請求書発行システムで請求書の電子発行をしたら感じた3つのメリット！

請求書の発行業務は毎月発生する作業であり、手間に感じている経理担当者の方も多いのではないかと思います。

そこでWEB上で請求書を発行するシステムを使って請求書発行業務を行うとどれくらい時間がかかり、請求書電子発行システム導入前と何が変わるのか。編集部で実際に検証を行ってみました。

WEBで行う請求書発行-請求書発行から受取まで-

請求書電子発行システムとは、請求書の作成～発行までをシステム上で行うことで、請求書発行業務を効率化できるシステムです。発行された請求書は顧客ごとのマイページに公開されます。

では、実際にWEB上で請求書電子発行システムを利用し請求書を発行する手順と受取側の画面をみていきましょう。

今回検証に使用した請求書電子発行システムは株式会社ラクスが提供している「楽楽明細」です。

請求書の発行作業を行う手順を確認していきましょう。

請求書電子発行システムでの請求書発行は以下の3ステップです。

1．請求データの取り込み
2．取り込んだデータの確認
3．発行日の指定

今回は請求データをCSV形式で取り込む方法で試してみます。

はじめに、請求書電子発行システムの帳票データ取込画面を立ち上げ、ファイルの選択ボタンからCSVデータを選択し、データの取り込みを行います。

取り込みを行うと、取り込んだデータの内容が確認出来ますので、問題がなければ発行する日付を設定した後、発行日時を指定し承認依頼をします。
承認依頼をしたデータは、上長が最終確認し承認を行います。
これで請求書の発行作業は完了です。発行指定をした日時に自動的に各顧客のマイページに請求書が発行されます。
面倒な入力作業はなく、3分程度で簡単に請求書の発行作業を行うことができます。

次に発行した請求書の受取側を見ていきましょう。

請求書の発行を行うと、受取側に請求書のダウンロードを促す通知のメールが届きます。
その他に請求書の発行方法として、メールに請求書のPDFファイルを直接添付して送ることも可能ですが、今回はその通知メールから請求書を受け取るダウンロード画面を起動して請求書の受取作業を行います。

受取側の画面には新しく発行された請求書には「NEW」のアイコンがでているので、どれが新しく発行されたものかが一目瞭然です。
また、請求書のダウンロード方法はPDFとCSVを選ぶことができます。
そして、実際にPDFで請求書のダウンロードを行ったものが下記の画面です。

請求書のダウンロードを行うと、ダウンロードをした項目がグレーになり、ダウンロードをしたものが一目で分かるようになっています。

受取側は請求書の発行通知が届いた際にすぐに請求書を受け取ることができるので、経理処理を素早く行うことができます。また、受取画面からいつでも請求書のダウンロードができるため、万が一請求書を紛失してしまっても再発行を依頼する必要もありません。

このように請求書を発行する側にも、請求書を受取る側にも様々なメリットがあることがお分かりいただけたと思います。

＞＞電子請求書発行システム「楽楽明細」の詳細を見る

WEBで請求書発行を行うことによるメリット

実際に請求書電子発行システムを利用することで導入前と何が変わるのか、大きく3つに分けて解説いたします。

時間削減
一枚一枚印刷から封入まで行っていた請求書の発行業務も、データをシステムに取り込み、予約をするだけで作業が完了できます。これにより請求書発行にかかっていた時間を削減することができます。

コスト削減
郵送で請求書を発行する場合、印紙代や資材費など請求書を発行する枚数が増えるほど費用がかかってしまいますが、WEB上で請求書を発行することにより全て0円にすることができるため、大幅なコスト削減が可能になります。

ミスの防止
手作業で請求書発行から封入までを行うと、誤配送や入力ミスが起きてしまう可能性があります。しかし、請求書発行システムを使用すると、請求データを取り込み、ボタンをワンクリックするだけですべての作業が完了するためミスが起きるのを防止できます。

請求書電子発行システム：楽楽明細
 

まとめ

請求書電子発行システムを利用することにより、様々な作業の簡略化を図ることができ、請求書を受取側にもメリットがあるのがお分かりいただけたと思います。
請求書の発行業務を効率化するためにも、請求書電子発行システムの無料トライアルなどを活用し、自社に合ったシステムを選定してみてはいかがでしょうか。

＞＞請求書の電子発行を検討の方へ、電子請求書発行システム「楽楽明細」

この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。