経理の請求業務を効率化する方法は？販売管理システムの導入でもっと便利に

最近のテレワークの普及に伴い、請求業務の在宅化・効率化のためにクラウド型の請求書発行システムを導入したり、導入を検討している企業が増えています。請求書発行システムの導入には業務効率化やコスト削減などのメリットがありますが、請求書発行システムの導入を、さらに効率的なものにする方法があることをご存知でしょうか。

この記事では、請求書発行システムを使いこなすために解決すべき課題や、販売管理システムと併せて導入することで得られる導入効果をご紹介します。

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請求業務を効率化するには請求データの作成と請求書発行の2つの業務の効率化が必要

請求業務は大きく分けて「請求データの作成業務」と「請求書の発行業務」があります。前者はExcel等で顧客の請求データを取りまとめる業務、後者は作成したデータを元に請求書を印刷し郵送する業務です。後者の請求書の発行業務については冒頭で述べた請求書発行システムを導入することで以下の点で業務を効率化することができます。

販売管理システムやExcelで作成した請求データを取り込んで、簡単に請求書を発行できる
WEB上で請求書の発行から公開までを行えるため、封入や郵送作業・コストを削減できる
請求書を公開したタイミングで相手に届けることができ、受取側の利便性も向上する
請求書発行業務をWEB上で行えるため、経理のテレワーク化が進む

上記から、請求書発行システムを導入することで、業務効率化やコスト削減、テレワーク化につながります。

請求書発行システムを用いた業務効率化について詳しく知りたい方はこちらをご参照ください。
経理プラス：請求担当者必見！請求書電子化の7つのメリット

請求書発行システムをさらに便利に使うために

先述の通り請求書発行システムを活用することで様々なメリットを享受できますが、請求に関わる業務のすべてを効率化できるわけではありません。

上述した通り、請求に関わる業務は、請求書の発行・送付だけではなく、その前段階である「請求データの作成業務」から始まります。請求書発行システムを導入したことで請求書の発行・送付業務が格段にラクになった場合でも、請求データの作成業務は、効率化できる余地があるかもしれません。
実際に請求書発行システムを導入したり検討中の方でも、以下のようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

請求金額は手計算していて面倒・計算ミスが発生
請求書の送付メールの作成や請求書の封入作業に時間がかかる
請求データはExcelで作成しているので、転記が多くて大変

このようなお悩みは、請求書発行システムだけでなく、販売管理システムをセットで導入することで、解決できます。

請求書発行システム×販売管理システム　セット導入の事例

ここでは、請求書発行システムと販売管理システムをセットで導入することで請求業務がラクになった、という事例をご紹介します。最後に経理プラスを運営する株式会社ラクスの事例もご紹介しますので、ぜひご覧ください。

「請求書管理の業務時間・コストを大幅に削減」

請求書管理の業務時間・コストを大幅に削減した事例です。請求書作成～承認～その後の管理までの業務フローをシステム上で管理することができるようになり、今まで563.5時間かかっていた作業時間を月271.9時間も削減できました。請求書控えを部門や取引先ごとにファイリングして保管する手間もなくなり、時間外作業や締め日間際の負担が大幅に削減できています。また、併せて請求書発行システムを導入することで、それまでは郵送で対応していた請求書の送付業務もシステム上で完結されるので、郵送費等のコストも月約70万円ほど削減できました。
株式会社クレディセゾン様　の事例を見る

「全国350店舗のオーナー様への毎月の収支報告が、格段にラクに」

販売管理システムと請求書発行システムを連携したことで請求書の発行を効率化した事例です。販売管理システムで、コインランドリーやトランクルーム店舗のオーナー様の契約情報を管理し、請求書発行システムでそれぞれのオーナー様へ収支の報告を毎月PDFで送るという運用をしています。今までメールに添付して1通1通送信していましたが、販売管理システムと請求書発行システムを連携したことで、収支報告が効率化されました。
株式会社センカク様　の事例を見る

「転記作業がなくなり、受注処理にかかる時間を1/3に削減」

最後に、転記作業を効率化した事例です。販売管理システムの画面上で数クリックするだけで請求書発行システムに請求データが連携できるため、締め処理の後の請求書発行作業までラクになりました。また、顧客に対し契約に関する連絡をする際、販売管理システムに登録されている顧客情報や契約情報がメールの本文に差し込まれて送信されるため、これまで行っていたメーラーを立ち上げてメールアドレスや金額を転記する…という作業がなくなり、受注処理にかかる時間が1/3まで削減できました。
株式会社ラクス　の事例を見る

セット導入するならオススメは「楽楽販売」×「楽楽明細」

販売管理システムと請求書発行システムをセットで導入し、請求業務を効率化できる事例をご紹介しました。では、販売管理システムと請求書発行システムは、どれを使うと良いのでしょうか？
オススメは、「楽楽販売」と「楽楽明細」です。ここでは、それぞれのシステムをご紹介します。

クラウド型販売管理システム「楽楽販売」

「楽楽販売」は、請求情報や支払情報のデータを、お客様の業務フローに合わせて管理できるサービスです。請求金額計算などのルーチンワークを自動化することができ、帳票作成に必要なデータ作成の負担を削減することができます。

特に、請求データがExcel管理の場合には有効なサービスです。「楽楽販売」の画面上から数クリックするだけで、簡単に請求データを「楽楽明細」に連携できるため、今まで販売管理システムやExcelで管理していた請求データを手作業で加工して請求書発行システムへ連携していた時に比べて、スムーズに連携ができ、業務効率化につながります。

電子請求書発行システム「楽楽明細」

「楽楽明細」は、請求書や納品書など顧客に提出している帳票の元になるデータを取り込むことで、発送作業を自動で行うサービスです。販売管理システムやExcelで管理している請求・支払データを「楽楽明細」に連携することで、帳票類の作成や郵送の事務負担を減らすことが可能です。

「楽楽明細」と「楽楽販売」をセットで導入することで、請求書の発行・送付業務に加えて、請求金額の確定・請求データの作成作業がラクになります。請求書発行システムだけでは効率化できなかった部分を、販売管理システムで補い、請求業務をラクにしましょう！