【インタビュー】経理業務改善コンサルタントに聞く、請求書電子化による業務改善事例

経理業務改善コンサルタントの倉島祐一郎氏へのインタビュー第2弾です。
前回は、請求書発行業務の電子化について、そのメリットやトレンドをお話いただき、そしてもっとも移行へのネックとなるであろう社内や取引先からの反応についても詳しく伺いました。

経理プラス：【インタビュー】請求書発行を電子化したいあなたへ 経理業務改善コンサルタントが語る、請求業務電子化のメリットとポイント

今回は、請求書の電子化が決定した後、次に気になる「実際どれくらいの効果があるのか」について、実際の事例を元にお話いただきます。

請求書電子化の概要とメリットとは

まず、請求書電子化におけるメリットを教えていただけますでしょうか
そうですね、その前に請求書の電子化の概要から確認をしましょう。
請求書電子化とは、紙で発行している請求書をシステム上で作成し、システム上でお客様へ発行することです。発行側は、請求データをシステムへ取り込むだけでシステム上にて自動で請求書が作成されますので、発行の手間がなくなります。これが1つ目のメリットです。
2つ目はコストの削減です。紙で発行していたものが電子化されるため、印刷代、紙代などのコストがなくなります。そして郵送をする必要もなくなるため、郵送費のコストもかからなくなりますね。

手間、作業時間の削減事例：作業時間が1/3に削減

大きく分けて2つのメリットがあるのですね
それではまず「手間、作業時間の削減」の具体的な効果をあげた事例を教えていただけますでしょうか
私が導入支援をした、機械部品などを製造されているA社の事例を元にお話しましょう。A社では、請求書と納品書を合わせて毎月500件以上発行されています。

電子発行前は、印刷、封入、FAXでの送信まで、経理部の正社員4～5名で毎月3時間以上の作業をされていました。手間がかかっていたのはもちろん、手作業による誤封入などのミスも発生してしまう、そこを解決したいとお話をいただいたのがきっかけです。またそれだけではなく、FAXでの毎月の大量の請求書送付は、紙詰まりや送信が止まってしまったりというトラブルも起きていたそうです。

それが電子化により、作業時間、人員ともに1/3にまで削減され、誤封入などのミスもゼロにすることができました。発行の際はシステム上で自動的に取引先のマイページに請求書がアップロードされるため、宛先間違いといったミスがなくなるのです。
また、小さなことですが、手作業での発行の際には毎月出ていた、封筒の糊付けが汚くなってしまってやり直し…という無駄もなくなったそうです。

コスト削減事例：年間約72万円のコスト削減に成功

次にコスト削減事例について教えてください
食品関係の卸売業社B社が支払明細書、納品書を電子発行へ切り替えた際の事例を元にお話しましょう。
こちらの企業は、毎月の帳票発行数が700件ほどだったのですが、商品点数が多いため帳票の枚数が多くなり、紙代などのコストがかさむことに課題を感じていました。また大口の取引先ですと帳票の枚数も多く定型外郵便で送るためさらに郵送代がかかったり、再発行や差し替えの度にも費用がかかったりと、様々な面でかさんでしまうコストに対して、削減の方法を探していらっしゃいました。

そちらが電子発行への移行により、毎月5～6万円、年間にして約72万円のコスト削減に成功されました。郵送ですと通常1通の帳票発行にあたり、紙・封筒代、印刷代、郵送代などの実費で約110円、作業人員の人件費で30～40円、計150円程度の費用がかかりますが、電子発行ですとシステム代も含めて50～60円に押さえることができます。取引先の請求書紛失などによる再発行も、システムならば取引先にマイページの発行履歴を追ってもらえばいいので、発行側の手間やコストは発生しません。金額のミスなどによる再発行も、システムによっては費用がかからないものもあったりしますので、追加費用の心配もいりません。

＞＞電子請求書発行システム「楽楽明細」の詳細を見る

受取側へのメリットは？

両事例とも大きな効果があがっていますね
一方で受取側の企業からの反応も気になるところなのですが…
どの企業からも「取引先からの反応は良いですよ」というお声をよく伺いますね。事実、受取側へのメリットもたくさんありますし、実際に手間やコスト削減のメリットのほかに、取引先の要望に応えるために請求書の電子化を採用された企業もあります。そちらの事例を1つご紹介しましょう。

法人向けクラウドサービスを提供しているC社では、毎月3,000件以上と大量の請求書を発行されています。その中で以下のような課題をお持ちでした。
1つめは、決算早期化の観点から請求書を早く受取りたいという取引先の希望に対しての処理が間に合わず、希望通りの日付で請求書を送れないこと。そして2つ目は、取引先から請求書とは別に明細をエクセルなどのデータで送付してほしいと言われた際の個別対応です。明細数の多い請求書ですと、受取側はそのすべてを手入力で会計ソフトや基幹システムに入力しなければなりません。この面倒を解消するために、明細を一括で会計ソフトにインポートできるエクセルでのデータを送付してほしい、という要望が取引先からあがることがあったのです。

電子化を採用したことにより、2つの課題どちらも解決をすることができました。
電子発行ですと、請求書を作成したあと即時に発行ができるので、取引先の希望通りに請求書を届けられるようになります。郵送時よりも3日以上早く取引先の手元に届くことができるのです。また、請求書発行時に明細データなどの個別資料も同時に発行できるシステムを採用したことにより、2つ目の手間も解消されました。

システム化に抵抗がある方はトライアルからお試しを

最後に、請求書の電子化を検討されている方へ一言お願いいたします
電子化やシステム化と聞くと、操作が難しいのでは、取引先への説明が大変なのでは…と思われる方もいらっしゃると思いますが、ほぼすべての企業で問題なくシステム運用をされています。請求書の電子化システムは増え続けていますし、各社こぞって簡単な操作で作業ができるようなシステムを提供していますので、ハードルが高そうと感じても、一度無料トライアルなどでシステムに触れてみることをお勧めします。受取側の操作も簡単なので、実際に見ていただけると便利さが分かるかと思います。

弊社が提供しております請求書の電子発行システム「楽楽明細」も無料トライアルを設けていますので、ご検討の際はぜひお声掛けいただけると幸いです。
 

最後に

経理プラス編集部より
請求書電子化における3つのメリットをよく理解することができました。今回お伝えした3つのメリットは、請求書の電子化を採用したすべての企業が受けられるメリットです。導入を検討されている方は、ぜひ参考にしていただけますと幸いです。
貴重なお話ありがとうございました！

＞＞請求書の電子発行を検討の方へ、電子請求書発行システム「楽楽明細」

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。