交通費精算でICカード読取機能付きの交通費精算システムを使って、どの位時間が短縮できるかを検証してみた

先日は、Suica®やPASMO®の履歴を印刷して交通費精算をしてみた、の記事をご紹介しました。
Suica®やPASMO®の履歴を印刷して作業を行うと、多くの手間と時間がかかってしまうということがお分かりいただけたのではないかと思います。

今回は、交通費精算システムのICカード読取機能を使って交通費を精算すると、どのくらい時間がかかり、履歴を印刷して精算をするのと何が変わるのか実際に検証を行い、比べてみました。

交通費精算システムのICカード読み取りの流れ

交通費精算システムのICカードリーダー読み取り機能を使って交通費精算を行うとどれくらいの時間がかかるのか。実際に検証の流れを見ていきましょう。

今回検証で使用した交通費精算システムは株式会社ラクスが提供している「楽楽精算」です。市販のICカードリーダーでICカード読取を行うことが出来ます。

最初に自分のパソコンにICカードリーダーをセットします。
ICカードリーダーは市販の一般的なものでOKです。

その後、交通費精算システムの交通費精算画面を立ち上げ、画面内の赤枠内の「ICカード読込ボタン」をクリックします。

次に自分のパソコンにセットをしたICカードリーダーにSuica®やPASMO®などの交通系ICカードを置きます。

数秒待つと、自分が使用した履歴が一覧で表示されます。

こちらで取り込みたいデータのみにチェックをいれ、取込みを行います。
また、取り込む際に一括で「交通機関」などの入力項目を入力することができます。

上記で選択し、取り込んだデータが交通費精算画面に全て反映されます。
最終的にこちらの画面で確認を行い、交通費精算の申請を行います。

こちらの画面では、赤枠内にICカードアイコンが表示されるのでICカード取り込みを利用したことがひと目で分かるようになっています。

これで交通費精算業務は終了です。

今回のこの方法で交通費精算業務を行うと、入力を行う手間もほとんどなく、5分ほどで精算業務を終える事ができました。

比べてみて分かった3つの事

実際に交通費精算システムを利用して交通費精算をすることで、Suica®やPASMO®の履歴を印刷する方法と何が変わるのか。大きく3つに分けて解説いたします。

1.大幅に時間を削減することができる

Suica®やPASMO®の履歴を印刷して交通費精算を行うと1～2時間の時間がかかってしまいましたが、今回の交通費精算システムのICカードリーダーを使った検証では5分ほどで作業を終わらせることができました。交通費精算業務に使う時間を大幅に削減でき、多くの時間を有効活用できる事が分かりました。

2.不正申請を防ぐことができる

交通費精算システムのICカードリーダーで読み込んだデータは、あとから経路の変更が出来ないようになっているため、過請求などの不正申請を防ぐことが出来ます。

3.チェックをする手間が省ける

ICカードリーダーを使用し読み込んだデータには、ICカード取込を行ったことがひと目で分かるよう「IC」のアイコンが表示されます。そのため、アイコンで簡単に確認する事ができ、交通経路などのチェック作業が楽になります。

交通費精算システムのさらなるメリット

上記以外にも交通費精算システムには多くのメリットが存在します。申請を行う際、選んだ項目に税区分や勘定科目を紐づけることができ、自動で仕訳を行ってくれます。
そして、その仕訳されたデータを簡単に会計ソフトに取り込むことができるので、わざわざ入力を行う手間が省けます。他にもクレジットカード連携により、利用明細をそのまま交通費精算システムに取込み、申請・精算を行えるなど、交通費精算システムを利用することにより、大幅なコスト削減と業務効率化を実現することが出来ます。

今回の検証で使用したシステム：国内累計導入社数No.1※の楽楽精算

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

最後に

交通費精算システムのICカード読み取りなどの機能を活用することで、多くの時間と手間を省くことができます。交通費精算システムの機能はICカード読み取り機能以外にも多くの便利な機能が備わっているものがありますので、コスト削減のためにも自社に合った機能が備わっている交通費精算システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

※Suica®は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です
※PASMO®は株式会社パスモの登録商標です

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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