経費精算システム「楽楽精算」でできることは？機能や評判を紹介！

＞＞国内累計導入社数No.1※の経費精算システム「楽楽精算」について詳しくはこちらから

※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

「経費精算に課題を感じているが、具体的な対処方法は分からない…」
「経費精算システムの存在は知っているが、何ができるのか分からない」

このような漠然とした課題感を抱えている経理担当者の方もいらっしゃるでしょう。この記事では、経費精算システムの概要を、導入社数No.1※である株式会社ラクスの「楽楽精算」を例に取り、経費精算システムの主な機能やできること、経費精算システムの導入によって経理業務がどれだけ効率化できるかについて解説します。

経費精算システム「楽楽精算」とは

「楽楽精算」はいわゆる「経費精算システム」の1つです。経費精算システムとは、経理担当者などのバックオフィス担当者の業務を削減することを目的としたシステムで、システム上で交通費申請や経費申請、またその承認が行えるため、申請業務の時間削減や承認の手間を削減することに寄与します。

「楽楽精算」は経費精算システムのなかでも、国内導入社数は18,000社※1を超えており、累計導入社数No.1※2を誇っているシステムです。

※1 2024年9月時点

※2 デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

クラウド型のサービスで導入が容易

「楽楽精算」の特徴のひとつとして、「クラウド型のサービス」だということが挙げられます。クラウドというと難しく感じるかもしれませんが、会社側で特別にシステムを社内のパソコンにインストールしたりする必要はなく、楽楽精算のWebページにログインするだけで、「楽楽精算」を利用できます。

データは楽楽精算のサーバーに保存されるため、「会社の特定のパソコンからしか使用できない」ということもなく、出張先でスマートフォンから経費を承認してもらったり、直帰している途中に申請してもらうことも可能になっています。

また、クラウドという単語を聞くと「セキュリティは大丈夫なの？」という不安をお持ちの方もいらっしゃると思います。実際には、楽楽精算は国内屈指のデーターセンターにサーバーに設置され、また社内のIPアドレスからのみアクセスできるようにすることもできるため、安心して利用することが可能です。

このようにクラウド型のサービスはいつでもどこでも利用が可能で、また導入の際に新しく何かをインストールしたりする必要もない、非常に便利な新時代のシステムです。

提供会社は株式会社ラクス

「楽楽精算」の運営元は株式会社ラクスです。

2000年に創業されたITサービスを提供する会社の中ではかなり歴史が長い会社で、2015年には東証マザーズに上場しており、また2021年には東証一部へと市場変更を果たしています。

また、クラウド型のサービスではありますが、セキュリティ関連の対策もしっかりとしており、実際に顧客情報の管理を徹底している保険会社や公的機関での利用実績も豊富です。

「楽楽精算」の主な機能とできること

それでは、「楽楽精算」の主な機能とその機能によって、どのように業務が効率化できるのかについて解説します。「楽楽精算」の主な機能はこれらです。

交通費精算
経費精算
自動仕訳と会計ソフトへの連携
電子帳簿保存法に対応

これら以外にも「楽楽精算」には多様な機能がありますので、詳細は以下のページをご参照ください。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

交通費精算

交通費精算は申請者、承認者にとっても非常に大変な作業のひとつです。特に、営業さんが多い会社の経理担当者の方の中には、毎月末が憂鬱という人も多いのではないでしょうか。

そのような交通費精算をとても楽にできるのが、「楽楽精算」です。「どのルートでどこへ行ったのか」「その経路は最安値なのか」「定期券の料金は差し引かれているのか」などのチェック項目も多く、とても手間がかかります。

楽楽精算には、「交通系ICカード取り込み」機能があり、交通系ICカードをリーダーにピッとかざすだけで、利用した経路と運賃をシステムに読み込み、申請データとしてそのまま使用することができます。

そして、その区間が最短ルートなのか、最安値ルートなのかがアイコンで表示されるため、チェックする際に、いちいち自分で区間を調べる必要はありません。

また、定期区間についても予め設定しておけば自動的に区間の料金を控除してくれるため、承認者の承認の時間をぐっと削減することが可能です。

先述したようにクラウド型のサービスなので、今まで会社で時間をとって作業していた交通費の承認を、会社に戻る電車の中やタクシーの中のスキマ時間で申請、承認することが可能になっています。またICカードを使っていない場合も、システムに乗換案内が搭載されているためシステム上で調べた経路や運賃をそのまま申請データとして使用することができます。さらに、その区間が最短ルートなのか、最安値ルートなのかがアイコンで表示されるため、チェックする際に、いちいち自分で区間を調べる必要はありません。

定期区間についても予め設定しておけば自動的に区間の運賃を控除してくれるため、承認者のチェックの時間をぐっと削減することが可能です。

もちろん先述したようにクラウド型のサービスなので、今まで会社で時間をとって作業していた交通費の申請・承認を、移動中の電車やタクシーの中のスキマ時間で作業することが可能になります。

＞＞交通費精算システム「楽楽精算」の機能について詳細を見る

経費精算

「うちは交通費精算よりも、経費精算が多くて大変」という経理担当者さんもいらっしゃるでしょう。「楽楽精算」では、交通費精算だけでなく、様々な経費の事前申請から承認までを行うことが可能です。取引先との飲食費、交際費をはじめとし、社内の事務用品などの精算まで行うことができます。

また、「領収書読み取り機能」を搭載しており、領収書をスマートフォンなどのカメラで撮影するだけで、画像データの保存や、内訳などをAIが自動的に入力してくれます。手作業で内訳や数字を打ち込んだり、紙に書いたりする必要はありません。

＞＞「楽楽精算」の経費精算機能について詳細を見る

自動仕訳と会計ソフトへの連携

経費精算システムを使えば、申請・承認業務が楽になるだけではなく、その後の会計処理も合わせて簡単にすることができるようになります。具体的には「楽楽精算」を使って生成したデータを、そのまま会計ソフトに入力することが可能になります。

実は、「楽楽精算」の機能のなかで、こちらの自動仕訳と会計ソフトへの連携機能の経理担当者の方の業務量を削減する割合は大きいです。

先ほどの経費申請において、経費申請者が項目を選んで申請をあげると、「予め設定していた勘定項目に自動的に紐付け」をしてくれます。

たとえば、「社内備品」という項目を申請者が選ぶと、自動的に「楽楽精算」が「事務用品費」に仕訳をしてくれます。この項目は、会社ごとによって自由に設定することができるため、「うちではこれは消耗品費にしている」というものがあれば、それぞれ該当する項目と勘定科目を選んでおけば、「楽楽精算」がそのルールに沿って振り分けをしてくれます。

これらのデータは全て貸方・借方を紙で出力や画面上で確認できるので、全てを経理側で振り分ける必要がなく、間違っていないかのチェックをするだけで大丈夫です。

さらに、これらのデータを会社で使用している会計ソフトと連携できる形にすることも可能です。国内の主要な会計ソフトには基本的に対応しており、それに沿った形でデータを出力することで、会計ソフトに手で入力する手間などを削減することができます。