小口現金の管理に追われているあなたへ。廃止?継続?小口現金の効率化方法を理解して手間を削減しよう

会社の中で、日々発生する郵便代や消耗品代などの細々したお金については、小口現金で管理しているというところも多いのではないのでしょうか。
小口現金はちょっとした支払いに便利なのですが、小口現金帳に記入したり、その日の終わりに残高を合わせたりなど、意外と管理に手間がかかっているケースも少なくありません。そこで今回は、小口現金の管理の効率化や、小口現金を廃止する際の注意点などをご紹介していきます。

 

小口現金管理を行うメリットとは?

小口現金とは、会社で発生する経費をその支払いの度に現金で精算する仕組みを言います。

例えば、来客用のお茶菓子を従業員が買ってきた場合に、小口現金を管理する人にその領収書を渡してその場で小口現金から精算する形式になります。

この小口現金のメリットは、その都度精算するので、建て替えて月末に精算する方法よりも分かりやすいという点にあります。

 

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小口現金の管理にどれだけの時間をかけていますか?

会社の経費が発生するたびに精算を行う小口現金は、分かりやすいという反面で、管理に係る手間という点が問題です。

1回ごとの金額も細かいこともあり、現金の出し入れも面倒です。また、少額とはいえ、現金管理を従業員に任せることは、紛失や横領のリスクもでてきますね。そのリスクを軽減するために、毎日小口現金の残高を合わせる必要がありますが、これも手間がかかります。

このように、小口現金というのは便利に見えて実は手間やリスクが生じているのです。

では、この小口現金の管理を効率化する方法はあるのでしょうか。実際に経費精算をIT化して、その精算の作業を効率化するソフトなどもありますので、そちらも試してみても良いですね。

しかし、小口現金の管理のためにわざわざ新たなシステムを導入するのは・・・と思った方は、思い切って小口現金を廃止してしまうのはどうですか?

 

小口現金のシステムを廃止するためにルール化しておくこと

小口現金の管理に追われているという場合は、いっそのこと小口現金のシステムを廃止してしまってはどうでしょうか。現在では、現金以外の決済方法(クレジット決済など)が一般的になってきました。工夫すれば、その場で現金が必要なことはほとんどないのです。

では、実際にどのように廃止すれば良いのかを考えていきましょう。まずは、小口現金帳を確認してみて下さい。そこで小口現金が使われている項目をキャッシュレス化できないのかを検討していくのです。

例えば、文具品の購入に使われていた場合はどうでしょうか。

  • 購入場所が決まっているのならば月末にまとめて請求してもらう
  • ネットで購入して、口座引き落としにしてもらう

このような方法が考えられますね。

また、従業員の旅費交通費について小口現金で出していたのならば、

  • 毎月まとめて経費の申請をして、給料と一緒に支払う
  • 会社名義の電子マネーを利用してもらう

このようにルール化すれば小口現金を利用しなくても問題なさそうですね。

このほかにも、小口現金の利用が多い人がいるならば、コーポレートカード(法人の経費決済用のクレジットカード)を持たせるなども考えられますね。

さて、キャッシュレス化を推し進めて小口現金を廃止していくには、もちろん従業員の人たちの協力は不可欠ですよね。しかし、小口現金の廃止には否定的な意見も多くでます。なぜなら、社内ルールに関して、今までのやり方を変えることは「面倒だ」と考える人が多いからです。

ですから、重要なのは、提案のタイミングと提案方法です。提案のタイミングは、忙しい時期を避けて新年度の開始時などの区切りの良い時期にしましょう。提案方法も、みんなにとってより便利になる決済方法を提案して下さい。「小口現金を廃止して、楽になった」と従業員に言ってもらえる方法を準備しておきましょう。

 

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経理プラス編集部

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