【インタビュー】経理責任者の改革で残業時間が1/3に！2020年改正の電子帳簿保存法改正の波に乗れた株式会社クルーバーの施策とは

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第44弾は株式会社クルーバー様です。今回はグループの財務管理とFC管理を担う、経理財務部　部長の廣政様にお話をお伺いすることができました。

株式会社クルーバーとは

自動車・バイクを中心に、「世の中に新しさと楽しさを創り出すこと」を理念に掲げ、アップガレージ事業とIT×車流通卸売を実現したネクサスジャパン事業を抱える会社です。

単なる「移動手段」ではなく、時代がどれだけ自動運転に舵を切ろうとも、変わることのない「自ら操り楽しもうとする」人々へ、既成概念にとらわれない新しさや楽しさを提供し続けておられます。

経理責任者就任時のミッションは業務の効率化

経理業務のネックは「紙」運用

経理責任者に着任されて、一番初めに取り組もうと思われたことは何でしたか。

「紙」の削減です。もともと経理業務の効率化をミッションとして着任をしたのですが、まず経費精算が全て紙運用で行われていることに驚きました。もちろん他にも業務効率化にあたり必要なことは多くありましたが、できることからはじめようと思い、かつ効果の大きい「紙」運用の改革からとりかかることにしました。着任以前は、申請者それぞれが紙で経費精算をしており、それぞれが独自のフォーマットで運用していました。経費の支払い方法についても、現金支払いか振込対応なのか、各々の申請用紙に丸をつける欄を設ける形で運用しており、振り分けだけでも時間がかかってしまっていました。

フォーマット統一と会計システム連携でミスも大幅削減

経費精算のシステム化による一番の効果は何でしたか。

ミスと確認作業を削減できたことです。経費精算をシステム化することで経費精算の方法を統一することができました。それぞれの独自フォーマットを確認する手間も減り、検索も簡単にできるようになったため、経費精算の確認作業が大幅に削減できました。
また、会計ソフトとの連携ができるようになったことで、伝票から仕訳データ・振込データを手打ち作業で入力する作業がなくなり、ミスも削減することができるようになりました。支払いにもシステム上で対応できるようになったため、常に100万円以上用意していた小口現金の取り扱いもなくすことができました。

電子帳簿保存法対応で残業が1/3に、テレワークにも対応

システム化に続き、電子帳簿保存法にも対応されたそうですが、効率化は進みましたか。

はい、より進めることができました。領収書の管理負担が減ったのはもちろん、データのチェックや検索の手間も削減できるようになり、残業時間が今までの1/3になりました。また、これにより経理のテレワーク導入も進めることができ、現在では出社が週に1～2回まで減らせています。申請者の対応はもちろんですが、経理担当者も支払い直前まで家でデータを作成できており、滞りなく業務を進められています。
今回利用している「楽楽精算」は基本マニュアルが用意されており、それを社内向けに改定し、申請者に必要な部分のみ動画マニュアルも作成したのですが、私1人でも1週間程度で作成することができました。思ったより申請者からの質問もなく、設定から導入まで1週間以内に完了しました。弊社の社員はもともと経費が発生次第すぐに精算申請をしている人が多かったのですが、「楽楽精算」はスマホから申請もできるため、領収書を受け取って規定期間中にアップロードすれば電子帳簿保存法に対応できるためみんな徹底してルールを守るようになり、経理部としても助かっています。

2020年の法改正でスムーズに導入可能に、2021年改正にも注目

電子帳簿保存法の導入きっかけがあれば教えてください。

2020年10月の税制改正です。電子帳簿保存法の要件を満たすかどうかの確認が大変で進められていなかったのですが、法改正により要件が緩和され、スムーズに導入できるようになりました。ルールさえ策定してしまえば、申請の書類もすぐに作ることができました。2021年にはさらにこのルール策定・申請回りも緩和されるとのことですので、これから導入を始める人はさらに楽になると思います。

経理プラス：【令和3年度税制改正/後編】電子帳簿保存法に関わる税制改正ポイント

旅費精算対応業務が3分の１へ

経費精算の中でも経理の負担を大きく減らすことができた業務があれば教えてください。

毎週の旅費精算対応です。すべてシステム化したことで確認業務や個別対応が格段に減り、経理は振り込みに毎週3日かけていた稼働を1日のみにすることができました。また、フォーマットが決まっているため、新入社員に精算ルールを教えることも簡単になりました。

次の改革は請求管理とコーポレートカード連携

現在経理部で進めている業務効率化施策があれば教えてください。

経費精算周りではコーポレートカードの連携を進めています。現在カード会社の設定待ちの段階まで進んでおり、これが進めばより精算が簡単になると思います
現在すでに出張やオンラインで購入する備品・業務に使用するツールの支払いにはコーポレートカードを導入しているため、連携することで申請漏れを防ぐだけでなく、経費申請の手間も削減できると思います。今後はオンラインでの支払いも増えてくると考えられるので早急に進めていきます。
もう一つは、請求書の管理です。現在バックオフィスのデータベースとして「楽楽販売」の導入を進めており、請求書払いの支払い申請・稟議も全てこちらで一元管理をする予定です。売り上げの請求書も合わせて管理できるようになるため、さらに業務効率化はもちろんですが、過去データも確認がしやすくなり、正確性も高くなると見込んでいます。

経理が目指すべきは効率化と正確さ

経理担当者の方へメッセージがあればお願いします。

これからの経理が目指すべきは「効率化と正確性」の両方を担保していくことだと考えています。今回経費精算業務を「楽楽精算」でシステム化するだけでも、以前は月次決算の報告まで３週間近くかかってしまっていた作業が、今では６日で報告できるようになりました。その結果、経費に関する数値提出や、その他経理業務に割く時間を増やせたことはもちろん、２年半前にはやっていなかった財務分析をできるようになりました。
経理の業務は経営にも大きな影響を与えることがあり、私たちが扱う数字は常に正確であることが求められます。この数字を早く提示し、さらに財務管理・提案に注力できるようになることが重要だと思います。

まとめ

残業を削減するだけではなく、財務分析に取り組むことができるようになった、株式会社クルーバー様のお話しをお伺いできました。今後も社会情勢が変わっていく中で、経理に求められる役割はさらに高度になっていくことが予想されます。企業が成長していくためにも経理の改革が重要だということが分かりました。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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