【インタビュー】伊藤忠アーバンコミュニティ財務・経理部の経費精算業務における改善施策とは

こんにちは。経理プラス編集部です。経理業務効率化成功企業へのインタビュー第45弾は伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様です。今回は財務・経理部の横溝様と横山様にお話を伺いました。

伊藤忠アーバンコミュニティとは

伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社様は、”「ありがとう」があふれてる会社～社会に笑顔と価値と感動を～”という企業理念のもと、分譲マンション、賃貸マンション、学生会館、オフィスビル、商業施設、公共施設などを管理運営する総合不動産管理・運営会社です。
40年以上にわたり管理を行ってきた実績を活かし、お客様の「安心」「安全」をお守りし、資産価値の向上に尽力されています

申請者・経理ともに経費精算の手間が課題に

今回財務・経理部で経費精算フローを変更することになったきっかけを教えてください。

弊社では経費精算に関わるルールがかなり細かく定められております。そのルールチェックを担当する経理側の負担が大きく、チェック業務を少しでも効率化するため「経費精算のフローを見直そう」と決めたのが、そもそもの始まりでした。

当初はシステムの新規導入までは具体的に検討しておらず、まずは「運用方法の変更等で効率化を図れないか？」と考えていました。そんなとき、弊社の「働き方」を検討する場において「もう少し経費精算が楽にならないのか」という意見があがったのです。しかも経理からではなく、現場からの発言でした。「最近だとスマホ利用や乗換案内機能などがあるWEBの仕組が便利らしいですよ」といった声もチラホラあり、それが追い風となって「システム自体の変更も視野に入れながら、検討していこう」という流れになりました。

以前はどのような流れで経費精算を行われていたのでしょうか。

精算時に領収書を紙で貼付し、承認者が確認をして財務・経理部がチェック・処理をするというフローでした。そのため、必ず社内で申請しなくてはならなく、営業部など外出が多い部署の人は経費精算が負担になっていたようです。一部システムも利用していたのですが、経費精算に特化したものではなく、社内稟議を申請するシステムを流用していたので使い勝手が悪く、経理の負担も大きいままでした。

「紙」運用の見直しで申請もチェック作業も負担削減

今回システム化にあたり大きく工数が減った作業はありますか。

チェックの工数が大きく削減できました。経費精算に特化したシステムを利用するフローに変更したことで、社内規定に対するチェックをシステムで自動化できるようになり、申請側のミス自体が激減しています。弊社は規定数が40程度あり、厳しく運用しているため今回導入した「楽楽精算」を使うことで、誤った申請自体ができなくなりました。

申請者側の作業負担も減っているのでしょうか。

かなり改善されたと思います。一番喜ばれたのはスマホでも経費申請ができるようになったことです。出先でいつでも申請ができるため、経費精算のために会社に戻って社内で作業する必要がなくなりました。スマホで領収書を撮影し、ファイルを添付するだけで申請ができるため、今までかかっていた上長へ原本回付する時間が短縮でき、提出が早くなりました。
そのため経理としても決算時の締め切りに追われることがなくなり、大変助かっています。また、乗換案内機能がついており、自身で定期区間を抜いた運賃を調べて入力する手間もなくなり、特に営業部からは便利になったとの声があがっています。

導入マニュアル充実で、テレワークでも変更がスムーズに

経費精算のフローを変えることで苦労された点はありますか。

実は新しいフローでの運用開始が2020年4月であったため、新型コロナウイルス感染症の影響で説明会の開催をすることができず心配していたのですが、マニュアルを充実させることで大きなトラブルもなくスムーズに変更することができました。
マニュアルは細かい内容まで充実させ、特にスマホで領収書を読み取り、経費申請をするフローは動画で丁寧に説明をしました。その後も時々質問は来るので、定期的にシステムの便利な使い方を発信していく予定です。