【インタビュー】ANAグループ全体で経理のDX化を推進！電子請求でコスト・工数の大幅削減を実現した方法

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第56弾は全日本空輸株式会社様です。今回は、経理業務改善を担当されている経理部マネジャー様にお話しを伺いました。

全日本空輸株式会社とは

全日本空輸株式会社様は、1952年12月に設立し、日本の航空業界の黎明期からその歴史とともに歩みを進め、国内線・国際線において航空事業を中心に様々な領域で事業を展開されています。

英国の格付機関SKYTRAX社より世界最高評価「5スター」の航空会社に認定され、国内の航空会社では国際線・国内線ともトップクラスの事業規模を有しています。

グループ全体で、請求書を全面的に電子化するプロジェクトが始動

新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、グループ全体で「リモートワーク促進」「生産性向上」「コストマネジメント」に取り組むこととなったことです。その一つのテーマとして、これまで「出社」して「紙」媒体で作成・発行していた請求書を全面的に電子化するプロジェクトが始まりました。

国内外含めて、様々なサービスを比較・検討しました。その中でもポイントとなったものは「ランニングコスト」「英文対応」「サポート体制」の3点です。結果として、当社のニーズをより満たしたクラウドサービスの電子請求書発行システム「楽楽明細」の導入を決めました。

グループ全体での導入となると、グループ各社毎に請求書発行業務の体系が異なりますので、全体のニーズを最大公約数にしたANAグループ一括スキームを構築しました。その後、ご担当いただいた皆さまにもご協力をいただいて説明資料の作成、及びグループ各社へ様々な形で説明会を実施しました。
一方、社内関連部署は、「電子請求書」を理解しているかという観点でいうと、経理部の一部社員を除きほとんどいない状況でした。関係部署への説明において、それぞれの役割・立場に応じた説明を根気強く行い、社内全体での合意形成することができました。

90％のお客様の電子化に成功！

社内各部署の協力もあって、稼働3か月で経理部発行の請求書は90%以上電子化できています。導入時、「電子請求書に馴染みがない」という得意先様は少なくありませんでした。しかし、今では「楽楽明細」が業務プロセスの中に定着し、「楽楽明細は名前の通り楽ですね」という声が聞かれるようになりました。

請求書作成・発行をWEB上で行うことに抵抗があった得意先様に承諾をもらうことはやはり大きなハードルでしたが、案内文書や簡単な操作マニュアルの用意することで解決できました。特に月間発行件数が多い得意先様に対しては、個別の説明会も実施してご理解をいただいたケースもあります。
＞＞請求書電子化の切り替え案内文テンプレート

請求書の電子化でミスを削減・リモートワークへの移行がスムーズに！

リモートワークへの移行をすることができました。これまでは、会計システムを用いて作成した紙の請求書が8割以上を占めていたのですが、請求書を電子化できたことで、郵送作業がほとんどなくなったため、リモートワークがしやすくなりました。
また、ミスの削減にもつながっています。システム化により、請求書の内容を画面上ですぐ確認できるようになったため、内容・金額・宛先相違などの確認時間が短縮され、かつ以前と比べて事務上のミスが減少しました。リアルタイムで得意先へ発行した請求書をお送りできるため、当社・得意先とも働き方改革・タイムプレッシャー軽減にもつながっています。

帳票ステータスがトップページで表示できることです。これは経理部のマネジャーという立場で申し上げると、部下の業務進捗が可視化できるのでとても便利です。発行済の電子請求書は、帳票管理からすぐ検索できるので、発行履歴確認や得意先から問い合わせがあった場合に、スピーディーに対応することができるようになりました。この点において従来の紙媒体と比べて電子請求書発行システムを導入したことによるメリットを感じています。
また、顧客管理画面では、得意先情報のシステム管理に加えて、得意先の担当者・連絡先などのデータも「楽楽明細」で保有しているので、業務標準化やマルチタスク体制の構築に貢献しています。

＞＞電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応している「楽楽明細」の主な機能はこちら

導入時には、社内のセキュリティ基準、特に請求書は得意先情報など社外秘情報を含む文書ですので情報管理の観点からクリアしなければならない項目が複数ありました。そのため、今回導入した「楽楽明細」を提供するラクス様のサポートに相談したところ、ラクス様はクライアントにも大手上場企業が多数いらっしゃるので、そうした他社様の事例やノウハウも共有いただきながら、弊社情報セキュリティ基準に適合するシステムを構築していただきました。検討～導入までの営業ご担当者様、導入後のサポートご担当者様には、当社グループのサポートに尽力いただき、改めて厚く御礼申し上げたいと思います。

経理業務全般のペーパーレス化を進めていきたい

目下検討している項目としては、経理業務全般のペーパーレス化です。「楽楽明細」導入により請求書作成・発行業務はペーパーレスが実現できましたが、それ以外ではまだ「紙」と「ハンコ」での業務も多く存在します。勿論、クラウドサービスの導入も効果的なのですが、それと同時に社内の業務手順も整備しなければ実務的にうまくいきませんので、その両方を視野に取り組みを進めております。

まとめ

グループ全体のニーズを最大公約数にしたANAグループ一括スキームを構築することで、大幅な業務効率化に成功された全日本空輸株式会社様の事例をお伺いすることができました。近年はリモートワークを取り入れる企業も増え、電子での請求書発行を依頼されるケースも増えているのではないでしょうか。一度に体制を変えることには痛みを伴いますが、説明会の開催や分かりやすい資料での説明によって解決できるケースも多いことが分かりました。貴重なお話をありがとうございました！

＞＞請求書の電子発行を検討の方へ、電子請求書発行システム「楽楽明細」

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