不正撲滅シリーズ　経費精算システムで交際費の不正申請を防ぐ

経費の不正申請は経理の悩みの一つです。とりわけ、交際費は使用する担当者に依存する要素が多く不正が起きやすいと言われています。
会社は経費削減を掲げているのに不正申請の額が大きければ意味がない…、性善説で承認をしているけど本当は…と思っている方もいるでしょう。本日は交際費の不正を防ぐためのポイントと方法をご紹介いたします。

重要な交際費の不正チェック

安倍政権が推進する景気浮揚策の1つとして、交際費の損金算入制度の改正において損金算入できる金額の変更が実施され、さらに平成26年度税制改正において大企業も支出した交際費の50%を損金算入できるようになりました。そのため、企業における交際費の支出は増加傾向にあります。

その影響を受け、税務調査の際には交際費が以前より細かくみられるようになってきています。経理担当者としては税務調査の際に指摘されることがないように、損金算入できないものが交際費として処理されていないか、日頃から公正なチェックを行う体制を整えておきたいものです。

ですが、申請者にとって抜け道がある精算方法を採用していると、不正な交際費精算をされてしまう可能性があります。会社として交際費の使用を推奨していても、不正な使用をされてしまっては経理、会社ともにメリットはありません。

• 事前申請をせずに、交際費精算ができてしまう
• 交際費の使用目的や、取引先、人数がないまま精算ができてしまう
• 領収書に基づいた精算がされていない

上記のいずれかに当てはまる会社は交際費の精算方法の再検討をお勧めします。とりわけ、交際費を含めた経費精算専用のシステムを利用することで、不正の機会を限りなく排除することができます。

経費精算専用システムの利用

経費精算専用のシステムは各社よりリリースされています。その中でも交際費精算に特化した機能を備えているものを選ぶと経理部門の負担が少なくなります。

事前申請との紐づけ

経費精算専用システムでは、交際費の事前申請のフローを備えているものがあります。事前申請の際に、予定日、目的、先方の会社名や参加人数、プロジェクト名などを記載させることで、その交際費が本当に必要なものなのか事前に確認することができます。
精算時には、承認されている事前申請のIDを呼び出すことで、事前申請の際に登録された情報を紐づけすることができます。
事前申請が承認されているものしか精算ができないようにすれば、上長が認識していない突発的な交際費が発生することはありません。また、事前申請の金額と差異がある場合もシステム上で一目で差異が分かるため確認が容易です。

経費精算システムによる必要項目の自動チェック

入力項目が多くなると記入漏れが発生しやすくなり、かえって経理担当者の負担が多くなるのでは…と心配される方へは、「規定違反の自動チェック機能」を持っている経費精算システムをお勧めします。
「規定違反の自動チェック機能」があると、申請者が足りない入力項目がある状態で申請ボタンを押した際に、「○○項目の入力ができていません」とアラート（警告）画面が表示されます。アラートを出す基準は自由に設定することができますので、交際費の場合は店名や相手の会社名、人数がないと申請できないようにすることができるなどの設定を行うとよいでしょう。

以上が、交際費の不正をなくすため経費精算専用システムを利用した1つの方法です。それでも、「申請時に金額をごまかして申請し、白紙の領収書をもらってきたら不正できてしまうのでは？」という懸念は残ります。
それは、経費精算専用システムのクレジットカード連携機能で解決ができます。

経費精算システムのクレジットカード連携機能の活用

経費精算専用システムには、会社から社員へ支給している法人用クレジットカードのデータを自動連携できるものがあります。
法人用クレジットカードをシステムに連携させることにより、カードの使用後、最短2営業日でカードの使用データが自動でシステムへ送信されます。営業担当などの法人用クレジットカード使用者は交際費の精算時に、連携されたカード使用履歴データより該当するものを選択し交際費精算を行います。その際に、クレジットカードで決済された金額は修正できないようになっているため、金額をごまかして精算することはできません。
また、連携されるデータには、通常のクレジットカード利用時と同様に、利用した店名などの情報も含まれているため、適切な利用のためクレジットカードが使用されたのか確認ができるようになっています。

＞＞経費精算システム「楽楽精算」のクレジットカード連携に関する機能について詳細を見る

最も選ばれている経費精算専用システムは？

ラクスが提供する経費精算システム「楽楽精算」は、クラウド型の経費精算システムで導入社数第一位を獲得しています。本稿にてご紹介した交際費の事前申請、規定違反の自動チェック機能、法人用クレジットカード連携機能を備えているのはもちろん、精算されたデータを会計ソフトへ連携させる機能や、支払データ作成する機能など、経理担当者の業務負担を軽くする機能が豊富なのも人気の理由です。

不正申請をなくし内部統制を強化する仕組みをつくりたいとお考えの方は、一度システムの利用を検討することをお勧めいたします。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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