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仮払金精算書の無料エクセルテンプレート｜記載項目や作成のポイントは？

仮払金の精算手続きは、手作業による計算ミスが発生しやすく確認作業に手間がかかったり、領収書の管理が煩雑であったりと、各社が課題を抱えている業務の1つです。

また社内の承認・精算フローが効率化されていないことにより、精算業務が滞りやすいという点も課題として挙げられます。

本記事では仮払金精算書のテンプレートを活用した課題解決の方法をご提案します。ダウンロード後、無料ですぐにご利用いただける、仮払金精算書のテンプレートをご用意いたしました。テンプレートを活用することで上記の様々な課題に対応できますので、日々の業務にお役立てください。

仮払金精算書の無料エクセルテンプレート

仮払金精算書のエクセル形式のテンプレートです。仮払金と精算金額から誤差を確認することができます。無料でダウンロードできるため、仮払金精算書の見本、テンプレート、サンプルとしてご利用ください。

仮払金精算書の概要

本記事で主題として扱う、仮払金精算書の概要をご説明します。

そもそも仮払とは？

従業員が経費を立て替える必要がある際に、事前の申請に基づいて企業から概算の金額を支給する仕組みのことを「仮払」といいます。従業員が出張時に必要となる旅費交通費や、交際費などの必要経費を予め支給することで、従業員の負担を軽減できるというメリットがあります。

仮払金精算書とは？

仮払金精算書とは、仮払金の精算を行う際に提出する書類のことを指します。従業員は経費の使用状況と、予め会社から受領した仮払金と実際の使用額との差額を、仮払金精算書を用いて申告します。

仮払金申請書との違い

仮払金申請書は仮払金を受け取る前に提出する書類であり、仮払金精算書とは使用目的が異なります。

仮払金申請書は必要経費の概算額を前もって受け取るための書類であり、仮払金精算書は、事前に受け取った仮払金と実際の使用額との差額を精算するために提出する書類です。

仮払金精算書の記載項目

仮払金精算書に記載すべき項目を解説します。

申請者情報

申請者の所属や氏名を入力し、必要に応じて押印します。

支払日

企業が仮払申請書を元に仮払金を支払い、従業員が受領した日付を記載します。

支払額

企業が仮払申請書を元に仮払金を支払い、従業員が受領した金額を記載します。

費用内訳

経費の内訳を詳細に記載します。摘要に費用の概要を記載し、実際に使用した経費の日付と支払金額を正確に記載します。

差引剰余額

事前に受領した仮払金（表における支払額）と実際にかかった経費（表における費用合計）の差額を記載します。

仮払金精算書を作成するポイント

仮払金精算書は、社内で書式や書き方が統一されていないと入力ミスが発生しやすく、経理業務の煩雑化につながります。そうならないためにも、仮払金精算書を作成するうえで押さえておきたいポイントを5つ解説します。

経費精算のルールを策定し、マニュアルを作成する

社内で経費精算のルールを定め、仮払金精算書の作成方法をマニュアル化しておくと良いでしょう。

従業員によって記入方法がバラバラでは、チェックの手間がかかるだけでなく、問い合わせに対応する経理担当者の負担も増加します。従業員がミスなく記入できるように、マニュアルの作成は必須と言えるでしょう。

マニュアルは誰が見てもわかりやすいシンプルな構成としながらも、テンプレートの記入例を記載するなど、後述するテンプレートと組み合わせて従業員がミスなく記入できるようにしておくことが大切です。

従業員に正確な記録を残すよう指導する

仮払金精算書の金額に不備がある場合、承認の差戻しが発生したり、場合によっては返金等の手間がかかったりすることもあります。承認者や経理担当者によるチェックに委ねることなく、まずは申請者本人が正確な記録を残すように指導する必要があります。

正確な金額や日付、使用目的などを記録してもらうことはもちろん、仮払金精算書の作成後、記載不備がないか再チェックする工程をフロー化したり、費目ごとに詳細な内容を記載したりしてもらうなど、従業員の意識の統一化が必要です。

証憑の添付を徹底する

支払を伴う業務において、基本的には証憑のない申請を承認すべきではありません。対企業への支払であれば請求書を元に、対従業員への支払であれば金額の根拠となる書類を元に承認・支払処理を行うのが一般的です。

証憑がなければ、不備や不正を見抜きづらく、トラブルに発展することも少なくありません。出張旅費であれば、宿泊先・宿泊費が明記された領収書など、証憑の添付を徹底するようなルール化と運用が必要です。

提出期限を決める

社内統制のために、仮払金精算書の提出期限を決めることもポイントです。

たとえば1年前の出張旅費を精算する場合、本来であれば昨年度に費用化すべき経費が、会計上は今期の費用として計上されることとなり、正確な決算書が作成できません。発生主義会計に則って正確な会計処理を行えるよう、月末締めなど、各社でルールを統一化する必要があります。

経費精算システムを導入する

経費精算システムを導入すると、仮払金精算書も自動で作成できるため、手入力によるミスの抑制や、領収書の保管など煩雑な業務の効率化に繋がり、経費精算業務全般の精度向上が期待できます。

まずは仮払金精算書のテンプレートを活用し、解決できない課題に対するアプローチ法として、経費精算システムの導入を検討するのも良いでしょう。

仮払金精算書のテンプレートや経費精算システムを使用するメリット

仮払金精算書のテンプレートや経費精算システムを使用することで、手入力によるミスの抑制や、ペーパーレス化につながるといったメリットがあります。仮払金精算書のテンプレートの活用とシステム導入によるメリットをそれぞれ見ていきましょう。

仮払金精算書のテンプレートを使用するメリット

仮払金精算書のテンプレートを使用する方法は、新たに費用がかかることなく、手軽に取り入れられる方法です。

インターネットで公開されているテンプレートをダウンロードして、自社の経費精算ルールに合うようにアレンジを加え、社内統一のテンプレートとして活用しましょう。本記事でも無料で仮払金精算書のテンプレートをダウンロードすることが可能です。

表計算ソフトを利用したテンプレートには、関数を用いて金額が自動で計算される箇所があるため、手入力によるヒューマンエラーを防ぎやすいといったメリットもあります。

仮払金精算書のテンプレートの導入は、手軽に取り入れられる方法でありながらも、書式の統一化やヒューマンエラーの防止といった基本的な課題に対応できる方法です。

経費精算システムを使用するメリット

経費精算システムを取り入れることで、仮払申請から精算までの手続きを一元管理できるため、経費精算に伴う業務の効率化と、精度向上が期待できます。

経費精算システムでは、経費情報を自動で取り込めるため、申請者の入力の手間を削減するだけでなく、手入力によるヒューマンエラーも防ぐことができます。従来は承認者や経理担当者が人力でチェックしていた、経費の不正使用や二重申請の有無についても、システム上で自動チェックしてくれるため、不正の抑制や承認者の負担軽減にも繋がります。

さらに、申請から精算までの一連の業務が全てシステム上で完結するため、仮払金精算書や領収書を電子データとしてクラウドに保管できるようになり、ペーパーレス化が促進されます。電子データで受領した領収書の電子保管については、令和6年より電子帳簿保存法で義務化されました。法律への対応といった側面でも、経費精算システムのニーズは拡大する一方です。

経費精算システムの導入は、経費精算に関するあらゆる課題をカバーし、申請者・承認者・経理担当者の負担軽減や、業務効率化に繋がるというメリットがあります。

おすすめの経費精算システム「楽楽精算」

経費精算システムを導入する場合、搭載機能が自社にマッチするのかどうか、各社システムを慎重に比較検討する必要があるでしょう。「楽楽精算」なら、経費精算に関する各社の広範な課題に対応することができるので、おすすめです。

「楽楽精算」は、日当や宿泊手当などの計算・支払いを自動で行うだけでなく、事前申請と精算額との差分を自動計算し、会計ソフトと連携して仕訳を起票するフローまで自動化されています。また、リカバリーに手間のかかる二重申請など、ルールに反する申請は自動でブロックするため、経理担当者の業務負担の軽減にも効果的です。

さらに、コーポレートカードの利用明細をシステムに自動で取り込むことができるため、煩雑な小口現金の管理が不要となり、不正の抑制にも効果的です。

このように、「楽楽精算」は申請～精算までの作業において手入力が圧倒的に少なく、ミスや不正の抑制はもちろん、大幅な業務効率化が期待できます。各社のあらゆる課題に対応しておりますので、経費精算システム導入の際はぜひお任せください。

まとめ

本記事では、仮払金精算業務の概要から、仮払金精算書のテンプレートを用いた精算方法のポイント、経費精算システムの導入についてご紹介しました。

仮払金精算書のテンプレートの活用は、各社ですぐに取り入れられる手軽な方法で書式の統一化や、一部自動化の機能によってヒューマンエラーの解消に繋がるといったメリットがあります。導入後は、自社仕様にカスタマイズを加えたテンプレートと、正確な申請を行うための詳細なマニュアルを準備し、全社的に周知することが必要です。

仮払金精算書のテンプレートのほかに、経費精算システムの導入も効果的です。経費精算システムの導入によって、仮払金精算書のテンプレートでは解決しきれない細かな課題に対してもフォローでき、特に手入力によるヒューマンエラーの抑制や、ペーパーレス化、不在時の承認対応が可能といったメリットが挙げられます。

まずは手軽に取り入れられる仮払金精算書のテンプレートを導入し、解決できない課題に対するアプローチ法として、経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

仮払金精算書に関するQ&A

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