支払業務の流れとは？支払管理の対応方法とリスクを紹介！

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

企業が実際に顧客に販売する商品を製作するためには、原材料、部品などの仕入を行う必要があります。ここで必ず行うのが、支払業務です。支払業務は、企業としての信用にも関わるため確実性と効率性が求められます。今回は支払業務の流れや問題点、そして効率化の方法をご紹介します。

支払業務の４つの段階

一般的に、企業間取引においては、商品などが納品されたあとに請求を受けて支払を行います。ここでは、支払業務の4つの段階と、各段階のポイントをご紹介します。

1.請求書の確認と支払予定表の作成

支払の1つ目の段階は、請求書の確認です。仕入先の企業によって、支払のタイミングは異なる可能性があります。よくあるタイミングは、取引の都度支払を行う方法と、締日を定めて一定期間の取引分を支払う方法です。請求書に金額や明細の他に支払方法や期限などが記載されているケースが多いため、支払依頼の申請内容と請求書の内容を慎重に照らしあわせ、支払予定表を作成します。
支払予定表を作成しておくことで、請求書の情報や契約内容などから、支払日はいつになるのかを、複数の取引先があってもすぐに確認できるようになります。

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2.振込

支払の2つ目の段階は、振込作業です。今まで多くの企業では銀行で振込処理を行っていましたが、近年では取引銀行と提携して自動振込やオンライン操作で取引を行うケースが増えてきています。
振込作業において、支払日が異なる取引が多くある場合、ミスが起こりやすく、業務効率化の面においても大きな課題となっています。振込作業の際にミスやトラブル、業務停滞につながらないよう、前段階の支払予定表をしっかり作成しておくことをおすすめします。

経理プラス：支払予定表のテンプレート

3.取引の記帳

支払の3つ目の段階は、取引の記帳です。支払業務は、振込を行って終了ではありません。振込作業後は出金日、仕入先、支払方法、支払金額などを出金伝票へ記帳する必要があります。その他にも、管理に必要な伝票番号や取引先番号などを記載するケースもあります。

経理プラス：出金伝票のテンプレート

4.消込

最後の段階は、消込作業です。消込とは、過去に行った取引と支払による出金が一致していることを確認する作業を指します。取引の支払漏れを回避するために、未払いの買掛残高を支払のたびに減らしていきます。
財務状況を適切に管理し、買掛残高をリアルタイムで把握することは非常に重要です。そのため支払を行ったらすぐに消込作業を行い、データ上に反映させなければいけません。

支払業務に潜むリスク

支払業務が適切に管理されていない場合、次の4つのリスクが発生する可能性があります。支払を適切に管理し、リスクをしっかりと回避しましょう。

1.取引先との信頼関係を損なう

支払管理が滞ることで、取引先との信頼関係を大きく損なってしまいます。取引先との関係は「納品期日までに商品を納品し、支払期日までにその対価を支払う」ことで成り立っているため、この前提が崩れてしまうと信頼関係を維持することができません。信頼関係の回復が難しいと判断されれば、取引が縮小したり停止に追い込まれたりする可能性もあります。

2.キャッシュフローが滞る

支払管理が疎かになることで、キャッシュフローが滞ることがあります。
会社経営にかかる多くのコストを管理するためには、設備投資や維持、人件費の支払など「自社がどのような項目にお金を使っているのか」「将来的にどのような場面でコストがかかりそうか」を把握しておかなければいけません。自社の支払管理が疎かになると十分な予算の確保が難しくなり、キャッシュフローが滞って経営が不安定になるリスクがあるといえます。

3.支払漏れが発生する

支払管理が正確になされていないと、支払漏れが発生する可能性が高くなります。
支払漏れによって取引先に支払期日までの入金ができないと、企業の信頼が低下する原因になります。また、クレームが入るなど、対応にもより時間がかかります。

4.取引の妥当性を提示できなくなる

支払管理を適切に行うことは、取引の妥当性を提示できる状態を整えることにもつながります。過去の支払状況を把握していれば、仕入価格などに基づいて新規取引の価格交渉を行うことができます。しかし過去にいくらで仕入れていたのかを記録していなければ、取引先から提示された価格が妥当かどうか判断できなくなります。そのため、不当に高額な仕入価格を受け入れてしまったり、不正な取引を見逃してしまう可能性があります。

アナログな支払業務で発生する問題

企業活動を行ううえで支払業務は欠かせませんが、支払業務には発生しうる問題がいくつかあります。ここではアナログな支払業務で発生しやすい問題を5つご紹介します。実際にこのような問題が発生しないよう、対策をとるようにしましょう。

1.期限内に経理に処理申請が届かない

支払業務の申請について、取引先から請求書が届いたあと、実際に支払処理を行う経理に伝達するまでに時間がかかってしまうことがあります。よくある事象としては、担当者や責任者など複数人の回覧・押印を紙で行うことで、経理に申請する前に期日が過ぎてしまうというものです。そうすると、経理に書類が届いた際には、支払期日に間に合わないといった問題につながりかねません。組織によっては請求書を経理にあげるまでに複数の担当者や責任者の承認が必要なケースもあり、より時間がかかってしまう原因となります。

2.リアルタイムでのデータの管理が難しい

取引状況や支払を行うたびに情報は変化し続けます。しかし、この管理が紙で行われていた場合、リアルタイムでのデータ反映が行えず、結果として適切な支払処理を行えなくなる場合があります。特に、データ更新の入力を手作業で行っている場合、ヒューマンエラーが起こる可能性が高くなります。

3.支払業務が属人化しやすい

支払に関する業務をすべて経理担当者のみで行っている場合、属人化しやすいという点も問題のひとつです。担当者が変更になった場合、業務の引き継ぎなどに業務時間をとられたり十分に伝達ができなかったりなどのリスクも考えられます。
担当者の不在時に支払業務が行えないとなれば、支払の遅延などのトラブルの原因となります。

4.銀行での手続きに時間や手間がかかる

請求情報をしっかりまとめてから支払業務を行っていても、振込のたびに銀行に足を運んでいると、振込作業にかかる時間や手間自体が増えてしまいます。オンラインで行う場合でも入力作業や確認を手作業で行っていた場合、同じ作業を繰り返す手間が生じます。

5.支払処理情報の管理が難しい

税務上、支払処理が完了しても7年間は請求書を保管する必要があります。請求情報は取引の内容を示すデータでもありますので、単に保管するのみでなく必要に応じて取り出せるように管理することも大切です。しかし取引のたびに発生する支払処理情報は膨大な量になるため、適切な管理は難しく、さらに紙での保管は保管場所に困るケースも発生しています。そのため、近年では電子帳簿保存法に基づく、電子保存を始める企業が急増しています。

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システムの導入でできるようになること

支払管理業務は、Excelや手書きといったアナログな方法でも行えます。しかし仕入先が多数あり、さらにそれぞれ支払日・支払方法に違いがある場合、支払漏れやミスが発生する可能性が高くなります。
システムを導入して支払管理を行うことで、支払に関する問題を削減できます。

ヒューマンエラーを防止する

支払管理システムを導入することで、手作業で生じるミスを大幅に減らすことができます。
例えば、システムを銀行やクレジットカードと連携させれば自動で支払を済ませてくれるため、「支払期日を忘れていた」「金額や振り込み先を間違えた」というトラブルがなくなります

情報共有をリアルタイムで行える

システムを利用することで、経費や出張といった自社内で発生する支出を同時に管理することができます。経理はもちろん、経費報告をする営業や事務員の手間も省けるため業務全体の効率化が実現し、これまで経費計算・報告にかかっていた時間を別の仕事にあてることができます。
また、部署内・支店内でのお金の動きもリアルタイムで把握可能なため、電話やメールで報告・確認、承認のためのハンコリレーも無くすことができます。

案件単位での収支管理ができる

複数の支払を案件ごとにまとめるといったことができます。例えば、システムの受託開発プロジェクトにおいて、エンジニアの外注費として支払った金額をプロジェクトごとにまとめ、プロジェクトの売上金額と突き合わせて収支管理を行うこともできるようになるでしょう。支払情報をプロジェクトに紐づけることで、支払先や収支金額の間違いを削減することもできるようになります。

支払情報の変更などが発生しても即座に対応ができる

支払を済ませたあとに、取引先から「請求金額が間違っていたから、追加振り込みをお願いしたい」といった事案が発生することも少なくありません。もし支払管理を手動で行っていた場合、数値の書き換えと振込作業をもう一度行わなくてはならず、相手先を待たせてしまいます。支払管理システムなら仮に支払情報に変更があっても、すばやい対応が可能です。

支払漏れの防止

支払管理システムの中には、アラート機能がついているものもあります。クレジットカードや銀行との連携をしていない、もしくは現金払いを取り入れている場合にもアラート機能のあるシステムを選択すれば、支払日に準備をし忘れることが減ります。

支払データの保管が簡単に

支払業務では、支払が終わったあとも請求書を保管しなくてはなりません。時には膨大な請求書の中から必要なものを取り出して、閲覧することもあります。支払管理業務をシステム化することで請求内容がデータとして残り、これまでのように莫大な請求書の中から1枚を探し出すといった手間がなくなります。

支払業務におけるシステムの活用

前述の通り、支払業務にはいくつもの問題があります。これらの問題を解決するためによく利用されるのが、経費精算システムです。例えば経費精算システム「楽楽精算」を利用した場合、支払時の手入力・チェック業務を削減する機能や、仕訳などの経理処理をラクにする機能が豊富です。
申請者は領収書の読みとりや、クレジットカードの連携により手入力作業とミスを大幅に減らすことができます。また、経理担当にとっても、自動仕訳・会計ソフト連携や振り込みデータ自動作成により、支払処理がミスなく簡単になります。
また、システム化により外出時にも申請の確認・承認が可能になり、ハンコリレーや、支払依頼のための出社も必要なくなります。

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また、支払予定日の管理や請求情報の共有、支払業務の属人化防止には、販売管理ができるデータベースシステムがおすすめです。例えば、楽楽精算の姉妹製品でもある「楽楽販売」ではあらゆる業務データを一元管理でき、複数拠点間での情報共有もリアルタイムで行うことができます。取引先ごとの支払予定日、支払金額の管理はもちろん、案件情報、発注情報と支払情報を紐づけて管理ができるので、案件単位での収支管理も可能です。また、リアルタイムで情報が反映されるため、支払情報の変更などが発生しても即座に対応ができるだけでなく、支払期日のアラートもできるので、支払漏れの防止にもつながります。

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