2017年12月13日（水）に東京コンベンションホールにて 経理部門の業務効率化を提案するイベント「RAKUS Cloud Forum2017 」が開催されました。
このイベントは「経理プラス」を運営する株式会社ラクスが主催したものです。
前回、株式会社ラクスの代表取締役　中村 崇則のセッションや展示ブースについてレポートしました。
（前回のレポート：【イベントレポート】RAKUS Cloud Forum2017）
今回は、弁護士の橋下徹氏のセッションと「楽楽精算」導入企業の経理担当者による事例講演についてレポートいたします。

改革の進め方 / 弁護士 橋下 徹氏

満員の大ホールでは、前大阪市長、元大阪府知事で弁護士の 橋下 徹氏によるセッションが行われました。
『改革の進め方』と題し、 大阪市長、大阪府知事時代に実際に行った事例を交えて、改革を行っていくための考え方を語っていただきました。

「今までできない、当然だと思ってきたことを変えようとするときに、2つの方向性の違うアプローチがあって、1つは針ぐらいの穴を空けて、『これくらいならできるじゃないか』という感覚をみんなで共有する。もう一つは、ドカーンとメガトン級の爆弾を落として、絶対無理だと思っていたことを実現し、『ここまでやっていいのか！』と気づかせるという方法があります。どっちがいいかというのは色々あると思いますけれども、僕は後者でした。」

とのお言葉が印象的で、行動力と思い切った発想で既存のやり方を改革してきた橋下氏らしいと感じました。

【事例講演】経費精算業務のIT化で経理部門の働き方を変える！

同じく大ホールで行われた「楽楽精算」を導入している3つの企業による事例講演では、経理業務に携わっている株式会社ミュゼプラチナムの柏木 俊之氏、デリカフーズ株式会社の神永 恵也氏、第一生命カードサービス株式会社の池田 安広氏が登壇しました。

「楽楽精算」はクラウド型の経費精算システムで、2017年の導入社数は2,500社以上と、クラウド型経費精算システムの中では国内導入数No.1のサービスです。このセッションでは、それぞれ経理における課題や「楽楽精算」を導入したことによりどのように課題解決ができたのかについてお話されていました。

株式会社ミュゼプラチナム 柏木 俊之氏

「弊社は美容サロン運営や化粧品、美容商材企画・開発などを行っております。「楽楽精算」導入前の経費申請の流れは、Excelのフォーマットに入力したものを印刷し、上長に提出するというものでした。その際、申請者が勝手にフォーマットを触り、数式が変わり金額が間違っていたり、手入力した計算が違っていたりというミスがよくありました。財務担当者3名で経理業務をやっているので、このようなミスを1枚ずつチェックするのは非常に煩雑でした。また、全国で店舗を運営しているので、地方各地に上長が転々としており、申請の承認作業が止まり、経費精算が進まないという従業員からの声もあり、改善を検討しました。

導入後は、申請画面にアラート機能がついているので、必須項目の入力漏れや申請金額と精算金額が合わないといったミスは減少しました。あらかじめ承認した経費精算だけが経理の元に来るので、今は基本的に申請された金額と伝票との照らし合わせだけでチェックが済むようになり、業務の負担が大幅に減りました。承認が止まってしまうという課題については、メールで上長に通知が届く機能や、クラウドシステムのため外出先からでも承認ができるようになり、滞りなく経費申請ができるようになりました。」

デリカフーズ株式会社　神永 恵也氏

「弊社は野菜の卸売り事業などを行っている『業務用の八百屋』です。東京に本社があり、管理部門が全体で10名おり、経理課として専属でやっているのが2名、総務と兼任している者が3名、そのうちの1名が経費精算や支払いの業務などを行っています。さらに、全国の事業所ごとに、1～2名の総務と兼任の担当者がいるという体制です。

以前の経費精算はグループウェアにワークフローの機能があり、そこで行っていたのですが、会計システムとの連携ができませんでした。そのため、グループウェア上で完了された申請を印刷し、紙を見ながら会計ソフトに入力する業務が発生していました。また、小口現金での経費精算をしていたので、精算が終わっても取りに来ない社員がおり、金庫に現金を長期間保管する必要がありました。それを都度催促するのは、担当者にとってかなり精神的な負担だったと思います。他にも、交通費の申請は、ICカードのチャージ額で精算していて、電車賃以外の用途で使用したものも申請してくるケースもあり、不正利用される可能性があるという課題がありました。

「楽楽精算」を導入して、まず、会計システムへの連携が可能になり、入力作業がなくなりました。次に、小口現金の管理がとても楽になりました。従来は300万円ほどの現金を金庫に常時保管していたのですが、「楽楽精算」は振り込みデータを作成できるので、経費精算の支払いを直接振り込みの対応に変更しました。それにより、金庫の現金も50万円くらいに減らすことができ、催促の必要もなくなりました。さらに、申請時にエラーや禁止事項を表示させる機能を活用することで、誤った申請や入力ミスが減りました。特に、交通費精算では、ICカードから読み取ったデータを使って申請できるので、実際に使われた交通費のみの精算が可能になり、不正利用を防げるようになりました。
2017年の10月から全事業所やグループ会社でも「楽楽精算」を導入し、運用が定着するように努力しております。」

第一生命カードサービス株式会社　池田 安広氏

「弊社は第一生命のグループ会社で、クレジットカード事業と収納代行事業、いわゆる決済サービスを主力事業としています。従業員は25名、その中で経理・会計業務を担当しているのは8名で、社員の割合的にかなり多い方かと思います。皆さんが言っているようにチェック作業が大変という点はもちろん課題だったのですが、弊社ならではの課題として、社員の構成が特殊という点がありました。経費精算は原則として給与に上乗せして支払うのですが、半分が第一生命からの出向社員という構成のため出向者には経費申請分だけを振り込む必要があり、それぞれ給与データと経費申請のデータを作成するという複雑な処理が必要でした。この処理は、今まで作業に慣れたベテランの担当者にお願いし、ミスも少なく運用していたのですが、仮にその担当者がいなくなった場合、その担当者しか業務が分からないという、ブラックボックス状態になっていたのも、内部統制的に問題だと考えていました。

経費精算の流れは他の企業と同じで、それぞれ申請者がExcelシートに入力して、その内容を上長が確認し、申請の書類と伝票を経理がチェック、その後、所属や項目に合わせてそれぞれのフォーマットに手入力をしていました。
「楽楽精算」を導入し、複数のデータを作成するという処理から、振り込みデータを出力して一括で振り込む対応に変えました。そのため、社員の所属に合わせた複雑な処理が不要になり、特定の担当者しか作業が分からないということもなくなったので、支払い業務がとても楽になりました。さらに、社員の所属によって申請画面や承認フローを変更できるのも大変助かっています。
「楽楽精算」は最新のIT技術を駆使したバージョンアップが頻繁に行われているので、我々もこれに合わせて経理業務の改革を進めて行きたいと思います。また、「楽楽精算」の機能と、弊社の決済サービスの機能を連携し、会計処理・決済の業務効率化も実現するサービスを形にしていければと考えております。」

まとめ

橋下徹氏のセッションと「楽楽精算」導入事例講演の内容を簡単にご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

企業によって抱えている課題は異なっていますが、「楽楽精算」を用いて、経理業務の効率化を実現させているようです。
従来の方法を変えて運用していくことは、一見大きな改革のように思いますが、クラウドサービスを使っての業務改善であれば手軽に導入でき、小さな穴を空けて改革を進めていく第一歩として適していると感じます。

「うちも似た課題を持っている。」「実際どのように改善されるのか詳しく知りたい。」と思った方は、「楽楽精算」の製品サイトから資料をダウンロードいただけますので、是非参考にしてみてください。