まだ”紙”中心の経費処理?「Remota(リモタ)」で経費精算をリモート化

まだ"紙"中心の経費処理?「Remota(リモタ)」で経費精算をリモート化

領収書や請求書のデータ入力と申請内容チェックは、入力されたデータと原本との突合確認をするため書類が管理されているオフィスで行う必要があり、手入力で起きやすい数字のケタ間違いを防ぐためのダブルチェック、トリプルチェックを繰り返していくのが経理部門。このような課題を解決し、経理部門でリモート化を実現するための経理業務ソリューションサービスRemota(リモタ)の導入によって効率化する方法をご紹介します。

リモートワークへの移行で浮き彫りになった経理の課題

新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、政府から緊急事態宣言が発令され、事業者に対しては「オフィスでの仕事は原則自宅で行うようにしていただきたい」「どうしても出勤が必要な場合はローテーションを組むなどして、出勤者の数を最低7割は減らす、時差出勤をする」という要請がなされました。

要請を受け、多くの企業でテレワーク(リモートワーク)に移行し、原則は出社禁止という対応に踏み切るケースも多く見受けられました。経理・財務部門の幹部を対象にした「新型コロナウイルスによる日本企業の経理財務業務への影響(日本CFO協会調べ)」でも、回答者の70%がテレワークを導入したと回答しました。

しかし、そのうち41%の人が「テレワーク中に出社する必要が発生した」と回答しています。出社する理由として「紙の書類の処理(請求書・証憑書類・押印手続・印刷)」などが挙げられ、経理部門特有の紙の書類による処理の多さや、それらのデータを用いた打ち合わせなどやりとりが業務上必須であることが課題になっていることが明らかになりました。

多くの会社で経費申請は、領収書や請求書のペーパーレス化が進んでいないことも多いのではないでしょうか。「領収書を電子化して、紙の原本の保管をやめたい」と思っているのに、なかなか進まないのはなぜでしょうか。

まず、全従業員が関わる経費精算業務において、リモート化を阻害している要因と効率化する鍵を詳しく確認しましょう。

従来の経費精算の突合作業は経理部門も申請者も手間がかかる

経費精算業務とは、会社の運営や業務の遂行のために社員が立て替えて使用した経費を項目ごとに仕分けして、それを立て替え払いした社員に払い戻す一連の業務のことです。
出張宿泊費などの旅費、カフェでの打ち合わせのコーヒー代、日常業務で使用する文房具や備品の購入費など、さまざまな局面で発生します。経費精算には、旅費交通費精算、交際費精算、その他の経費精算の3種類があり、経費精算は申請する側も経理部門も時間が取られる作業となっているのではないでしょうか。「もう少し効率的に経費精算ができれば良いのに…」という思いは、確認をする経理部門だけでなく、申請者も抱えています。

申請者は、経費精算を行うために領収書に印字されている内容をシステムへ転記入力し、原本を規定の精算書に貼り付けて提出するという方法が一般的です。申請者の申請を部門の上司が承認し、経理担当者が確認します。経理担当者は、上がってきた申請をチェックし、妥当な金額か、支払う勘定科目は合っているかを確認します。

経理部門の作業

承認印もすべて押された状態で経理に精算書がやってきます。多くの企業では、経費精算書と経費精算システムの2つを照合して内容を確認する必要があります。必須項目が記入されているか、領収書が添付されているか、領収書と申請金額が合っているかを確認し、申請内容が正しいかを1件1件確認し、間違っている場合は差し戻します。経費精算書が正しいと判断したら、経費精算書をもとに立替金の支払い処理を行います。

紙による申請を規則としている会社では、経理部門が出社せざるを得ない状況が続いてしまいます。経理部門の経費申請のチェック業務は膨大になり、効率的に行うことが課題となっています。

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リモートワーク時に求められるペーパーレス化と効率化をツールの導入で解決できる?!

毎月の経費精算は申請者にとっても、経理部門にとっても、効率化が望まれている業務です。前述した通り、経理部門を悩ます問題としては、「紙での保存や処理が原則となっていて出社せざるを得ない」「入力ミスの確認作業が時間かかる」「入力漏れや間違いがあれば差し戻す必要があり、手間がかかる」などが挙げられます。

これらの問題を解決することで、経費精算の効率化と、新型コロナウイルス感染症拡大に伴う緊急事態宣言の時でも出社を余儀なくされた経理部門のリモート化が進みます。

会計分野に特化したAI-OCR(光学文字認識)ベンダーであるファーストアカウンティング株式会社では、経理のリモートワークを実現する経理業務の効率化ソリューション・サービスを提供しています。その名も「Robota」と言い、領収書Robota・請求書Robota・預金通帳Robota・仕訳Robota・確認Robota・台紙切取Robotaと6つの「Robota」によって経理業務の効率化をサポートしています。さらに経理部門でリモート化を実現するための経理業務ソリューションサービス「Remota」の登場により、リモート化をサポートできるようにサービスを拡充しました。

申請台紙と領収書を添付して「Remota」へメールを送るだけで入力作業から突合作業までを自動化

従来、経理部門ではデータの入力とチェックはともに原本を管理するオフィスで行うしかなく、また手入力で起きやすい数字のケタ間違いを防ぐためのダブルチェック、トリプルチェックを行う必要がありました。

経理業務ソリューションサービス「Remota」では申請台紙と領収書をメールに添付するだけで、入力作業から突合業務までを自動化します。「Remota」に搭載されているAI-OCR「Robota」の機能により、領収書のPDFやJPEGを読み取り、文字や数字の情報として入力、仕訳までを行います。従業員の申請した金額、日付、会社名のデータと「Robota」が読んだデータを突合します。さらに「Remota」を導入することで予算チェック、店種チェック、重複チェックを行い、経理部門でチェックが必要な経費にフラグを立てます。また、メールに添付した領収書の画像やPDFがアップロードされ、テキスト化された結果と併せてクラウド上に保管されるようになります。
申請台紙と領収書原本を本社に送付しておけば、アップロードされた画像データと原本があっているかどうかだけ後日まとめて確認すればよいので、ほとんどの業務をリモート化することができるようになります。

95%以上の高い読取精度を実現する「Robota」で正確に

一般的に70%程度と言われている経費申請の入力精度を、AIによるデータのチェックにより、95%以上の高い読取精度を実現する「Robota」で向上。スピードだけでなく、目視を上回る正確性で、入力ミスを未然に防ぎます。従来のOCRでは読み取り不可能だった手書き領収書も、AI- OCRで正確に読み取りできます。

人の10倍のスピードの「Robota」で業務効率化

金額の入力、勘定科目の仕訳、データのチェックなど、経理のあらゆるステップに特化した「Robotaシリーズ」複数のAIによって、手作業の約10倍のスピードでの処理を実現します。過去に読み取った書類の金額や取引先などのデータから、AIが傾向を分析。
経理の勘定科目を推測し、自動的に仕訳分類します。

「Remota」の導入で攻める経理部門へ

経理部門には作った帳簿や決算書や日々の業務から未来の資金繰りを計画したり、意思決定にあたり必要な情報を提供したりする“戦略経理”が今求められています。会計システムに入力すること自体が経理部門のバリューではありません。また、経理は、全社が関わる業務であり、社員とコミュニケーションできる業務。経理部門のちょっとした気遣いや気付きががひとつ上の戦略経理への道。日々の入力作業や突合作業などの定型業務に追われて、気付けない状態から脱却することで企業の経営に役立つ経理部門になることができます。もちろん、経理部門のテレワーク化にとどまらず、月末の有給休暇取得など働きやすい環境にしていきましょう。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」

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● 著者

森 啓太郎

森 啓太郎

2016年ファーストアカウンティング株式会社を設立、代表取締役社長に就任。経理業務に特化したAIを自社開発し、SaaSとして提供しているテクノロジー・カンパニーです。