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出荷伝票の無料エクセルテンプレート｜処理の流れや記入時の注意点は？

出荷業務を円滑に進めるためには、正確な情報を記載した出荷伝票が欠かせません。しかし、企業や担当者ごとにフォーマットが異なると、確認や管理に手間がかかり、記入ミスや記入漏れのリスクも高まります。さらに、情報共有が適切に行われないと、社内の業務効率が低下し、取引先への対応にも影響を及ぼす可能性があります。

本記事では、こうした課題を解決するために、 無料でダウンロードできる「出荷伝票のエクセルテンプレート」 を紹介します。統一されたフォーマットを活用することで、記入ミスを防ぎ、出荷情報をスムーズに管理できるようになります。また、出荷伝票の基本知識や処理の流れ、正しく記入するためのポイントについても解説します。出荷業務の効率化を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。

出荷伝票の無料エクセルテンプレート 

正確で効率的な出荷管理を実現するために、統一されたフォーマットの出荷伝票を活用することが重要です。本記事では、個人・法人を問わず無料で利用できる「出荷伝票のエクセルテンプレート」を提供しています。

出荷伝票テンプレートの特徴

• エクセル形式で簡単に編集可能
  必要な情報を入力するだけで、簡単に出荷伝票を作成できます。自社の業務フローに合わせてカスタマイズすることも可能です。
• 無料でダウンロードできる
  どなたでも自由にダウンロードして利用できます。追加費用は一切かかりません。
• 個人・法人を問わず活用可能
  企業の出荷業務だけでなく、個人事業主やネットショップ運営者など、さまざまな業種・業態で活用できます。

出荷伝票テンプレートのダウンロード

以下のフォームから、無料でエクセルテンプレートをダウンロードできます。ぜひ、業務の効率化にご活用ください。

出荷伝票の基礎知識

まずは、出荷伝票について知っておきたい基礎知識を説明します。

出荷伝票とは

出荷伝票とは、商品を出荷する際に作成される伝票です。

出荷伝票は、出荷する商品の情報や数量、発注者や受注者の情報などが記載され、商品の正確な配送をサポートする役割があります。

出荷伝票は、単に商品情報を記録するだけでなく、出荷ミスを防ぎ、業務の効率化を図るための重要なツールです。特に、取引先とのやり取りが多い企業では、統一されたフォーマットの出荷伝票を使用することで、出荷業務をスムーズに進めることができます。

また、出荷伝票は商品とともに取引先に引き渡されることが多く、場合によっては商品を梱包するダンボール箱などに貼り付けて使用されることもあります。

出荷伝票の処理の流れ

出荷伝票の処理は、主に「受注」「出荷伝票と納品書の作成」「出荷」「納品完了」の4つのステップで進行します。それぞれの段階で適切な手続きを行うことが、スムーズな出荷業務の実現につながります。

Step1.受注

出荷の最初のステップは、受注の確定です。取引先からの注文が確定したら、まず「受注伝票」を作成します。この受注伝票には、注文内容の詳細や発注者の情報、商品情報などを記載し、社内での管理に活用します。受注伝票には「受注伝票番号（注文番号）」を付与し、他の注文案件と区別できるようにしておくことが重要です。

この段階で情報を整理し、正確に記録することで、後続の出荷業務をスムーズに進めることができます。特に注文番号を一貫して管理することで、出荷伝票や納品書との紐づけが容易になり、業務の効率化につながります。

Step2.出荷伝票と納品書の作成

受注伝票の情報をもとに、「出荷伝票」と「納品書」を作成します。出荷伝票には、商品情報や出荷先情報などを正確に記載し、出荷ミスを防ぐための重要な管理書類として活用します。

また、出荷伝票には「出荷伝票番号」を記載することが一般的ですが、この番号は注文番号と同じでも問題ありません。ただし、配送業者の「送り状番号」と統一することで、受注側・発注側の双方が配送状況を簡単に追跡できるようになります。送り状番号を記載する際には、転記ミスがないように細心の注意を払うようにしましょう。

Step3.出荷

出荷伝票を作成したら、商品とともに出荷作業を進めます。一般的に、出荷伝票は商品の梱包箱の外側に貼り付け、納品書や押印されていない受領書は箱の内部に同封されます。この際、出荷伝票・納品書・受領書のすべてに、発注者名と受注者名、商品情報、数量が正しく記載されているかを必ず確認しましょう。

また、納品書は発行義務がある書類ではないものの、発行した場合は一定期間の保管義務があります。消費税の免税事業者である個人事業主の場合は5年間、消費税の課税事業者である個人事業主及び法人の場合は7年間、欠損金の繰越控除を適用する場合は最大10年間の保管が必要となります。納品書の控えを作成し、適切に保管することで、取引履歴の管理をスムーズに行うことができます。

Step4.納品完了

商品が発注者のもとに届いたら、発注者側で内容を確認し、間違いがないことを確認したうえで、受領書に押印を行います。この受領書が正式に返送された時点で、取引が完了となります。なお、場合によっては配送業者が押印を代行することもあります。

万が一、受け取った商品に誤りがあった場合は、発注者は速やかに出荷伝票に記載された問い合わせ先に連絡し、修正対応を依頼する必要があります。受注者側は、この連絡を受けたら、迅速に商品の再発送や返品処理を進めることが求められます。

出荷伝票の主な記載項目

出荷伝票を正しく作成するためには、必要な情報を網羅し、誤記入を防ぐことが重要です。記載すべき項目が不足していると、出荷ミスや配送遅延の原因になりかねません。ここでは、出荷伝票に含めるべき主な記載項目について詳しく解説します。適切なフォーマットを活用し、正確な情報を記入することで、業務の効率化とトラブルの防止につなげましょう。

出荷日

出荷日とは、商品が倉庫から出荷された日付を指します。これは、取引の記録を正確に残すために必要な情報であり、配送状況の管理にも役立ちます。

出荷伝票には、西暦表記（YYYY/MM/DD）など統一された形式で記載することが推奨されます。配送遅延やトラブルが発生した際に、出荷日をもとに配送状況を確認するため、正確な記入が求められます。

注文番号

注文番号（受注番号）は、取引ごとに設定された固有の番号であり、出荷伝票と受注伝票を紐づけるために必要です。注文管理システムや販売管理システムを利用している場合は、システム上の注文番号と一致させると管理がスムーズになります。注文番号が明確であることで、取引先や社内での問い合わせ時に迅速に対応できます。

伝票番号

伝票番号は、出荷伝票ごとに付与される識別番号であり、出荷ごとに個別の番号を設定することが一般的です。配送業者の送り番号と統一することで、追跡が容易になります。同じ取引先への複数回の出荷を管理するためにも、伝票番号を一意に設定することが重要です。

発注元の情報

発注元（購入者）の情報として、企業名・担当者名・住所・電話番号などを記載します。

発注元の情報を正確に記載することで、配送時のトラブルを回避できます。企業間取引の場合、発注部門名や担当者名を併記すると、よりスムーズなやり取りが可能になります。

出荷先の情報

出荷先（配送先）の情報も、正確に記載する必要があります。発注元と異なる場合は備考などに明記するようにします。配送先の企業名・担当者名・住所・電話番号を明記し、誤配送を防ぎます。また、発注元と異なる配送先に送る場合は、特に間違いがないか注意が必要です。郵便番号や建物名も正確に記載することで、スムーズな配送が可能になります。

商品情報

商品情報の記載は、出荷ミスを防ぐための最も重要な要素のひとつです。以下の情報を明確に記載します。

• 商品番号：システム上で管理されている識別番号を記入します。
• 商品名：発注者が認識しやすい名称を記載します。
• 数量：個数やセット数を明確に記載し、誤配送を防ぎます。
• 単位：個（pcs）、セット（set）など、取引先と統一した単位を使用します。
• 単価：商品ごとの単価を記入します。また、消費税額の表示（税込または税抜）を統一することは非常に重要です。
• 金額：単価×数量の合計金額を記載します。こちらもまた、消費税額の表示を統一しましょう。
• 商品ごとの備考：商品に特別な指示がある場合は、ここに記載します。

備考

出荷伝票の備考欄には、発注者や配送業者への特記事項を記載します。

• 配送に関する特別な指示（「この商品は○○倉庫に直送してください」など）
• 納品に関する注意点（「午前中の時間指定で配送希望」など）
• 別送品の有無や追加情報（「この商品には関連商品Aが同封されています」など）

出荷伝票に記入する際の注意点

出荷伝票の記入ミスは、誤配送や納品遅延の原因となり、取引先との信頼関係にも影響を与えます。特に、住所の誤記や数量の入力ミスは、配送トラブルの大きな要因となるため、正確な記入が求められます。本章では、出荷伝票を作成する際に注意すべきポイントについて詳しく解説します。

正確な情報を記入する

出荷伝票には、取引先の情報や商品情報を正しく記載することが求められます。特に、顧客の名前や住所、電話番号、配送先の情報は、少しでも間違いがあると誤配送のリスクが高まります。たとえば、住所の表記ミスや郵便番号の入力間違いは、配送業者が正しい場所に届けられない原因になり、結果として取引先への納品が遅れる可能性があります。また、発注元と異なる配送先に送る場合は、企業名や担当者名、部門名なども明確に記載し、受取側が正しく認識できるようにすることが大切です。

商品の情報についても、注文内容と相違がないか慎重に確認する必要があります。商品名や商品番号、数量、単価、金額などは、取引先との合意内容と一致していなければなりません。特に、類似した商品が存在する場合や、異なるカラーやサイズのバリエーションがある場合は、間違いが生じやすくなります。そのため、出荷伝票を作成する際は、注文データと照合しながら記入し、誤配送を防ぐための対策を徹底することが重要です。

さらに、経理の観点では出荷日も重要だといえるでしょう。なぜなら、出荷日が売上の計上基準（出荷基準）となるからです。期末日近辺での出荷では、どちらの期の売上になるかの判断を出荷伝票で確認することもあります。よって、出荷日を正しく記入することの周知徹底も欠かせません。

表記を統一する

出荷伝票の表記に統一性がないと、社内での情報共有や取引先とのやり取りがスムーズに進まなくなる可能性があります。そのため、日付や数量、単位、金額などの表記ルールを事前に決め、社内で統一することが重要です。たとえば、日付の表記方法には「2024/03/02」「2024-03-02」「2024年3月2日」などさまざまな形式がありますが、一貫性を持たせることで混乱を防ぐことができます。一般的には「YYYY/MM/DD」の形式が推奨されており、取引先との間で表記ルールを統一することが望ましいでしょう。

また、数量や単位の表記にも注意が必要です。「kg」と「g」や「個」と「セット」などの単位が統一されていないと、誤解が生じやすくなります。たとえば、「10個」と記載した場合、取引先によっては「10セット」と誤解する可能性があるため、「1セット（10個）」のように具体的に記載することが望まれます。さらに、金額の表記では、税込か税抜かを明確に示すことで、取引先の請求処理における誤解を防ぐことができます。特に、消費税率が異なる取引が混在する場合は、明確な記載が必要です。

テンプレートで自動入力される数字は必ず確認する

エクセルの出荷伝票テンプレートを活用することで、業務の効率化が図れますが、テンプレートの自動入力機能を過信すると、思わぬミスにつながることがあります。特に、前回の出荷伝票のデータが残ったままになっていないかを確認することが大切です。注文ごとに新しいデータを入力し、古い情報が誤って記載されないように注意しましょう。

また、数量や金額が自動計算される場合、数式やマクロが正しく機能しているかを確認する必要があります。計算式の参照セルがずれていたり、異なる商品の単価が適用されていたりすると、誤った金額が記載されることがあります。特に、数量と単価の掛け算で算出される合計金額は、手計算と照らし合わせながら確認することが重要です。

さらに、自動入力されない項目については、手動で正しく入力する必要があります。配送先の情報や特記事項などは、取引先ごとに異なるため、毎回見直して入力しなければなりません。こうした細かな確認作業を怠ると、誤配送や納品トラブルにつながるため、最終的な確認を徹底することが求められます。

まとめ

出荷伝票は、卸売業や製造業などにとっては日々発生する帳票であり、効率的かつミスなく処理・管理する必要があります。テンプレートやツールを上手に活用することで、経理業務全体の改善にも大きな効果が期待できるため、ぜひ積極的に取り組むことをおすすめします。

出荷伝票に関するQ&A

出荷伝票に関して、よく寄せられる疑問をまとめました。出荷伝票と納品書、出荷案内書、出荷明細書、送り状などの違いは、混同されやすいポイントのひとつです。それぞれの役割を理解し、適切に活用することで、業務の効率化やトラブルの防止につながります。本章では、出荷伝票に関する代表的な疑問について詳しく解説します。