Question 1

Q1.領収書がない場合はどうすれば良い？

Accepted Answer

出張旅費精算では領収書の提出が基本ですが、領収書が発行されないケースもあります。たとえば、バスや電車などの公共交通機関を利用した場合、紙の領収書を受け取ることができないことがあります。そのような場合は、日付や利用区間、金額を記録しておき、申請時にメモとして提出するほか、インボイス制度の帳簿のみ保存の特例（3万円未満の公共交通機関）を」適用することも一般的です。  近年では、経費精算システムを活用し、利用した交通機関を指定するだけで自動入力できる機能を提供するサービスも増えています。ICカードを利用した移動履歴をデータとして取り込めるシステムを導入することで、領収書がなくても正確な経費精算が可能になります。  また、領収書を紛失した場合は、可能な限り再発行を依頼しましょう。ホテルやタクシー会社などの多くは、利用履歴をもとに領収書を再発行してくれるケースがあるため、早めに対応することが大切です。

Question 2

Q2.仮払いと立替払いの違いは？

Accepted Answer

出張旅費精算において、「仮払い」と「立替払い」は混同されやすいですが、それぞれの仕組みには明確な違いがあります。  仮払いとは、出張前に会社から一定額の現金を受け取り、出張中の費用をその金額内で支払う方法です。出張終了後、実際にかかった費用と仮払金の差額を精算し、余った分は返金、不足分は追加請求します。仮払いは、出張にかかる高額な経費を事前に準備できるため、社員の負担が軽減されるメリットがあります。  一方、立替払いは、出張中に社員が自身の資金で旅費を支払い、帰社後に会社へ精算申請を行う方法です。この場合、出張から戻った後に経費精算を行い、承認後に会社から立替分の払い戻しを受けます。立替払いは、会社が事前に現金を準備する必要がないため、経理管理がシンプルになりますが、社員の金銭的な負担が発生する点がデメリットとなります。  どちらの方法を採用するかは企業の方針によりますが、最近では仮払いの管理を簡素化するためにコーポレートカードの利用や経費精算システムの導入が進んでおり、出張経費のキャッシュレス化が進んでいます。

Question 3

Q3.日当の計算方法は？

Accepted Answer

出張日当は、社員が出張中に発生する雑費を補助するために支給される手当であり、企業ごとに異なる計算ルールが適用されています。一般的には、出張の距離・日数・宿泊の有無・役職などの要素によって金額が変動します。  たとえば、ある企業では、日帰り出張と宿泊を伴う出張で日当の金額を分けて設定していることがあります。日帰りの場合は「2,000円」、宿泊を伴う場合は「5,000円」などと定められ、これを基準に計算されます。また、役職ごとに異なる金額が設定されているケースもあり、部長クラス以上は日当が高めに設定される傾向にあります。  さらに、日当の支給条件には「出張先での業務時間」が関係する場合もあります。たとえば、片道の移動時間が一定以上の場合や、出張が半日を超える場合にのみ支給されるといった細かいルールを設けている企業もあります。  日当の計算方法を明確にし、出張旅費精算書のフォーマットに判断基準を記載することで、申請者の混乱を防ぐことができます。企業ごとのルールを確認し、適切に申請しましょう。

Question 4

Q4.どれくらいの距離から出張扱いになる？

Accepted Answer

出張として扱われる距離の基準は企業ごとに異なりますが、一般的には、片道の移動距離が50km以上、または移動時間が90分以上の場合に出張として認められるケースが多いです。  たとえば、同じ都道府県内でも、勤務地から遠方の営業所へ訪問する場合は出張扱いとなることがあります。一方で、短時間で移動できる範囲の出張については、通常の交通費精算として処理されることもあります。  また、企業によっては、「宿泊を伴う場合のみ出張とみなす」「訪問先の所在地が本社や支社から特定の距離を超えた場合のみ出張扱いとする」などの細かいルールが設けられていることもあります。特に、日帰り出張と宿泊を伴う出張では、旅費の精算基準が異なるため、どの基準で出張扱いとするかを事前に確認しておくことが重要です。  近年では、テレワークやリモートワークの普及に伴い、オンライン会議が可能な場合は出張を控えるという企業ポリシーを設ける企業も増えてきました。出張規定は時代とともに変化しているため、社内の最新ルールを把握し、適切な申請を行うよう心がけましょう。

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