稟議の承認何日待つの?決裁ワークフロー電子化のメリットを解説

稟議の承認何日待つの?決裁ワークフロー電子化のメリットを解説

日本の企業において、意思決定では必ずといっていいほど「稟議」が登場します。しかし、稟議の回覧に時間がかかり、なかなか次のステップに進めないという経験をした方は多いのではないでしょうか。今回は、そんな稟議フローについて、「電子化・システム化」をキーワードに時間短縮するヒントをご紹介します。

そもそも「稟議」は何故必要なのか

「稟議」とは企業や組織の中で物事を決定するために、内容を書面にまとめ、関係者・上長に回覧し、承認を得ることです。内容や扱う金額などにより、記載する内容や承認ルートが異なるため、会社ごとにルールが規定されています。

例えば、金額の大小によって、所属部署の上長の承認のみで完了する場合もあれば、更に上の役員や社長の承認を得る必要がある場合もあります。また、内容によっては部署を横断した承認を得る必要があるケースもあり、稟議の承認を得るフローは煩雑になりがちです。

また、「稟議」と同じような意味合いで「決裁」という言葉が使われる場合もあります。「稟議」は複数人の関係者が順番に回覧し、最終的に承認を得ることであり、「決裁」は決裁権を持つ人が直接確認することです。つまり、企業で行われる、備品購入・外部との契約の締結・出張・人事・外注先への各種支払申請などは「稟議」にあたります。

各種稟議フローのメリット・デメリット

社内で稟議を回す際には主に3つの方法があります。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

1.紙で稟議書を回覧する場合

メリット

  • すぐに運用できる
  • 柔軟にフロー(決裁者)を変更できる

デメリット

  • テレワーク時は対応が難しい
  • 物理的な時間がかかる
  • 紛失リスクがある
  • 印刷コストがかかる
  • フローの誤りが発生しやすい

紙による稟議フローは従来多くの会社で行われてきました。ルールとフォーマットさえ決めれば気軽に運用できるというメリットがある一方、アナログな方法が故に承認に時間がかかったり紛失リスクがあるというデメリットもあります。

また昨今急速に浸透してきているテレワークにより、働く場所は会社の中にとどまらなくなってきています。そんな環境では実際に紙を回覧するという行為は難しくなっていくでしょう。

2.メールに稟議書を添付して回覧する場合

メリット

  • 無料で電子化できる
  • 紙の回覧より時間を短縮できる
  • 過去承認履歴の検索が容易にできる

デメリット

  • フローの誤りが発生しやすい
  • ほかのメールに埋もれて見落とすリスクがある

メールによる稟議フローは紙の稟議に比べると証跡の確認がしやすく、時短になるというメリットがあります。一方で、紙での運用と同様、煩雑になりがちな承認フローを誤ってしまうと差し戻しや申請のやり直しが増え、かえって時間がかかってしまう可能性もあります。また、多忙な承認者の場合、他のメールに埋もれてしまい見落とす可能性があるというデメリットもあります。

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3.ワークフローシステムを使用して回覧する場合

メリット

  • メールでの回覧よりさらに時間を短縮できる
  • 承認フローの誤りを防止できる
  • 決済済みの過去の申請を自動で管理できる
  • セキュリティが強化できる

デメリット

  • 導入に費用が掛かる

ワークフローシステムを使用するとシステム上で決裁・差戻しができるため、ペーパーレス化ができます。また、承認フローをシステム上に登録できるためルート誤りによる差し戻しを防止することもでき、内部統制強化・フロー完了の時短に繋がります。さらには、過去の申請を自動でデータベース化できるため、紙やメールのようにファイリングしたりフォルダ整理をして管理する必要がありません。
一方で紙やメールと比較するとシステム利用料がかかりますが、紙の印刷費用や人的コストを比較すると、むしろコストカットできている場合もあります。

ここまで一般的な「稟議」についてご紹介してきましたが、経理部門で「稟議」が発生する場面はどんな時でしょうか。

稟議から経費精算まで全て一度に効率化する方法

経理部門と稟議の関係としては、「経費精算の稟議承認がされているかのチェック」が頻出ではないでしょうか。

申請者(精算者)が何にいくら使うのかを稟議書にまとめ、金額に応じた承認ルートで回覧します。その経費の精算や外部への支払いを経理で行う際に、事前に承認を得た稟議と照合して精算をする企業は多いのではないでしょうか。 これらの稟議と経費精算を一気に効率化するためには「経費精算システムの活用」が有効です。

稟議と経費精算を紐づけられる

例えば経費精算システム「楽楽精算」の場合、経費精算だけでなく、ワークフロー機能があります。経費精算システム上で稟議申請・承認を行うことができるのです。何に、いくら使うのかはもちろん、どの部署の予算から使うのか、取引先情報など柔軟に稟議フォーマットを作ることができ、そして部署や金額に応じて承認ルートを設定しておくことができるため、申請ボタンを押すだけで該当の承認者に通知が飛びます。

また、システム上で行った稟議申請と経費精算を紐付けることができるため、申請者は事前に承認を得た稟議情報を基に精算申請を作成することができ、入力の手間も省けます。また、承認者や経理担当者は紐付いている稟議と内容・金額を比較して精算内容をチェックできるため、確認が楽になります。

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社内ルールに応じて警告を表示できる

稟議や各種申請を行う際はフォーマットに必要事項を記入して申請書を作成しますが、こういった申請ルールはわかりづらい場合が多く、ミスも多いものです。しかし、「楽楽精算」の場合、あらかじめ社内ルールを設定しておくことでルールに反した申請がされた場合は承認フローに回る前に警告を表示することができます。
例えば、必須項目が入力されていない、矛盾した選択肢が選ばれている、事前承認金額を超えた精算申請になっている等、設定次第で細やかなアラートを表示することができます。
また金額や内容に応じてどの承認ルートに提出するべきかを迷うことも多いと思いますが、「楽楽精算」の場合、承認ルートもあらかじめ条件設定できるため、内容に応じて自動で選択され、申請者自身が迷う必要がありません。
稟議フローを電子化・システム化することで、内部統制の強化と効率化とを同時に実現できるのです。

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まとめ

「稟議」の解説と、経理部門における「稟議」と「経費精算」の効率化についてご紹介してきました。新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークの推進や判子の撤廃など効率的な働き方が急速に求められるようになってきています。「稟議」という昔ながらの業務も今の環境での課題点を見直し、システム化を検討してみる時期なのかもしれません。

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経理プラス編集部

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