経費にならないものとなるものの違いとは？具体的な事例を紹介

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

経費とはどのようなものでしょうか。
一見して、事業にまつわるものなら何でも経費で落ちそうな気がしますが、実際はそうではありません。では、どのようなものが経費で落ちて、どのようなものが経費で落ちないのでしょうか。実務と事例を元に、見ていきましょう。

経費とは、売上にかかるもの

経費とは、一般的に、売上に紐付いているものです。
売上を上げるためにかかったお金が、経費となります。

売上をあげるためにかかったお金ですので、帳簿上は仮にUSJのチケット代であっても、接待費や取材費などでしたら、会計処理上、経費として落とせることになります。ですが、売上に関係ない個人のお金を経費に入れてはいけません。

経費になるもの

旅費

旅費は、複雑です。目的地に市場調査などの目的があれば、事業に関係するものなので、経費計上が可能です。ですが、税務調査で突っ込まれないように、目的地と目的はしっかりとメモしておきましょう。

飲食代

飲食代も、それが会議目的であれば、経費計上できます。領収書の裏に、誰と何人で会議に使ったか年月日、参加した得意先の名称と指名、参加した人数、費用の金額、飲食店の所在地、参考事項になることなど、しっかり書き込んでおいてください。
嘘は書かないようにしてください。友人知人、家族との飲食費は会議費で落ちないこともあります。5000円以下の場合は、会議費で、5000円以上の場合は、接待交際費で落とすことになります。

ガムテームや段ボール箱

ガムテープや段ボール箱、紐、梱包材などの荷造りに使うための費用は、その荷物が仕事にまつわるものであるかぎり、大丈夫です。荷造運賃費として経費計上できます。

名刺や年賀状

名刺の作成費用も、広告宣伝費として経費計上できます。年賀状も、事業の宣伝に使っているのであれば、経費計上することが可能です。

経費にならないもの

スーツ代

会社が従業員に買い与えた場合、原則として給与扱いとなるため経費処理できますが、役員のために購入した場合は役員賞与扱いになるため、経費になりません。またこの場合、従業員および役員が所得税等を多く支払うことになります。この結果、役員のためにスーツを購入した場合、会社は経費処理できず役員は税金を支払う必要があるため、税務上は全くメリットがないことになります。

車を業務で使用した際の罰金

罰金が経費処理できた場合、罰金に節税効果があることになりおかしな制度となってしまうため、原則として経費にはなりません。しかし、従業員が支払った罰金を会社が負担する場合、当該罰金額は支払給与になり経費として処理できます。この時は従業員が所得税や住民税を多く払う点に注意が必要です。ただし、その際のレッカー代などは経費計上できます。