お礼状の無料テンプレート｜ビジネスで使える例文や書き方も解説

ビジネスでは、取引先が迅速に対応してくれた場面や無事契約を締結できた場面などで、お礼状を作成することがあります。送付する際はできるだけ早めに感謝の気持ちを伝えることや、マナーを意識することがポイントです。

本記事では、ビジネスにおけるお礼状の書き方や、手軽に作成するための無料テンプレートを紹介します。

 

ビジネス用お礼状の無料テンプレート

ビジネスでは、取引先や上司などに対して感謝を伝える際にお礼状を送ることがあります。そこで、初めての方でもお礼状を簡単に作成できる無料テンプレートをご用意しました。テンプレートを活用すれば、文面で悩まずにスムーズにお礼状を作成できます。

取引銀行に対してお礼状を送る場面などに、ぜひテンプレートをご活用ください。

お礼状を送る理由・目的

相手に感謝の気持ちを伝えるために、お礼状を送ります。お礼状は、手書きの文書で相手に思いやりを示す手段です。

近年はビジネスシーンにおいても電話やメール、SNSなどで感謝を伝えることが少なくありません。その分、手書きで手間のかかったお礼状を送ることで、相手に深い印象を与えられるでしょう。

その結果として、ビジネスで信頼関係を築いたり、良好な関係を継続したりすることにつながる可能性があります。

お礼状を送るシーン

ビジネスにおいて、さまざまな場面でお礼状を送ることがあります。主なシーンは、以下のとおりです。

• 自社が主催したセミナーで外部の講師に講演してもらった際
• 取引先の担当者が自社のオフィスまで足を運んでくれた際
• 取引先や仕事仲間からお中元やお歳暮を受け取った際
• 取引先から会食やパーティーに招待してもらった際
• 取引先や上司から就任祝い・昇進祝いをしてもらった際
• お世話になった相手が異動・退職する際

また、経理担当者の場合は、取引先が迅速に代金を振り込んだことや無事契約を締結できたことなどに対する感謝を伝えるために、お礼状を作成することがあります。

お礼状の書き方・構成

お礼状は、以下の構成に従って作成することが一般的です。

1. 日付・差出人名・宛先
2. 頭語や結語
3. 時候の挨拶
4. 相手の近況を尋ねる文章
5. 本文（感謝を伝える内容）
6. 相手の健康を気遣う文章

ここから、迅速に融資を受けられたことに対する感謝を伝えた以下のお礼状を使って、書き方について詳しく解説します。

①日付・差出人名・宛先

お礼状の上部には、送信する日や差出人名、宛先を記載します。

日付は、「西暦」でも「和暦」でも構いません。ただし、縦書きの文書を作成する際は「和暦」を使用することが一般的です。また、上部に日付や差出人名を記載せず、末尾に記載することもあります。

差出人名の部分には、氏名だけでなく会社名・部署名も記載しましょう。また、住所や電話・FAX番号などを記載しておくことで、受け取った相手が以降連絡しやすくなります。

取引先の担当者宛に送る場合は、会社名・部署名・氏名の順に記載することが一般的です。担当者名が不明の場合や会社宛・部署宛にお礼状を送りたい場合は、「様」ではなく「御中」を使いましょう（例：サンプル株式会社 御中）。

②頭語や結語

一般的に、お礼状には頭語や結語を記載します。頭語とは、手紙の冒頭で「こんにちは」のような意味で使われる言葉です。頭語の具体例として「拝啓」「拝呈」「啓上」などがあります。

一方、結語とは手紙の最後に「さようなら」のような意味で使われる言葉です。「敬具」「敬白」「拝具」などが具体例として挙げられます。

結語は、頭語に対応する言葉を使わなければなりません。今回紹介しているお礼状では、冒頭に頭語として「拝啓」を使用しているため、対応する結語として「敬具」を記載しています。

③時候の挨拶

頭語の後には、時候の挨拶を盛り込みます。時候の挨拶とは、手紙のなかで季節感を表現するための言葉です。

かしこまったお礼状にする際は、「〇〇の候」の形式の表現を時候の挨拶として使います。1月なら「初春の候」や「新春の候」、2月であれば「余寒の候」や「立春の候」のように、時期にあわせて適切な表現を使いましょう。

また、ビジネスでは「〇〇の候」の後に相手の繁栄を喜ぶ言葉などを続けます。見本のように、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などと記載するとよいでしょう（見本では銀行が相手のため「貴行」を使用）。さらに、日頃の相手の行動に対して深い感謝や敬意を示した「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼を申し上げます」なども、時候の挨拶に続く言葉です。

なお、「〇〇の候」を使わずに「春の陽気が心地よい季節となりました」「冬の寒さを感じる中、いかがお過ごしでしょうか」などの言葉を時候の挨拶とすることもあります。

④相手の近況を尋ねる文章

お礼状には、相手の近況や健康などを尋ねる内容の文章を盛り込むこともあります。「いかがお過ごしでしょうか」「お変わりありませんか」などが具体例です。

また、見本では、「皆様にはお変わりなくご健勝にお過ごしのことと存じます」を使うことで、相手の健康に気遣う姿勢を示しています。「（ご）健勝」は、健康で元気なことを意味する言葉です。

⑤本文（感謝を伝える内容）

挨拶などの記載を終えたら、お礼状の本文を記載します。感謝していることについて、具体的に記載しましょう。

お歳暮やお中元を受け取ったことに感謝している旨、こちらからの依頼に迅速に対応してくれたことに感謝している旨など、シーン別で記載内容は異なります。見本は、自社の融資申請に対して取引銀行が迅速に対応したことへのお礼です。

単に「当社の融資申請に際しまして、迅速かつご丁寧にご対応いただき誠にありがとうございます」と伝えるのではなく、対応してもらったことでどのようなことがあったのか（例：「事業運営を滞りなく継続することができました」）を説明することで、より誠実な印象を与えられます。

また、「ありがとうございました」以外にも「感謝申し上げます」「感謝いたします」「感謝しております」などの感謝を示すための表現があります。状況に応じて使い分けるとよいでしょう。

さらに、感謝の気持ちを伝えた後で、今後の取引につなげるために「引き続きご指導ご鞭撻の程、何卒よろしくお願い申し上げます」のような表現を加えることもあります。

⑥相手の健康を気遣う文章

一般的に、お礼状の最後には「くれぐれもご自愛くださいませ」など相手の健康を気遣う文章を入れます。「まだまだ暑さが続きますので」「厳しい暑さが続いておりますが」「寒さ厳しき折」「寒さが本格的になってきました」のように季節にあわせた言葉を選ぶことも大切です。

また、ビジネスでは、「皆様のご健勝と貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」のように、相手の発展を祈る言葉で締めることもあります。

お礼状を送る際のポイント

お礼状を送る際のポイントは、主に以下のとおりです。

• できるだけ早く感謝の気持ちを伝える
• 目上の相手に送る際は書き方のマナーを意識する

それぞれ解説します。

できるだけ早く感謝の気持ちを伝える

お礼状を送る際は、できるだけ早く対応することがポイントです。相手に何かをしてもらってから数週間経ってから送付すると、感謝の気持ちが伝わりにくくなる可能性があります。

お礼状を送るタイミングの目安は、贈り物を受け取るなどしてから「3日以内」です。事情があり、すぐに対応できなさそうな場合は、まず電話やメールで感謝の気持ちやお礼状が遅れる旨を伝えるとよいでしょう。

また、早く対応できたとしても、相手に感謝の気持ちが伝わらなければお礼状本来の役割を果たせません。「何に対するお礼なのかを明記する」「お礼以外の要件については別の手段で伝える」などを心がけましょう。

目上の相手に送る際は書き方のマナーを意識する

上司など目上の相手や取引先に対してお礼状を送る際は、書き方のマナーを意識することもポイントです。感謝の気持ちを伝えて今後も良好な関係を続けようとしても、マナーに欠けたお礼状を送ると相手に失礼な印象を与えかねません。

たとえば、文章のなかで「お話になる」「いらっしゃられる」などの二重敬語を使うと、読み手に「過剰に丁寧でマナー違反ではないか」「わかりにくい」などと思われる可能性があります。二重敬語とは、ひとつの言葉に対して二重に敬語を使うことです。

また、便箋や封筒は白色で無地のものを使うことがマナーとされています。さらに、上質な紙を使用したり、縦書きの便箋に記入したりすると、よりよい印象を与えられるでしょう。

なお、相手との関係によっては、はがきやメールで送っても失礼とされないことがあります。

【ビジネスシーン別】お礼状の例文・文例

お礼状に盛り込む本文は、ビジネスシーンによっても異なります。ここで、9つのシーン別にお礼状の例文・文例を押さえておきましょう。なお、今回は主に経理部の担当者がお礼状を作成する前提で文面を作成しています。

契約締結についてのお礼

経理部で、契約関係を管理する窓口を担うケースもあります。契約成立直後に相手に感謝の気持ちを示すことで、信頼関係の強化や今後のスムーズなやり取りにもつながるでしょう。

新たに契約が成立した際に、取引先に対して送るお礼状本文の例文は、以下のとおりです。

このたびは、弊社と〇〇に関する契約をご締結いただき、誠にありがとうございます。 貴社との契約により◇◇が可能になり、▲▲の推進につながるものと期待しております。今後は契約内容に基づき、処理を円滑に進めてまいります。引き続き変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

講演してもらったことについてのお礼

社内向け経理研修を実施するなどで、経理担当者が外部講師とやり取りすることもあるでしょう。研修終了後にお礼状を送り研修の効果を伝えると、相手に好印象を与えて今後も依頼しやすくなります。

講演を依頼した講師に対して、後日お礼状を送る際の文例は、以下のとおりです。

このたびは、ご多忙の中弊社の「社員向け経理セミナー」で貴重なご講義を賜り、厚く御礼申し上げます。 会計基準の動向や請求・支払プロセスにおける実務上の留意点など、現場ですぐに活用できる内容ばかりで、参加者一同大変有意義な時間となりました。セミナー終了後に頂戴した資料は経理部内で回覧し、今後の運用改善に活かしてまいります。今後ともご指導のほどお願い申し上げます。

迅速に入金対応してもらったことについてのお礼

取引先によっては、代金を期日よりも早いタイミングで送金することがあります。早めに代金を回収することが資金繰りの改善につながる場合や、業務負担を軽減できる場合は、お礼状を送るとよいでしょう。

お礼状で感謝の気持ちを伝えることで、今後も取引先に早めに対応してもらえる可能性があります。請求書を送付してから、期日まで余裕があるのにもかかわらず取引先がすぐに対応した際の文例は、以下のとおりです。

このたびは弊社の〇〇をご注文いただき、誠にありがとうございます。 また、決算処理の関係上、迅速にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。今後ともお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

オフィスを訪れてもらったことについてのお礼

打ち合わせや契約で、取引先や金融機関の担当者が来社することがあります。とくに相手の拠点から自社までの距離が遠く、訪問までに多大な時間や労力をかけた場合などには、お礼状を送ると相手に丁寧な印象を与えられるでしょう。

条件面についての詳しい説明のために取引銀行の本部行員が来社したケースで、後日送るお礼状の文例は以下のとおりです。

先日はお忙しい中、銀行本部より弊社までお越しいただき誠にありがとうございました。 取引条件や今後の運用方針などについて直接ご説明をいただき、大変有意義な時間となりました。今後はお打ち合わせの内容をもとに、〇〇支店の▲▲様とも連携を取りながら事業計画書の策定を進めてまいります。引き続き変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。

お中元を受け取ったことについてのお礼

お中元を受け取った際は、お礼状を送ることがマナーとされています。7月に取引先からのお中元を受け取り、すぐにお礼状を発送する際の文例は、以下のとおりです。

このたびは、心のこもった品を賜り、誠にありがとうございました。 いつも細やかなお心遣いをいただき、深く感謝しております。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。暑さの厳しい時節柄、皆様のご健勝と貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。略儀ながら書中にて御礼申し上げます。

お中元は夏季に受け取るもののため、とくに季節に配慮しつつ文面を考えるとよいでしょう。

お歳暮を受け取ったことについてのお礼

お中元と同様に、お歳暮を受け取った場合もお礼状を送ることがマナーとされています。年末に取引先からのお歳暮を受け取った際に送るお礼状の文例は、以下のとおりです。

このたびは結構なお歳暮の品を頂戴し、誠にありがとうございました。 弊社の方こそ〇〇の皆様に大変お世話になったのに、このようなお心遣いまでいただき恐縮に存じます。年末のお忙しい時期とは存じますが、皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます。来年も変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

お歳暮は年末時期に受け取るものだからこそ、感謝の文面に「来年も変わらぬお付き合いを」など翌年を見据えた文言を入れることで、引き続き良好な関係を続けられるでしょう。

会食に招待してもらったことについてのお礼

取引先が主催する会食やパーティーなどに招待された場合も、出席後にお礼状を送ると丁寧な印象を与えられるでしょう。経理担当者として金融機関が主催する懇親会に招かれた場合のお礼状の文例は、以下のとおりです。

先日は貴行主催の懇親会の席にお招きいただき、誠にありがとうございました。 〇〇様より今後の金融動向についての貴重なお話を伺うことができ、また他企業の方々とも意見交換の機会を設けていただき、大変有意義な時間となりました。温かいおもてなしに心より感謝申し上げます。今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

就任祝い・昇進祝いをしてもらったことへのお礼

役員に就任した際や昇進した際に、取引先や元上司などからお祝いをもらうことがあるでしょう。就任祝いや昇進祝いを受け取ったら、お礼状を送ることがマナーとされています。

経理部長に昇進した際に、取引先からお祝いを受けたときに作成するお礼状の文例は、以下のとおりです。

このたびは私の経理部長就任に際し、過分なお祝いを頂戴し、誠にありがとうございました。 今後は経理業務全般の責任者として、より一層の正確性と効率化を追求し、貴社との信頼関係をさらに深めてまいります。今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。

なお、就任祝いや昇進祝いに対してお礼状を送る際は、過度にならない範囲でお返しの品を添えることがあります。

お世話になった相手に対するお礼（異動・退職時）

上司が異動したり退職したりする際に、今までお世話になったことに対して感謝の気持ちを込めてお礼状を送ることがあります。とくに経理担当者の場合、他部署の管理職と関わる機会もあるでしょう。

他部署でも接する機会が多かった総務部長が異動することを知った際に送る、お礼状の文例が以下のとおりです。

このたび〇〇部長がご異動になるとのお知らせを受け、喜びと寂しさが入り混じった思いでおります。 これまで公私にわたり多大なるご指導を賜り、心より御礼申し上げます。〇〇部長に経費精算や契約管理などの面でご助言をいただき、これまで円滑に業務を進めることができました。新天地でのさらなるご活躍をお祈り申し上げますとともに、今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。

まとめ

お礼状は、感謝の気持ちを伝えるために主に手書きで作成する手紙のことです。本記事で紹介した無料テンプレートを活用すれば、スムーズにビジネスシーンで使用するお礼状を作成できます。

お礼状を作成する際は、できるだけ早く対応することや、マナーを意識することがポイントです。ビジネスで感謝を伝える場面があったら、迅速にお礼状を送って相手と良好な関係を維持できるようにしましょう。