【イベントレポート】RAKUS Cloud Forum2019　「楽楽精算」で経理業務効率化に成功した企業が語る導入効果とは

2019年1月15日（火）に「RAKUS Cloud Forum2019 経理の少し未来の働き方を考える」がイイノホール＆カンファレンスセンターにて開催されました。
このイベントは、「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが主催したもので、今回が2回目の開催となります。

経理プラス編集部は「RAKUS Cloud Forum2019」の中でも毎日新聞社様、ぐるなび様による2つの事例講演に潜入。抱えていた課題を経費精算システム「楽楽精算」の活用でどのように業務効率化したのか、担当者が語った業務改善の方法についてレポートいたします。

【毎日新聞社様】経費精算システムと法人カード活用で業務効率アップ

毎日新聞社様は日刊新聞や雑誌の発行やデジタルメディア事業、スポーツや文化事業の企画、主催などを行っており、多方面で文化活動を行っている新聞社です。
この講演では経費精算システムの導入にかかわった水野達哉様と邊見和義様が登壇し、自社で行った楽楽精算導入による業務改善についてお話されました。

毎日新聞社様では東京本社のほか4つの拠点に本支社があり、毎月約2,000件の経費精算が発生しています。これらにかかる「入力→チェック→承認→振込」のフローに膨大な時間とコストを費やしていたことが大きな課題だったと言います。特に領収書と精算金額の照合作業にはなんと月500時間もかかっていたとのこと。その他にも会計システムへの手入力の手間や、紙での申請による業務停滞など、多くの課題を抱えていたため、業務フローの見直しに着手されます。

そして課題解決策として選んだのが経費精算システム「楽楽精算」でした。「楽楽精算」を選んだ理由について「イニシャルコスト、毎月のランニングコストが負担にならない金額で、今まで経費精算作業にかかっていた人的コストと比べてもコスト削減効果を得られることや、既に導入していた会計システムとの柔軟な連携ができることが導入の大きな決め手でした。」と当時を思い出し水野様はお話されていました。

「楽楽精算」導入後は、紙運用からクラウド上での精算となり、停滞することなく精算・承認業務が行えるようになったそうです。また、経費精算システムに合わせて会社決済型の法人カードも導入。対象者に法人カードを配布し、利用データを生かして経費精算を行うことで、領収書との照合作業の省力化も実現されています。

この法人カードを活用した経費精算について「カード会社と連携している利用データを取り込んで精算するので、利用日付、精算金額、取引先のチェックが不要になり、正確かつスピーディーに処理できています。課題であった領収書との照合作業が簡便になり、承認者の負担が大幅に削減できました。」と邊見様。

さらに、スムーズなシステム導入のコツとして、「スモールスタート」で導入を行ったことが着実な導入部署拡大のポイントだとお話されていました。
毎日新聞社様ではまず100人規模の子会社で導入を開始し、効果を検証した後に、その

子会社と同規模の部署導入を経て、他本社へ展開をしていきました。邊見様は「小さい規模で運用を開始したことで小さな課題への効果検証もでき、部署拡大の際の説得がスムーズでした。また、新しい業務フローに慣れ、知識が蓄積するため、いざ展開部署拡大をするときも、業務や社内からの問合せに対応でき、大きな混乱もなく導入の拡大を実現しています。」と説明しました。

毎日新聞社様は「楽楽精算」サイト内にある導入事例インタビューの動画にも出演されています。ご興味がある方はぜひこちらもご覧ください。

「楽楽精算」導入事例インタビューはこちら

【ぐるなび様】営業の交通費精算を楽にしたい！「楽楽精算」で実現する交通費精算業務の効率化

ぐるなび様は、飲食店のインターネット検索サービス「ぐるなび」や訪日客向けの情報サービス「Live Japan」の運営、秘書ネットワークによる手土産紹介などの事業を行っています。元々SEをされており、情報システムグループの立ち上げも行った経歴を持つ鈴木様より、交通費精算のシステム化による効果をお話いただきました。

ぐるなび様が抱えていた大きな課題は、営業の交通費精算作業の削減と経理の負担軽減でした。加盟飲食店のサポートをする加盟店営業は電車移動が多く、交通費精算の入力に多くの時間を取られていたそうです。さらに、ぐるなび様では東京本社の他、北海道から沖縄まで20の営業所と5か所のラウンジ、海外に4支社があり、全体で約1,800名の社員が勤務。その全ての精算業務を経理部の2名が担当されており、相当な負荷がかかっていたことから、これらを何とか解消出来ないかと考え、働き方改革プロジェクトの一つとしてシステム導入の検討を開始されました。

検討段階では、オンプレミス型と呼ばれる自社運用型のシステムも候補になったとのことですが、クラウド型のシステムはバージョンアップが自動で行われ自社でのメンテナンスが不要になることから、クラウド型のシステムを検討。そして費用面と機能面を軸に比較検討をした結果、「楽楽精算」が最も希望に沿った運用ができると判断し、導入を決めたとのことです。その他にも、以前からラクスの他サービスを利用しており、サ

ポート面でも安心できるといった点も決め手となったそうです。
「楽楽精算」導入後は、交通系ICカード読み取り機能によって、申請者側の金額間違いや、ルートの記入間違いが大幅に減少し、営業が本来注力すべき業務にかける時間を確保できるようになったと言います。

「『楽楽精算』のおかげで営業の交通費精算にかかる事務作業が大幅に減り、とても楽になったと聞いています。また、精算画面ではICカード取り込みによる自動入力の場合は『IC』、手入力の場合は『手入力』のアイコンが表示されます。手入力アイコンが付いた申請だけを確認すればよいといった形で、経理などチェック側は確認すべき精算書がどれか一目で判断できるので、チェックもとても楽になりました。」

最後に、更なる経理業務効率化への取り組みとして「『楽楽精算』で交通費精算を効率化していますが、今後は精算業務をすべて『楽楽精算』に集約したいです。さらに電子帳簿保存法への対応も見据え、準備をしています。」と語り、講演を締めくくりました。

まとめ

毎日新聞社様、ぐるなび様による経費精算システム「楽楽精算」を活用した業務改善方法についてご紹介しました。どちらの企業も紙での精算作業というアナログな業務フローに対し、「もっと良い方法は無いか」と検討した結果、システム化を推進し、業務の効率化を実現されています。

また、2社が導入している「楽楽精算」は導入社数18,000社を越える経費精算システムです(2024年9月現在)。「経費精算業務を見直したい」「いつか業務フローをなんとかしたいと思っているがどうしたらよいか分からない」といった課題をお持ちの方は一度製品サイトを覗いてみてはいかがでしょうか。解決策が見つかるかもしれません。

経費・交通費精算システム「楽楽精算」の詳細はこちら

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