【セミナーレポート】Webセミナー「面倒な小口現金を廃止しよう！～事例で見る経費精算効率化の方法～」【Webセミナーのメリットも解説】

9月2日（水）に株式会社ラクス主催のWebセミナー『面倒な小口現金を廃止しよう！～事例で見る経費精算効率化の方法～』が開催されました。

講師は株式会社ラクス楽楽精算事業統括部ユニットリーダーの滝澤幸憲氏が講師を務め、小口現金利用のメリット・デメリットや、運用方法の変更、システム導入による小口現金の廃止について紹介されました。

今回は当日使用したスライドを交えてセミナー様子を一部ご紹介します。

また、昨今のコロナ禍でセミナーやイベントはオンラインでの開催が増えていますが、「Webセミナーってどんな雰囲気なんだろう？」と疑問に思っている方もいらっしゃることと思います。Webセミナーならではのメリットも併せて解説していきます

Webセミナーは講師へリアルタイムで質問できる

講義が始まる前に講師から参加者へ問いかけがありました。

オンラインで受講するセミナーというと講師が一方的に説明していて、参加者はただ聞いているだけというイメージがあるかもしれません。しかし、最近のWebセミナーは講師がリアルタイムで参加者へアンケートを取ったり、質問に対してリアルタイムに回答してくれたりと「参加型のセミナー」になっています。リアルのセミナーだと気になるところがあってもその場で手を挙げて質問することはなかなかできませんが、Webセミナーの場合、チャット欄に質問を入力すれば講師が回答してくれるため、むしろ従来よりも積極的に参加できるところも魅力です。

ちなみに今回のセミナーは参加者の方の7割近くの方が職場からの参加と回答されていました。9月上旬の実施とあって、ある程度世の中が落ち着き、出社している方は増えてきていますが、それでも自宅から参加されている方も3割いらっしゃいました。

ここからは講義の内容をレポートしていきます。

初めに取り上げられたのは、小口現金の用途をおさらいし、小口現金を使った経費精算の実情についてです。

以前行ったアンケートによると回答者の7割以上の方が小口現金による経費精算を行っており、さらにその中の7割の方が負担を感じていると紹介されました。

続けて小口現金のメリット・デメリットです。

小口現金のメリットは、立替期間が短いこと。すぐに支払いができるので、従業員が立替える期間を短くすることができます。逆に、この点以外はデメリットが大きいです。

小口現金のデメリットは

・金額のチェックや出金・両替の手間、ズレが生じたときの調査などの手間があるという点

・ミスや盗難の不安があり、心理的負担がかかる点

などが挙げられていました。

デメリットを考えると、多くの方が小口現金をやめたいと考えているが、「小口現金以外の精算方法がない」「社員の理解を得られない」などの理由から、なかなか廃止検討が進んでいない状態があることがわかりました。

どのように小口現金を廃止するか

小口現金を廃止したいと考えている人が多いとわかったところで、小口現金廃止までに立ちはだかる問題点を3つ挙げ、それぞれを事例をあげて解説していきました。

立替期間の問題

立替期間が延びてしまう問題を解消する方法としては、立替自体を発生させない、あるいは立替を軽減することで解消を提案していました。

法人クレジットカードの利用やAmazonビジネスのような後払いができる法人購買サービスの利用を紹介し、そもそもの立替をなくす・減らすことで、立替の精算が伸びても従業員の負担を減らすことができます。

口座どうするか問題

小口現金を廃止する場合、振込で立替額を精算することになりますが、その口座をどうするかという問題が発生します。

精算用の口座を給与口座と同じにすれば会社としては手数料は抑えることができますが、従業員側からは各家庭のお財布事情から給与口座は避けたいという希望が上がり、調整が難しいところです。

給与口座をルールとするか、口座の希望を取るか、一部現金支払いを残すか、やり方次第で手数料や準備のしやすさが変わってくるので、各社の課題感の大きさなど事情に応じて解決するための5つの事例が紹介されました。

理解がない問題

経理の方が小口現金を廃止したいと思っても今のやり方を変えることへの従業員の方から理解が得られず、反対を受けることが多いと言います。

立替の削減や口座の話を解決しても反対意見を押し切れないことが多いため、働き方改革や業務改善などより大きなテーマをもって理解を得ることが重要だと解説していました。

「楽楽精算」を活用した小口現金の運用・廃止

Webセミナーの後半では、経費精算システム「楽楽精算」を活用して小口現金の運用を楽にする、廃止する方法を実際の画面を使いながら紹介していました。

「楽楽精算」では経費申請～精算だけでなく、振込用の全銀データの自動作成ができるなど振込を楽にする機能もありますが、意外にも小口現金の運用と併用することができるそうです。「楽楽精算」では支払一覧表を出力でき、金額の把握などが簡単にできるようになるということで、小口現金を残してもシステム化にはメリットがあります。また、現金を残すにしても「週１回精算」に切り替えるだけで効率化が図れるケースが多いということでした。

「楽楽精算」を活用することで下記のような効果を得ることができると言います。

質疑応答

講義の間に、匿名チャットで質問を受け付けており、講師が回答をしていました。

当日の質問を一部をご紹介したいと思います。

Q：法人カードの導入に際しての問題点や課題はありますか？

A：法人カードといってもいくつか種類があり、個人口座から引き落とされるカードの作成もできるので、目的に適う運用なのか検討する必要があります。あとは加盟店や手数料などを比較するのが良いと思います。また、「楽楽精算」などの経費精算システムと連携できるかも見ていただくとカードの利用データが活用できて良いかと思います。

Q：領収書やレシートを電子申請できるというお話でしたが、電子申請するためには税務署に申請を行ったりタイムスタンプは必要ですか？

A：電子申請については税務署への申請、タイムスタンプは不要ですが、領収書原本を電子保存する場合には、税務署に電子帳簿保存法対応の申請、タイムスタンプが必要になります。「楽楽精算」にはこのタイムスタンプが付与できる機能があります。