【インタビュー】社内外の力を合わせ、最小限のコストで経費精算のシステム化に成功した帝人フロンティアの軌跡

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※デロイトトーマツミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第46弾は帝人フロンティア株式会社様です。今回は経費精算システムの導入を担当した、システム部の松井様、三浦様、浦田様にお話をお伺いすることができました。

帝人フロンティア株式会社とは

帝人フロンティアグループは帝人グループの中で、繊維・製品を主たる事業とする「業界で唯一の繊維製造と販売を一貫で手掛ける事業体」です。

コーポレートメッセージとして「暮らしは、せんいで進化する。」を掲げ、ニーズの分析・解析、研究・開発、原糸製造から小売展開までの幅広いサプライチェーンを背景に持ち、高度な差別化商品の開発力により、顧客のニーズに合った商品や市場にない商品やサービスを創出・提供されている会社です。商社機能にメーカー機能を併せ持ったハイブリッド機能を成長エンジンとして衣料繊維および産業資材分野においてあらゆる顧客ニーズを実現するために様々なビジネスを展開されています。

入力システムの違いとアナログ承認が課題に

貴社の経理担当とシステム担当が抱えていた課題は何でしたか。

経費精算フローが煩雑になってしまっていたことです。以前は「国内外出張精算」と「交通費・交際費・諸経費」が分かれており、入力方式としても2製品を利用していたため、統一性が無く、使用する上での分かりづらさに加え、運用コストがかさんでいました。
また、申請者は印刷して紙を上司へ回覧していたため、申請がどこまで進んでいるのか可視化できず、申請者・承認者・経理担当者のそれぞれが状況に気づくことができないアナログな運用が課題でした。これらの課題を解決するため、システムの変更を検討する一つの要因となりました。

承認までのスピードが大幅に短縮！外出先でも申請可能に

システム変更で申請者が一番楽になった点を教えてください。

上長の承認を電子化したことにより、申請から振込処理の完了までの時間が大幅に短縮されました。
というのも、外出先でもスマホで領収書の写真を撮って添付し、経費申請をすることができるようになったため、紙での承認者への回覧が不要となり、経理担当者まで申請が回ってくる時間が格段に短くなりました。最終的に経理担当者が精算処理をするまでには領収書原本の回付が必要ですが、経費精算の通知もメールで行われるので漏れなく確認作業ができるようになりました。

経理部門もテレワークが可能に、電子帳簿保存法対応でさらに推進

現在はテレワークを導入する企業が増えていますが、貴社の状況はいかがでしょうか。

弊社でもテレワークを実施できています。「楽楽精算」を導入してからは、経理精算処理がシステム上でできるため、テレワークでも問題なく精算処理ができています。導入から3年がたちますが、申請者のテレワークにも貢献できているため、世の中の流れが変わる中では必須だったと感じています。次のステップとしては、現在は最終的な処理には領収書の原本を精算担当まで回覧する必要があるため、「電子帳簿保存法」には対応していきたいと思います。これにより、さらに担当者のテレワークを推進できると考えています。

システム変更にとって重要なのは基幹システムとの連携

楽楽精算で一番魅力だった点があれば教えてください。

社員への支払に関わる重要な仕組みなので、システム入れ替えによるエラーは許されません。そのため支払データ作成の動きは、極力既存の仕組みをそのまま使用する必要がありました。「楽楽精算」は主に入力フォームとして使用し、既存の後続処理につなげました。
結果として、開発コストの削減・エラーのリスクのミニマイズ・経理担当者や使用者のスムーズな導入の実現ができました。
「楽楽精算」は、導入においてカスタマイズする必要は全くなく、すべて設定の範囲でこれらを実現できることが一番の魅力で需要なポイントです。さらに、経理担当者の承認がより正確かつスピーディーにできたことも魅力のひとつです。

体制づくりがスムーズな導入に繋がる

スムーズなシステム変更のポイントがあれば教えてください。

1番大切なのは体制です。システム自体の要件が整っていることは当然ですが、社内プロジェクトメンバーや「楽楽精算」を提供する株式会社ラクスのサポート担当者の協力でシステムを「決める・設定する・周知する」とそれぞれの役割が噛み合っていたことがスムーズな導入の決め手だったと感じています。弊社の場合は運用方法だけでなく、データの作成方法やそのための設定を、最低限の作業コストで実現すべく、営業担当の方にも多くのアイデアやアドバイスをいただきました。また、導入後は利用方法についての申請者からの問い合わせが多くありましたが、申請ごとに動画マニュアルも制作や社内SNSに掲示板を設立して質問を集約するなど使用に困らないよう工夫することでスムーズに受け入れられ、一度慣れれば使いやすいという声もいただいています。今後も社会情勢に沿ってシステムも私たちの働き方もアップデートがされていくかと思いますので、柔軟に対応していければと思っています。