【インタビュー】規定違反チェック機能で経理への問い合わせが半減した株式会社ルネサンスの取り組みとは

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第37弾は株式会社ルネサンス様です。今回は経理部の丸山様、武藤様にお話を伺いました。

株式会社ルネサンスとは

株式会社ルネサンス様は、「生きがい創造企業としてお客様に健康で快適なライフスタイルを提案する」という企業理念のもと、全国でスポーツクラブや介護リハビリ施設など計170か所以上の施設を運営しています。
また、施設内でのサービスだけでなく、企業や健康保険組合の健康づくり支援や全国の自治体の介護予防事業を受託するなど、トータル的に「地域の健康を支える」活動を行っています。

各拠点での小口現金による精算が負担になっていた

弊社は全国各地にスポーツクラブがあり、システム導入以前は拠点ごとに小口現金での精算をしていました。小口現金での管理は各拠点にも負担がかかってしまうため、小口現金支払いを廃止し、経費精算は本部に集約することになりました。しかし、全国に拠点が多く存在し、全ての処理を本部行うにはそのまま運用では限界があるため、経費精算システムの導入を検討し始めました。システム導入後は小口現金に代えて仮払いでの精算を行うようになりましたが、システム上で事前に申請もでき、担当者の口座とも紐づけができるようになったため、仮払い精算が簡単に可能になり、申請者の負担も減らすことができました。

モバイル対応で出社しないと精算できない仕組みが解消

以前のシステムでは必ず拠点に出社しないと経費精算ができない仕組みだったため、それを解消するために、システムの変更を決断しました。そのため、「楽楽精算」を導入し、どこにいてもモバイル端末から経費精算を行うことができるようになりました。
経費精算とは別の稟議などの書式も、「楽楽精算」のワークフロー機能を使用することで、システム上でファイルを添付し、承認をまわすことができるようになりました。そのため経費精算だけでなくあらゆる申請をどこにいても申請から承認まで行えるようになったため、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークを行った際にも問題なく対応することができました。
今後はよりペーパーレス化を推進していきたく、事務所に赴かなくても問題なく経費精算を行えるようにするために、電子帳簿保存法に対応することも視野に入れています。ただ、対応については他社の動向も見ながら慎重に進めていきたいと考えています。

経費精算の社内問い合わせの対応時間が半分に

社内からの電話問い合わせ対応を激減することができました。
社内には出張の旅費日当や領収書の扱いなど多くの規定が存在しています。今まで細かな社内ルールについて、マニュアルと社内規定を確認してもらうしかありませんでした。しかし、社内規定を調べるのは大変なため、申請者の手間もかかりますし、経理への問い合わせも多く発生していました。
「楽楽精算」の経費申請画面では、随所で規定についてのポップアップを出したり、経理部門からの告知内容を表示できたりしています。これは申請者のみでなく、経理担当者もガイドに沿って社内規定を確認しながら進められるので、今まで電話で特定の担当者に一局集中していた問い合わせを半減することができました。
ログインIDを忘れてしまった人の再発行だけは未だに問い合わせがきているので、ここももう少し楽にしていきたいですね。

経費精算のデータを財務分析に活用

社内規定に則った精算フローが実現できており、内部統制についても強化することができました。また、財務分析をより注力して行うことができるようになりました。
経費精算を電子化しているため、申請データを経理側で網羅的に確認することができ、内部統制が取れています。申請中データについても上長の承認が完了する前に経理の方で申請内容を確認し、修正点を指摘できるのも助かっています。
さらに、過去の経費精算データを全て画面上で閲覧することもできますし、CSVデータをダウンロードすることもできるため、旅費交通費の金額や精算件数などを簡単に分析できるようになりました。

経理プラス編集部より

全国拠点で働く全ての社員の業務効率化を実現した株式会社ルネサンス様のお話を伺うことができました。ルネサンス様は社会的な情勢も踏まえながら、全国の拠点で働く方々が、より便利な働き方を実現するように常に業務効率化を検討されており、スピードと柔軟性に富んだ働き方改革の事例を教えていただくことができました。システムも導入して終わりではなく、常に新しい機能や製品が開発されているため、不便に感じている業務については、一度運用やシステムの見直しを行うことも、業務効率化への近道となりそうです。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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