オンラインで新人歓迎会！経費精算や会計処理はどうする？

こんにちは。経理プラス編集部です。
新型コロナウイルス感染症の影響により、歓送迎会や親睦会などのイベントが中止となった企業も多いのではないのでしょうか。そんな中で「Zoom」をはじめとするWeb会議システムを使った「オンライン飲み会」を実施する人が増えてきています。

経理プラスを運営する株式会社ラクスでも、延期になっていた新人歓迎会をオンラインで行うことになりました。ラクスでは、チームのコミュニケーション促進のための予算があらかじめ決まっており、歓迎会もこれに当てはまるため平時では経費で実施していました。しかし、オンラインでの飲み会となると、経費として認められるのか、認められる場合はどのように処理すればよいのでしょうか。
今回は、オンラインで新人歓迎会を実施したメンバーと経理担当者のやりとりと、経費精算の流れをご紹介します。

オンライン飲み会で発生した費用の勘定科目はどれ？

ラクスでは、社内の飲み会の費用を経費で処理するには事前の経費申請が必要です。今回は、社内メンバーのみの歓迎会で、有料のWeb会議システムの利用と、お酒・おつまみの用意する費用が発生します。まずは、これらの費用を何費として申請すればよいのか、歓迎会幹事の太田氏がラクス経理財務部の野口氏に聞いてみました。

今回の費用の勘定科目は、ラクスではWeb会議システムの費用・飲食費ともに「福利厚生費」になることがわかりました。

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飲み物・おつまみの購入はコーポレートカードで立替の負担を削減

事前の経費申請が無事に承認されたので、次は参加者が各自で飲み物とおつまみの買い出しです。
ラクスでは、立替精算も可能ですが、今回は従業員に付与されているコーポレードカードを使って支払うことにしました。また今回は、フードデリバリーサービス「Uber Eats®」を使って購入したので、領収書が紙ではなく電子領収書で発行されました。

紙の領収書が発行された場合は、捨てずにとっておきます。

受け取った領収書は「楽楽精算」にアップロード

飲み物・おつまみの購入が終わったら、受け取った領収書を経費精算システム「楽楽精算」上にアップロードしました。今回は電子領収書なので、紙の原本を紛失する心配がなく、領収書をわざわざ印刷して自署する必要もありません。アップロードした領収書は、後ほど経費精算申請の際に使用します。

ちなみに、紙の領収書を受け取った場合でも、自署した領収書をスマートフォンで撮影して「楽楽精算」上に登録しておけば、経費精算を行うことができます。

経費申請が完了し、各自での買い出しも済んだので、いよいよ新人歓迎会の開催です。
長らく延期になっていた新人歓迎会でしたが、Web会議システムを使った「オンライン飲み会」で無事に終えることができました。

「楽楽精算」で出社せずに自宅からでも経費精算がスムーズに

歓迎会を楽しんだ後は、各自で買った飲み物やおつまみの代金を精算しました。

コーポレートカードを使った経費精算で手入力の手間を大幅削減

ラクスでは、コーポレートカードと「楽楽精算」を連携しているので、カードの利用明細が「楽楽精算」へ自動で取込まれています。

必要な項目を入力し、事前にアップロードしておいた領収書を添付したら、申請完了です。前述にもありましたが、今回は電子領収書なので、紙の領収書を経理に提出する必要はありません。出社せずにスムーズに経費精算の申請をすることができました。

ちなみに、紙の領収書の場合でも、「楽楽精算」ならスマートフォンで撮影した領収書データを添付すれば、紙の申請書に領収書原本を添付することなく経費精算することができます。またラクスの場合は、緊急事態宣言の間はテレワークを行っており、紙の原本提出は次の出社の時でよいというルールだったので、原本提出のためだけに出社をする必要はありません。

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承認者・経理担当者もペーパーレスで出社せずに経費精算を完了

経費精算承認の押印や領収書原本チェックのために出社している、という承認者や経理担当者の方も多いのではないでしょうか。ラクスでは、今回の経費精算の時点では全社的に在宅でテレワークを行っていましたが、「楽楽精算」を使って出社せずにペーパーレスで経費精算処理を完了することができました。

他にもラクスの経理担当者に聞いてみた

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まとめ

今回は、オンラインで行った歓迎会の経費精算について、ラクスの事例をご紹介しました。
Web会議システムを使った「オンライン飲み会」の勘定科目は、用途やメンバーなどによって異なることがわかりました。ラクスの場合は、社内メンバーのみの歓迎会かつ1人あたり5,000円（税抜）以下のときは「福利厚生費」で処理できるという結果でした。

外出自粛や在宅勤務が推奨される状況が続いていますが、オンライン飲み会を活用して従業員間のコミュニケーションの機会を作ってみてはいかがでしょうか。また、オンライン飲み会などで発生した経費精算をテレワークでスムーズに行うには、経費精算システムの導入がおすすめです。

※「Uber Eats®」はUber社の登録商標です。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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