請方法についても部署ごとに独自のルール・申請方法があり、お互いにツールを紹介しあうこともなかったため、経理担当者はそれぞれの申請方法に対応しなければいけませんでした。交通費の申請方法1つを取り上げても、エクセル入力した交通費データを紙で印刷し経理部へ提出している部署から、経費申請用のツールを利用して申請をあげている部署もありました。出張精算・経費精算についてもまた別のツールを利用していたりと、経理部の負担は膨大でした。そのため、今回私たちが進めていたDX・テレワーク推進の一環として、経費精算を全て1つのシステムに統合、ルールの整理を行うこととなりました

社内ルールの統一で経理の負担が大幅に削減

社内ルールを整理したことで、経理部の負担は減りましたか。

大幅に短縮することができました。以前は、社員の経費申請の締め日が統一されておらず、都度の対応が必要でした。また経理部から社員への支払日も、2営業日までなら15日支払い、それ以降なら25日支払いというように、1ヵ月に2度の支払日を設けていましたが、ルールの統一とともに、月に1度の締め日を明確化することができました。そのため経理担当者は、申請方法も時期も統一され、支払い対応も減った分、工数を大幅に削減することができました。

お金の流れを全て統一、会計システムとの連携でミスも削減

経理担当者にとってシステムを統一したことによるメリットはありましたか。

会計システムとの連携ができたことで、ミスも無くすことができました。以前の紙ベースだったときは会計ソフトの情報を紙で出力し、照合するなどの手間がかかっていました。今は、システム上でまとめて処理ができるようになったため、転記の際のミスを減らし、照合の手間も減らせています。弊社で使っていたPCA会計という会計ソフトが今回導入した経費精算システム「楽楽精算」と非常に相性が良かったので、スムーズに連携の移行ができました。
また、経費申請と経費精算、交通費精算など経費に関する対応が全て同一システムで管理できるようになったため、管理も簡単になりました。

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クライアント先へ常駐する社員のプロジェクト管理が簡単に

会社全体にとってもシステム化の利点はありましたか。

プロジェクトごとの費用が管理しやすくなりました。原価と販管費などシステム入力時に細かく分けて入力するフローが作れたことで、部署ごとの費用が簡単に分かるようになりました。また、弊社はBPO事業を主にしておりますので、クライアント先に常駐する社員も多く、その社員もコードごとに紐づけられているため、便利に感じています。部署ごとのみではなく、経理部でも財務分析に活用しており、業務負担軽減以外にもシステム統一による利点を実感しています。

DX推進にあたり、3つのシステムを変更

社内のDX推進にあたり、他にも変更・導入したシステムはありましたか。

請求書管理と取引先管理についてです。テレワークの導入に取り組んでいたこともあり、メールで請求書を送信できるようにしました。また、取引先管理についても、今まではアナログな手入力のファイルしかなく、全社に浸透できていなかったため、こちらもシステムを導入しました。社員にとっては経費精算システムと合わせて3つのシステムを同時に変更したため、はじめは大変だったかと思いますが、慣れてしまえば以前よりもずっと便利になりました。こういったシステムは導入後も長期スパンで少しずつカスタマイズが必要かと思いますので、自分たちで簡単に調整できるシステムを選んでおいて正解でした。

その他に社内体制の変更はありましたか。

一番大きな変更は、今まで社内の出張手続きをしてくれていた部署が廃止となったことです。インハウスの旅行代理店に出張の日数を伝えてチケットやホテルの手配をしてくれる部署があったのですが、これがなくなることによって自身で手配しなければいけなくなりました。そのため、簡単に経費申請ができるシステムを導入しておいたことはここでも役に立ったと言えます。

システムのポイントは、申請者が使いやすいこと

システムの変更にあたり一番意識していたことがあれば教えてください。

申請者である社員が使いやすいことです。レイアウトが見やすく、入力が簡単にできること、無駄な作業が少なくなることが一番でした。弊社の場合、社外に出ている社員も多いため、交通費申請においても定期区間の除外が自動ででき、乗換案内とも連携しているなど、使い勝手が良さはもちろん、毎月の申請にかかる時間も削減できました。当初、紙の申請に慣れていた社員の中には、フローが変わることに抵抗があったり、承認フローをシステム化することで、逆に時間がかかると考えていた社員もいました。しかし実際に運用をはじめてみると、システム化により申請フローもスムーズになり、手間も減っているため、未承認の申請が溜まることもなく、当初の心配を払拭することができました。経理部の効率化はもちろんですが、社員全員の手間も削減することができ、今回のシステム導入は非常に効果があったと考えています。

まとめ

経費精算のルールとシステムを統一することで、経理部の負担を大幅に減らすことができたNOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社様のお話しをお伺いできました。テレワーク導入が急がれる中、企業のDX推進はますます急務となっていきます。企業全体の最適化のためにも、バックオフィスの効率化が重要だということが分かりました。
貴重なお話をありがとうございました!

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