誰でも部下のモチベーションを上げて、経理業務を効率化できる3つのコツとは？

経理業務の生産性を高めるために重要なのは、社員のモチベーションです。モチベーションの高い社員は、業務効率が高いだけでなく、業務改善にも積極的に取り組むはずです。ただ、ルーチン作業が多い経理業務の中でモチベーションを保つのは難しいもの。そこで今回は、経理部門の部下のモチベーションを上げるためのコツをご紹介します。

経理業務こそモチベーションが重要

経理業務・総務業務などのバックオフィス業務は、会社にとって無くてはならないもの。毎月、毎年決まった作業を着実に行うことで、会社の成長を下支えしているのです。

ただ、業務自体はルーチン作業が多く、毎日正確に遂行することが第一ですから、「成果が見えにくい」という特徴があります。これらの特徴は、「モチベーションが上がりにくい」という状況を生み出してしまうのです。

部下のモチベーションを上げるメリット

「日々の業務さえしっかりやってくれれば、モチベーションを上げずとも問題ないのでは？」と思われるかもしれません。しかし、会社の基盤を支える経理業務だからこそ、モチベーションを上げるのが大切なのです。

社員のモチベーションが上がると、次のようなメリットが生まれます。

業務に前向きになり、効率が上がる
より責任感を持って取り組むので、ミスが減る
長期的なビジョンを持つことができる
発言力が上がり、業務改善に向けての「気付き」が生まれる
成長意欲が高まり、スキルアップに意欲的になる

つまり、部下のモチベーションを高めるように動くことは、部下自身のためだけでなく、経理部門全体のためにも、会社全体のためにもなるのです。

モチベーションは個人の問題でもありますが、上司の言葉かけや環境によって十分に上げることができます。

経理業務のやりがいを伝えてモチベーションを上げる

経理業務へのモチベーションを高めるためには、その「やりがい」を伝えることが何より重要です。業務が「数字」「金額」という目に見える形で生まれる営業などと比べ、どうしても経理業務はモチベーションが見出しにくいもの。

毎日の作業はどんな意味があるのか？自分の仕事は会社にどのような価値を生み出しているのか？今後のキャリアビジョンはどう描けば良いのか？

社員は、そういった不安や疑問を抱えながら作業しています。そこにしっかり意味を見出してもらうことで、同じ業務でも心意気が変わってくるのです。

経理は会社の業績アップの要

まずは、経理部門が会社に与える影響についてしっかり理解してもらいましょう。

数値を扱う経理部門は、会社の経営状況がいち早く分かるもの。社長よりも早く経営を把握できるといっても過言ではありません。通常の入力や書類作成も、単なる作業としてではなく「経営を把握する」という視点で行うようにすると、さまざまな気付きや学びがあるはずです。

より会社の現状を伝えるためにはどういった分析が有効か
有効な節税対策はないか
経営の推移に問題点はないか

こういった観点から提案や注意喚起ができるようになると、会社の数値を大きく動かすことにつながります。

長期目標を提示

業務についての目標を提示すると、モチベーションが上がります。「何のためにこの業務を行っているのか」という点が明確になるからです。

たとえば、ワークフローの見直し、経費面での問題点指摘＆改善策立案、業務マニュアルの作成など、経理部門として果たすべき課題は多いもの。通常業務を正確に行うだけではなく、経理の付加価値を高められる目標を設定しましょう。

年度単位の長期目標だけでなく、週間 / 月間の短期目標も細かく設定できるとなお良いです。「小さい達成感の積み重ね」も、モチベーションを上げるために有効です。

また、外部の研修会や資格取得を促し、キャリアアップのために自ら学ぶ意識を促進できるような仕組みを作るのも良いかもしれません。

普段の声掛けで上司が気をつけること

業務の見直し・制度の見直しでモチベーションをあげたら、最後に気をつけるのは「上司と部下の関係」です。業務内容よりも、人間関係にモチベーションが左右される…という社員は多いものです。部下に信頼される上司になるため、次の「声掛け」を意識するようにしましょう。

部下の言い分を否定しない

上司が気をつけるべきポイントの1つが、「部下の言葉を否定しない」ということ。いちいち反論されたり、受け流されたりという状況が続くと、部下はやる気を失い、発言が減ってしまいます。部下の成長も止まってしまいます。

「～ない」という言葉で返すのではなく、逆提案をするという方法も有効です。
たとえば、「●●をやりたい」という意見が生まれたら、頭ごなしに「それは無理」というのではなく、「どうしてそれがやりたいのか」「その効果は？」と質問で返すのです。

この方法は、モチベーションを奪わないばかりか、部下の考える能力も磨けます。

質問の仕方でやる気を生み出す

部下を育てるという目線で考えると、普段の声掛けで「オープンクエスチョン」を意識するという点も重要です。オープンクエスチョンとは、「はい、いいえで答えられない質問」のこと。

具体的には、「●●は終わった？」と聞くのではなく、「●●はどうやって進めている？」と聞くということです。部下も自分の業務について深く考えるようになります。

些細な変化に気づく

また、部下の様子をよく見て、ちょっとした成長を認める声掛けも、モチベーションを高めるためには重要です。「資料を分かりやすく整理してくれてありがとう」、「チームを取りまとめて良い提案をうみ出してくれて助かった」と声に出して努力を認める姿勢を持ちましょう。
この際、「結果」ではなく「過程」を重視して褒めるとより効果的です。

部下のモチベーションを上げ、部門全体の活性化に役立ててください。

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