支払依頼書無料エクセルテンプレート｜書き方や請求書との違いも解説

支払依頼書とは、担当者が買掛金や諸経費の支払いを所管部署に依頼する際に使う書類を指します。主な記載項目は、請求書の発行日・支払先の企業名・支払方法・処理日などです。

本記事では、支払依頼書と請求書の違いや、支払依頼書を手軽に作成するための無料エクセルテンプレートを紹介します。

支払依頼書の無料エクセルテンプレート

買掛金や諸経費の支払いにあたって、あらかじめ担当者から支払依頼書を受け取っていれば、経理部で業務をスムーズにこなせます。そこで、初めての方でも簡単に作成できるエクセル形式の無料テンプレートをご用意しました。 このテンプレートを使うことで、支払依頼書を作成する手間を省けます。

取引先への振り込みなどを頼まれた際に、必要な情報が不足していて困っている場合は、テンプレートを活用して担当者に支払依頼書の作成を依頼しましょう。

支払依頼書とは

支払依頼書とは、取引先への買掛金や諸経費などの支払いを社内で依頼する際に用いる書類のことです。一般的には、該当する支払いに携わる担当者が、請求書と一緒に支払依頼書を経理部に提出します。

規模の小さな会社では、支払依頼書を作成せずメモで済ませるケースもあるでしょう。ただし、後日支払いに関するトラブルが発生するリスクを軽減するには、支払依頼書を作成しておくことが大切です。

支払依頼書と請求書の違い

支払依頼書と請求書の主な違いとして、「社内でのやり取りに使用するか」「社外の相手とのやり取りに使用するか」が挙げられます。

請求書とは、商品やサービスを提供した際に、確定した対価を請求するための文書です。支払依頼書は経理部のように社内の相手に提出するのに対し、請求書は取引先・一般消費者など社外の相手に対して発行します。

なお、取引があったことを証明する点は、支払依頼書と請求書で共通する部分です。

支払依頼書の記載項目・書き方

支払依頼書に記載する主な項目は、以下のとおりです。

• 申請日・番号
• 申請者情報
• 請求書の発行日・支払先の企業名
• 支払方法
• 支払金額・支払期限
• 支払金額の内訳
• 承認欄（決裁欄）・処理日

各項目の書き方について、解説します。

申請日・番号

支払依頼書の上部には、「申請日（もしくは作成日）」を記載します。西暦・和暦のどちらで記載するか、社内で決まりがある場合は、申請者が間違えないようにフォーマット自体の表記を統一しておくとよいでしょう。

また、会社によっては「申請番号（もしくは文書番号）」の記載も必要です。申請番号の決め方については、会社の規程に従ってください。

申請者情報

申請者の情報として、「申請者氏名」や「所属部署」の記載が必要です。会社によっては、社員番号や案件名をあわせて記載することもあります。

申請者情報は支払い自体には直接影響しません。しかし、責任の所在を明確にしたり、どのプロジェクトに関するものかわかりやすくしたりするために必要な項目のため、経理担当者は必ず受付時に記載漏れがないか確認しましょう。

請求書の発行日・支払先の企業名

支払依頼書には、該当する請求書の「発行日（もしくは請求書番号）」も記載します。発行日や請求書番号の記載は、対象の請求書で間違いがないかを確認する際に必要です。

また、「支払先企業名」も記載します。「株式会社」「合同会社」などの表記を省略せず、正式名称で記載することが重要です。担当者がわかる場合は、氏名も記載します。

支払方法

「支払方法」には、支払先と決めた手段を記載します。銀行振込・口座振替・手形などを記載することが一般的です。

銀行振込の場合は、「振込先銀行・支店」「口座番号」「口座名義」も正確に記載しなければなりません。口座名義は、カナで記載することがポイントです。

また、「振込手数料負担」で振込手数料をどちらが負担するかも記載します。先方負担であれば「無」、自社負担であれば「有」などと記載しましょう。

支払金額・支払期限

「支払金額」には、実際に銀行振込などの処理をする金額を記載します。誤振込などにつながらないよう、正しい金額の記載が必要です。

また、いつまでに支払う約束になっているかを「支払期限」に記載します。経理担当者は、対応に遅れが発生しないよう、受付時にいつまでに対応が必要なのかを確認し、スケジュールの管理を徹底しましょう。

支払金額の内訳

承認者・決裁者が何に関する支払いなのか理解できるように、支払金額の合計だけでなく内訳の記載も必要です。「何を購入するのか」「何を目的に支払うのか」「どれくらいの量を仕入れるのか」などがわかるように記載しましょう。

なお、経理担当者は書類を受け付けた際に、承認者に回覧する前に内訳の合計と支払金額（合計）が一致しているかの確認も必要です。

承認欄（決裁欄）・処理日

支払依頼書には権限者の承認・決裁を得る目的もあるため、申請者・承認者・決裁者の印鑑を押す枠も設けておくことが一般的です。権限者の数に応じて、枠の数も調整しましょう。

また、経理確認の印鑑を押す欄や受付日・処理日を記載する欄も設けることが一般的です。経理担当者は、書類を受け付けた段階で受付日を記載し、振り込みなどの処理を終えたら処理日を記載しましょう。

支払依頼書を作成するメリット

支払依頼書を作成するメリットは、主に以下のとおりです。

• 業務効率化につながる
• 不正を防止できる

それぞれ解説します。

業務効率化につながる

業務の効率化につながる点が、支払依頼書を作成するメリットです。

経理担当者が買掛金や諸経費を振り込む際、請求書だけでは「何に関する支払いなのか」「どの部署の経費で支払うのか」「いつまでに支払わなければいけないのか」などがわからないことがあります。曖昧なまま対応すると、事務処理でミスが発生しかねません。また、都度担当者に確認すると、振り込みまでに時間がかかるでしょう。

その点、担当者からあらかじめ支払依頼書を受け取っていれば、経理担当者は都度担当者に確認しなくても、記載された情報に基づきスムーズかつ正確に振り込みの処理をすることができます。

不正を防止できる

不正を未然に防止できることも、支払依頼書を作成するメリットのひとつです。

一般的に、支払依頼書には申請者の所属や氏名などを記載しなければなりません。そのため、誰がどのような目的で支払いを必要としているのかを明確にし、責任の所在をはっきりさせられます。

また、権限者の承認印・決裁印をもらったうえで処理する仕組みを整えることにより、不必要な内容や限度を超える金額の支払いが発生することを防げるでしょう。

支払依頼書に関する事務処理の流れ

支払依頼書に関する事務処理の流れは、主に以下のとおりです。

1. 仕入時や物品購入時などに、担当者が支払依頼書を作成して経理部に支払いを申請する
2. 支払依頼書を受け取った経理部の担当者が、書類に不備がないか確認する
3. 書類に問題がなければ、承認者・決裁者に回覧する
4. 権限者の承認印・決裁印が押印されたら、請求書や支払依頼書の内容に従って振り込みの処理をする
5. 振り込み後、支払依頼書に処理日を記載する

支払いには期日があるため、担当者から支払依頼書を受け取ったらスムーズに対応しましょう。

まとめ

支払依頼書とは、買掛金や諸経費などの支払いを社内で依頼する際に用いる書類です。本記事で紹介した無料エクセルテンプレートを活用し、社内で支払依頼書を作成する仕組みができれば、経理担当者の業務効率を改善できます。

支払依頼書には、申請者情報・支払先の企業名・支払方法・支払金額・支払期限などの記載が必要です。経理担当者は、支払依頼書を受け付けたらまず記載漏れがないかを確認しましょう。