【インタビュー】クラウドサービスで業務効率化！野毛印刷の取り組んだ業務改善のための取り組みとは

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。

経理業務効率化成功企業へのインタビュー第12弾をお届けします。今回お話を伺ったのは、株式会社野毛印刷様の浅野貴年様と、坂本薫様です。同社は、クラウドサービスの導入により、経費精算の効率化を実現されました。その経緯や詳しい効果について伺いました。

株式会社野毛印刷とは

株式会社野毛印刷社様は、神奈川県横浜市に拠点を構える印刷会社です。1948年の創業より、印刷の可能性とその周辺技術を磨き続け、「より効果的なコミュニケーション」を理念に掲げ、ペーパーメディアに限らずクロスメディア領域でも、高い品質のサービスを提供されています。

基幹システムからの脱却　活気を帯びるクラウドサービスに着目

クラウドサービスの導入を検討し始めたきっかけを教えていただけますでしょうか
クラウドサービス導入以前は、自社開発した基幹システムに組み込んで経費精算を運用していました。数年前に基幹機能が運用に耐えられなくなり、基幹機能のみ新しいシステムに乗り換えたのですが、経費精算は新しいシステムでは使いづらく、古いシステムを継続せざるを得ない状況が続いていました。
移行できる目途が立たず月日が経過していたこと、OSのサポート期限に問題を抱えていたことがあり、日々の情報収集でクラウドサービスが活気を帯びてきた流れから、基幹システム以外にも選択肢を増やす必要があると判断したことがきっかけです。
数社のクラウドサービスを比較した上で、「楽楽精算」という経費精算システムを導入しました。 

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

経費精算に携わるすべての人が、効率化効果を実感

クラウドサービスを導入されて、経費精算はどのように変わりましたか
「楽楽精算」には乗換案内が内蔵されているので、申請者は「乗換案内」の機能を活用し、自動的且つ、適正な経路で申請ができるようになりました。さらに過去に申請した経路履歴が再度呼び込めるので、繰り返し訪問する顧客を持つ営業課員には、大きな効率改善となりました。
承認者にとっては、申請内容に「早」「安」「楽」など経路の状態が明示されるため、チェックをする際の承認処理の精度とスピードが改善されています。さらに管理面においても、承認ルートの変更や部門間の異動などのオペレーションがストレスなく実施でき、業績管理資料へ常に正しい数値を反映させることが出来ています。経理業務の効率化にとどまらず、全体最適化が実現できたと感じています。

経費精算に携わるすべての人が効果を実感されているのですね
その他に、これは「便利だった」という機能はありますか
申請と承認がスマートフォンからも可能になった為、特に外出の多い営業課員や管理職は、ちょっとした移動時間を使って処理ができるようになりました。これまでは、営業活動から帰社して実施しなければいけなかったのですが、それがなくなり業務改善の一助になっています。

業務効率化の取組みを積み重ね、新規事業の立ち上げにも参画

経費精算業務の他に、取り組まれている業務効率化はありますか
仕訳入力の負荷を減らす取り組みは効果に直結します。経費精算でもシステム連携により、仕訳入力が機械的に短時間で実施できるようになりましたが、他にもシステム連携を推進してきました。

システム連携による効果はどのようなものでしたか
その積み重ねにより、時間的余裕が生まれ、教育に注力できるようになりました。営業部門や製造部門に、経理に関する勉強会を実施したことで、スムーズな運用を実現でき、さらなる効率化が図れました。また、その取り組みから現場との意見交換が始まり、紙を立体的に組み合わせてできる、とび出す絵本のような製品の新規事業「立体工房」の立上げにも参画することができ、結果的に従来の範疇を越えた仕事に携わることができている点が、相乗的な効果として実感できていいます。

業務効率化の取り組みについて、意識していること、重要だと思っていることはありますか
業務効率化を実現する上では、従来の業務フローに沿った形で導入することで得られるものと、従来の業務を根本的に見直すことで得られるものがあると思います。どちらの手段でそれを実現できるかを見極めた上で、一部の部門や処理においてだけでなく、会社全体に恩恵が得られることを最優先し、実現していくことが重要と思います。また、業務効率と併せて、不正の防止、つまり不正ができる環境の排除につながるような、しくみを考えていくことも大切だと思っています。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

経理プラス編集部より

経費精算という一作業の効率化でもそれに携わる人は多く、結果大きな業務改善を実現されていることは素晴らしいと思いました。また、効率化の取り組みによって本来の目的の達成のみでなく、新規事業の立ち上げなど+αの成果を生み出すことができることに驚きました。無駄な業務を見極めてこのような新しい価値を生み出せるのが、本来の効率化の役目とするところなのかもしれませんね。
貴重なお話をありがとうございました！

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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