【インタビュー】請求書の処理を効率化！既存システムの新機能でさらなる業務改善に取り組んだ株式会社高速の取り組みとは

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。

今回はラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」を活用して請求書の受領・支払対応を効率化された、株式会社高速様の導入事例をご紹介します。

※本記事は「楽楽精算」の以下の事例記事の内容を一部編集して掲載しています。
　DX推進のために請求書処理支援オプションを導入した事例

株式会社高速とは

株式会社高速様は1966年に創業した食品軽包装資材の専門商社です。

全国52カ所に営業所を構える物流ネットワークを強みとし、スーパーマーケットやコンビニエンスストアで見かける食品をトレーやフィルムで包む「プリパッケージ」の梱包資材の流通や、チラシ・ラベルなどの販売促進ツールの提案、包装に関連する機械販売など幅広い業務を展開しています。

手作業が多い請求書の処理が課題に…

弊社ではもともと経費精算システムの「楽楽精算」を2020年3月から導入しています。「楽楽精算」の導入で社内業務の効率化が進んでいましたが、請求書の受取業務については支払先の手入力が手間だったり、内訳の入力作業が属人化していたりと、全体的に手作業が発生していたことが課題でした。

弊社には50カ所以上の営業所があります。それぞれの拠点で請求書を受け取り、内容を確認した後に経理部へFAXを送ってもらっていました。経理部では「楽楽精算」の支払依頼機能を使っており、「楽楽精算」上に請求書をアップロードすると、そのデータをシステム上に保存でき、その請求書を添付して支払依頼を行うことができます。内訳といった情報を含む支払伝票データをExcelで作成し、CSVでシステムに取り込んで、その後支払先・振込先を選択するといった業務フローを採用していました。このフローですと、確認やデータ作成などに時間がかかっていたので、営業所から経理部への請求書をFAXで送る作業や経理部での内訳作成、支払先・振込先を選ぶといった作業を減らしたいと考えていました。

「楽楽精算」の請求書処理支援オプションで支払業務を効率化

支払依頼で発生していた手作業を削減し、請求書の受取業務を効率化するため、「楽楽精算」の請求書処理支援オプションを2022年1月から活用し始めました。

請求書処理支援オプションを活用し始めたことで、営業所に届いた紙・PDFといった様々な形式の請求書が届いてもネットワーク接続が可能な複合機を介して、「invox for 楽楽精算」に自動でデータが連携され、仕訳まで作成ができるため、請求書の処理に必要な作業が削減されました。 さらに、複合機でスキャンされたデータはAI-OCR機能で支払先等を自動で読み取ってくれるので、従来行っていた経理側の手入力作業が無くなりました。また、支払先の選択や負担部門を選んでいた作業が不要となり、「楽楽精算」に登録する支払依頼データを効率よく作成できるようになりました。

特に経理部の作業においては手入力の工数が減り、業務効率化に繋がっています。経理部内では「請求書処理支援オプションを使わず、従来行っていた支払業務には戻ることは考えられない…！」という声があがるほど、導入効果を実感しています。 弊社のように複数の営業所や事務所があり、経理本部が全拠点の経理処理を集約している場合には、非常に効果的な機能だと思います。運用開始までの準備も、API連携や仕訳辞書の登録などのシステム設定、部内への運用変更の周知まで2・3ヶ月くらいで完了することができ、導入しやすかったです。

継続課題もあるが今後も改善効果が期待できる

AI-OCR機能については、社印と会社名が重なってしまっている場合に、うまく読み取られずエラーになってしまうことがあるため、もう少し読み取りの精度が上がるとよりよいのではと思っています。また、読み取った請求書の情報が特定の条件に当てはまった場合に、仕訳のパターンを予め決められる仕訳辞書機能を活用することで、従来属人化していた請求書の入力業務にかかる稼働が徐々に改善されてきているので、今後より効率化が実現できるのではと思います。

（参考）経費精算システム「楽楽精算」の請求書処理支援オプションとは

高速様で活用されている経費精算システム「楽楽精算」は株式会社ラクスが提供するクラウド型の経費精算システムです。交通費、旅費交通費など経費処理や請求書支払の処理などを効率化できる機能を搭載しており、累計1万社以上の国内企業に導入されています。

「楽楽精算」の請求書処理支援オプションでは、紙の請求書を複数枚まとめてスキャンしシステムへアップロード、メールで送付される請求書は指定のアドレス宛に送るだけでシステムへアップロードが完了するので、あらゆる形式の請求書の電子化や確認が楽になります。

さらに、AI-OCR機能によりアップロードされた請求書の日付や金額などの項目をシステムに登録してくれるので、請求書の情報をシステムに転記する作業も不要になります。そのまま支払依頼をシステム上で申請でき、毎月の支払業務が効率化できるでしょう。

「楽楽精算」請求書処理支援オプションの詳細は以下をご覧ください。
請求書処理／取引先への支払も効率化｜「楽楽精算」

まとめ

今回は株式会社高速様の事例をご紹介しました。高速様は既存のシステムの機能を活用してさらなる業務効率化を実現されました。システム運用を始めた後に残る業務課題に対しても解決する方法を探し、改善していくことは大事な姿勢であると感じました。運用フローで抱える課題に対する解決策が身近なところで見つかることもあるので、皆様もこの機会に現在の業務課題の解決策を探してみてはいかがでしょうか。

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