領収書の送付状（添え状）テンプレート┃例文や注意点も紹介

「送付状の内容が担当者ごとにバラバラ…」「人手不足で、領収書の発行や封入作業がもう限界」 毎月の領収書送付業務において、こうした悩みやミスの不安を抱えていませんか？送付状は単なる添え状ではなく、取引の正確性を示し、自社の信頼を守るための重要な書類です。

本記事では、誰でもすぐに「標準的な送付状」が作れる無料テンプレートを提供します。シーン別の例文やマナーを網羅しているため、社内での書き方の統一も容易になります。

さらに、送付作業そのものを自動化し、ミスと残業を減らすための効率化メソッドも紹介。この記事を読めば、煩雑な帳票業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境が整います。

領収書の送付状（添え状）の無料テンプレート

領収書の送付状（添え状）を効率的に作成できる、Excel形式の無料テンプレートをご用意しました。法人はもちろん、個人事業主やフリーランスなど、どなたでもご利用いただける汎用性の高いテンプレートです。基本的な記載項目が網羅されているため、誰でも使いやすいデザインになっています。

テンプレートのダウンロードは完全無料です。テンプレートの利用を希望する方は、以下からダウンロードしてみてください。

領収書の送付状┃基本的な記載項目

 

送付状の作成に、特別なルールはありません。ただし、送付先に送付物の内容がしっかりと伝わる送付状を作成するには、以下の4つの項目が必要です。

1. 宛先
2. タイトル・本文
3. 日付
4. 差出人情報

それぞれを詳しく解説します。

1.宛先

送付状には、送付先の記載が必要です。送付先は、用紙の左上部に記入しましょう。
送付先が株式会社や有限会社の場合は、「（株）」や「（有）」などの略称の使用は避け、正式名称を記載します。会社名に加えて、担当部署や担当者名も記載することで、誤送付などのトラブルを防ぎやすくなります。
送付先が個人事業主の場合は、「屋号＋名前」もしくは名前のみを記載しましょう。

2.タイトル・本文

タイトルは、用紙の中央に記載します。文字サイズを大きくしたり太字にしたりすることで、送付物が一目で分かります。また、「領収書送付のご案内」や「領収書送付のお知らせ」など、分かりやすいタイトルにすることも心掛けましょう。
本文は、タイトルの下に記載します。本文に必要なポイントは、以下の4つです。

• 時候の挨拶
• 本件の詳細
• 記書き
• 締めの挨拶

本文の始めに時候の挨拶を挟むことで、より丁寧で誠実な印象の送付状になります。
本件の詳細には、送付する領収書の詳細を記載します。具体的には、請求した日付や取引内容を記載してください。詳細を記載することで、領収書の内容が明確になり、送付先に把握してもらいやすくなります。

記書きには、送付する書類と通数を記載します。送付する領収書が1通の場合にも、「領収書　1通」と明記しましょう。

3.日付

日付は、用紙の右上部に記載します。日付を記入することで、送付された日にちを明確にできます。送付状に記載する日付は、送付状作成日または郵送日です。そのため、領収書に記載する日付とは異なるケースがある点に注意しましょう。
日付は、西暦でも和暦でも構いません。同封する領収書の記載方法と合わせると、書類に統一感が生まれ、分かりやすくなります。

4.差出人情報

差出人情報は、本文の上部に右寄せで記載します。法人の場合は、会社名のほか担当部署や担当者名も記載しましょう。これにより、送付先からの問い合わせにスムーズに対応できます。個人事業主は、屋号と個人名を記載してください。
差出人情報には、連絡先となる電話番号を記載します。会社の固定電話だけでなく、携帯電話番号を記入すれば、離席時にも連絡が取りやすくなります。

【シーン別】領収書の送付状の例文

領収書の送付状は、送付方法や送付シーンによって、内容を変更すると良いでしょう。ここでは、以下のシーンにおける、領収書の送付状の例文を紹介します。

• 【郵送・FAX】領収書の送付状の例文
• 【メール】領収書の送付状の例文
• 【社内向け】領収書の送付状の例文

それぞれを詳しく解説します。

【郵送・FAX】領収書の送付状の例文

例文の1つ目は、郵送またはFAXで領収書を送付する場合です。郵送やFAXで領収書を送る場合は、紙の送付状を作成する必要があります。郵送やFAXで送る際の送付状の例文は以下のとおりです。

 

記書きには、「記」と「以上」を揃いで記載します。記書きは、ページを跨がずに記入することとされています。送付書類の種類が多い場合も、記書きを含めた送付状は、1枚に収めるようにしましょう。

【メール】領収書の送付状の例文

メールで領収書を送る場合は、メール本文が送付状の役割を担うため、送付状を作成する必要はありません。
メールの文面の一例は、以下のとおりです。

添付書類が複数ある場合は、締めとなる「今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。」の前に、以下を追記してください。

電子メールで領収書の送付を行うと、送付状の作成や郵送の手間を軽減できます。このように、業務のペーパーレス化を進めれば、業務負担の軽減や効率化が期待できるでしょう。
業務のペーパーレス化を導入するのであれば、電子帳簿保存法について押さえておくことが重要です。電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。

経理プラス：電子帳簿保存法とは？これを読めば電帳法の基本的な内容が分かります

【社内向け】領収書の送付状の例文

社内便を利用して社内向けに領収書を送る場合も、送付状を添えるのが望ましいでしょう。送付状を添付することで、内容が正確に伝わり、トラブルが生じるリスクを減らせます。

社内向けに領収書を送付する際の送付状の一例は、以下のとおりです。

社内向けの送付状では、時候の挨拶や過度な敬語は不要です。一目で内容が伝わるよう、要件や必要事項のみを、簡潔に記載しましょう。
また、社内向けの送付状には、連絡先として内線番号を記載することで、連絡が付きやすくなります。社内用の携帯電話がある場合には、番号を記載しても良いでしょう。

経理プラス：【無料テンプレート付き】社内向け送付状の書き方とケース別の例文を紹介

領収書に送付状を同封する理由

送付状を適切に使うには、送付状を同封する意味や目的を押さえておくことも重要です。ここでは、領収書に送付状を同封する主な理由を解説します。

• 相手への挨拶代わりになる
• 取引内容が把握しやすい
• 領収書発行業務のミス抑制につながる

それぞれを詳しく見ていきましょう。

相手への挨拶代わりになる

領収書に送付状を同封する理由の1つが、相手への挨拶を兼ねられることです。
封筒で領収書を送付する際に、領収書しか封入されていないと、事務的で冷たい印象を与えてしまう可能性があります。取引先と良好な関係を築いていくためにも、送付状を同封し、挨拶や日ごろの感謝を伝えるようにしましょう。

取引内容が把握しやすい

領収書に送付状を同封するもう1つの理由が、取引内容を把握しやすくなることです。

送付状を添付することで、「いつ・何を・誰から・どのくらい取引した領収書なのか」や「領収書を送付した日付」を、一目で把握できるようになります。
業務が忙しい場合、送付した領収書の内容を十分に確認してもらえない可能性もあります。場合によっては、確認漏れが生じるケースもあるでしょう。取引内容を相手方にスムーズに伝えるためにも、領収書の内容が一目で分かる送付状を添付することは、非常に重要です。

領収書発行業務のミス抑制につながる

領収書発行業務のミス抑制につながる点も、領収書に送付状を同封する理由の1つです。

領収書のみを送付する場合、封入漏れや領収書の取り違えなどのミスが生じる可能性があります。送付状を作成し、送付状の内容と封入する領収書を照らし合わせれば、領収書送付に関するミスを軽減できるでしょう。

領収書の送付状に関するマナーや注意点

領収書の送付状を作成するにあたって、決まったルールはありません。ただし、以下の2つのポイントは、押さえておく必要があります。

• 内容は簡潔にまとめ書類の1枚目に添える
• サイズはA4を選ぶ

それぞれをしっかりと確認し、ビジネスマナーに配慮した、好印象な送付状の作成を目指しましょう。

内容は簡潔にまとめ書類の1枚目に添える

送付状を作成する際の注意点の1つは、領収書の内容を簡潔にまとめ、書類の1枚目に添えることです。送付状の役割は、受け取った相手が内容を把握しやすくすることにあります。そのためには、一目で内容を確認できるよう、シンプルで分かりやすい文面を心掛けましょう。

また、せっかく送付状を作成しても、相手に気付いてもらえなければ意味がありません。書類を受け取った際にまず目に入るよう、送付状は1枚目に添えることが肝心です。FAXで送付する際は、最初に送付状を送信してください。

サイズはA4を選ぶ

送付状を作成する際のもう1つの注意点は、A4サイズで作成することです。送付状は原則として、同封する書類のサイズに合わせて作成します。ここで押さえておきたいのが、ビジネスで使用する書類のサイズは、A4が一般的である点です。そのため、送付状はA4で作成するのが一般的です。

なお、書類を封筒に入れる際は、送付状の内容と同封書類に間違いがないか、よく確認してください。封入する領収書の枚数はもちろん、送付先や書類名を最終チェックすることが大切です。特に、送付先の名前の誤記入などは非常に失礼になるため、十分な注意が必要です。

 

「楽楽明細」が領収書の発行業務をサポート

領収書の送付にあたっては、送付状の作成や不備のチェックなどを行わなければなりません。領収書の送付数が多い会社であれば、送付作業が大きな負担となることもあるでしょう。領収書の送付にかかる業務負担を軽減したいのであれば、電子請求書発行システム「楽楽明細」が便利です。

領収書の発行数が増えるほど、送付状の作成や封入、宛名確認といった手作業には限界がきます。こうした『手作業ゆえのミスと負担』を根本から解消するのが、電子請求書発行システム「楽楽明細」です。

CSVなどのデータを取り込むだけで、領収書や請求書といった帳票を丸ごと一括作成。そのまま自動で発送まで完了します。取引先ごとに郵送やWeb、メール、FAXといった要望が異なっても、システム上で送り分けができるため、簡単に送ることができます。

導入によって印刷・封入などの物理的な作業が減ることで、業務負担はもちろん、誤送付のリスクも大幅に削減できます。さらに、郵送からWeb発行へ切り替わることで、印刷代や郵送費といったコストの削減も同時に実現します。

「領収書を効率的に送付したい」「領収書をはじめとする帳票全般を、一括管理したい」と考えている方は、「楽楽明細」の導入をぜひ検討してみてください。

まとめ

領収書を郵送する際は、送付状の添付が必要です。送付状を作成する際は、宛先やタイトル、本文、日付、差出人情報を記載しましょう。作成の手間を軽減したい方や、送付状の形式を社内で統一したい方は、テンプレートの活用がおすすめです。

領収書の送付状は、取引内容が一目で分かることが重要です。そのためには、シンプルで分かりやすい文面を心掛けましょう。送付前に領収書と送付状の内容を最終チェックすることで、送付ミスなどのトラブルを軽減できます。

領収書の送付作業を効率化したいのであれば、電子請求書発行システム「楽楽明細」も有効です。「楽楽明細」を活用すれば、領収書の一括作成や自動送付が可能になります。「領収書の送付作業にかかる社員の業務負担を減らしたい」「領収書の送付ミスを減らしたい」方は、ぜひ「楽楽明細」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。