【無料テンプレート付き】社内向け送付状の書き方とケース別の例文を紹介

社内向けに書類を送付する場合、送付状を付けるべきか迷う方もいるでしょう。社外向けとの違いに悩む方もいるかもしれません。送付状を不備なく作成し、使用するには、社内でテンプレートや運用ルールを共有するのが有効です。

この記事では、社内向け送付状の無料テンプレートや例文、作成のポイント、送付状が不要なケースを解説します。

社内向け送付状の無料テンプレート

送付状とは、ビジネスにおいて書類や物品を送る際に添付する書類のことです。「送り状」「添え状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。送付状の添付は、必須ではありません。ただし、送付物の内容を明確にしトラブルの発生を防ぐためには、添付したほうが望ましいとされています。

送付状の書き方に特別な決まりはありませんが、記載するべきいくつかの項目があります。必要事項の漏れがない送付状を作成するには、テンプレートを活用すると良いでしょう。社内向け送付状の無料テンプレートを作成しました。送付状の不備をなくしたい方や、社内の送付状を統一したい方は、ぜひご活用ください。

社内向け送付状の書き方

送付状の書き方に特別な決まりはありませんが、一般的に以下の項目が必要といわれています。

1. 日付
2. 宛先
3. 送付元
4. 件名
5. 本文
6. 記書き

テンプレートに照らし合わせて、詳しく見ていきましょう。

1.日付

日付は、送付状の右上に記載します。送付状を作成した日付ではなく、発送する日付を記入しましょう。そのため、場合によっては送付する書類に記載された日付と、送付状の日付にズレが生じることがあります。

たとえば、請求書や納品書、領収書などには取引が行われた日付が記載されるため、送付状の日付とは異なる可能性があります。

なお、日付の表記は西暦でも和暦でも構いません。ただし、社内に記載ルールが設けられている場合は、それに従ってください。

2.宛先

送付状の左上には、宛先を記載します。宛先に必要な項目は、以下のとおりです。

• 部署名
• 役職名
• 氏名

氏名の後には、「様」を付けます。ただし、社内向けの送付状のため、相手との関係性によっては、より砕けた印象の「さま」や「さん」でも良いでしょう。また、敬称の使用を控える場合には、「様」を使用せず「〇〇部長」や「〇〇課長」など、役職を記すにとどめます。

送付先の具体的な担当者が分からない場合や、名前は知っているものの漢字が分からない場合には、「ご担当者様」を使用してください。担当者が複数と考えられるときには、「担当者各位」とします。

3.送付元

送付状には、送付元も忘れずに記載します。送付元として必要な項目は、以下のとおりです。

• 所属部署
• 役職名
• 氏名
• 連絡先

スムーズに連絡が取れるよう、連絡先には内線番号を記載します。併せて、電子メールアドレスや携帯電話番号を記載しておくと、離席時にも連絡が取りやすくなります。

メールアドレスや携帯電話番号は、社外向けのものではなく、社内で使用されているものを記載しましょう。

なお、送付元に記載する名前は、送付状の作成者本人とは限りません。例えば、上司が責任者となっている書類を代わりに送付する場合、送付元の名前は上司の名前を記載するケースもあります。

4.件名

件名は、内容が一目で分かることが重要です。「書類送付のご案内」「〇〇の書類送付の件」など、分かりやすく簡潔なものとします。

文字の配置は中央寄せとし、フォントサイズを大きくしたり太字にしたりすれば、より目立たせられます。

5.本文

本文は、件名の下に記載しましょう。

社内向けの送付状では、「拝啓」や「敬具」といったかしこまった挨拶は不要です。「いつもお世話になっております」や「お疲れさまです」など、簡単な挨拶文を添えてください。

挨拶文の後は、書類を送付する旨を伝えます。「下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます」など、要点が伝わりやすくシンプルな文面で作成することがポイントです。

6.記書き

本文の下には、記書きとして同封物一覧を記載します。中央に「記」と記載し、その下に箇条書きで書き出しましょう。

書類の種類に加えて、部数も記します。すべての同封物を記載したら、右下に「以上」と記載します。「以上」には文が完結したことを示す意味があるため、原則として「以上」の後には文章を書かないようにしてください。

また、記書きを使う場合は、送付状を1枚に収める必要があります。そのためにも、送付状には過剰な挨拶文などは書かず、シンプルな文面にすることが大切です。

【ケース別】社内向け送付状の例文

ここでは、社内向け送付状の例文を以下の3つのケースで紹介します。

1. 印鑑が必要ない書類を送付する場合
2. 印鑑が必要な書類を送付する場合
3. 製品サンプルを送付する場合

それぞれを詳しく確認し、社内向け送付状を作成する際にお役立てください。

ケース1：印鑑が必要ない書類を送付する場合

議事録や社内報など、印鑑が不要な書類を送付する場合には、以下の送付状を添付します。

ケース2：印鑑が必要な書類を送付する場合

送付する書類によっては、印鑑の捺印と返送が必要な場合もあります。印鑑が必要な書類を送付する際は、以下の送付状を添付しましょう。

印鑑が必要な書類の場合、まずは捺印が必要であることを件名および本文に記載します。また、返送のお願いと返送期日も本文に明記しましょう。返送が必要な際は、返信用封筒も忘れずに同封してください。

ケース3：製品サンプルを送付する場合

送付状は、書類以外のものを送る際にも使用します。一例として、製品サンプルを送付する場合の送付状を以下で確認しましょう。

社内向け送付状を作成するポイント

社内向けの送付状を作成する際は、社外向けとは異なる以下のポイントに気を付ける必要があります。

• 会社名は必要ない
• シンプルで分かりやすい文面にする
• 敬語を多用しすぎない
• 印鑑は不要のケースが多い

それぞれを詳しく見ていきましょう。

会社名は必要ない

ポイントの1つめには、会社名が必要ない点が挙げられます。社内向けの送付状は、送付先も同じ会社内のため、会社名や住所は不要です。

社内向けの送付状で重視されるのは、分かりやすさです。会社名や住所など余分な情報を記載すると、読みづらくなる可能性があるため、記載項目は必要最低限に留めましょう。

シンプルで分かりやすい文面にする

ポイントの2つめは、シンプルで分かりやすい文面にすることです。何月何日にどの部署からどの部署へ、何がいくつ送付されたかが、一目で分かる書面を目指してください。

また、社内向けの送付状は、送付先の業務の流れを止めないものにすることも肝心です。そのためには、業務に関係がない時候の挨拶や頭語結語は省略し、業務上必要な内容のみを簡潔に記載すれば足りると考えられています。

「拝啓」や「敬具」などは使用せず、送付先との関係を考慮し、「お疲れさまです」や「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶文を使いましょう。

敬語を多用しすぎない

社内向けの送付状では、敬語を多用しすぎない点もポイントです。敬語を多く使うと、簡潔さが損なわれる可能性があります。そのため、送付先に合わせたシンプルな文面に止めることが一般的です。

たとえば、社外向けの送付状であれば「書類を送付させていただきます。よろしくご査収くださいますよう、お願い申し上げます」などの文になります。一方、社内向けの送付状では「書類を送付いたします。ご確認ください」で足りるでしょう。また、社内向けの送付状の場合、敬称も簡略化される傾向にあります。「部長」や「課長」といった役職名には、敬称と同じ意味が含まれるため、「様」や「殿」は使わないケースが多いことは覚えておきましょう。

ただし、会社によっては、社内向けの送付状でも「様」を使う場合があります。文面の詳細は、社内の慣習に従うと安心です。

印鑑は不要のケースが多い

ポイントの4つめは、送付状の印鑑は、原則として不要の場合が多い点です。社内向けの送付状に印鑑を押してしまうと、それぞれの書類の役割や意味を理解していないと思われる可能性があります。

ただし、会社によっては慣習的に、送付状に印鑑を押すケースもあります。印鑑を押すか迷ったときには、社内ルールに従うようにしましょう。

社内向け送付状が不要な3つのケース

社内向けに書類や物を送る際は、原則として送付状が必要です。しかし、以下に該当するケースでは、送付状が不要とされます。

1. 内容を口頭で伝えられる場合
2. 電子メールで送付する場合
3. 電子帳票システムを使用している場合

送付状が不要な場合は、省略することで業務の効率化を目指せます。それぞれのケースを詳しく確認し、状況に合わせた送付状の適切な使い分けを行いましょう。

1.内容を口頭で伝えられる場合

送付状が不要なケースの1つが、内容を口頭で伝えられる場合です。例えば、対面で書類を渡すときには、その場で内容を伝えられるため、送付状を添付する必要はありません。

また、送付する書類の内容を事前に電話で伝えている場合も、送付状は不要とされます。受け渡す書類について、内容や部数などを相手方と共有できているときには、送付状は省略しても良いでしょう。

2.電子メールで送付する場合

送付状が不要なもう1つのケースは、電子メールで送付する場合です。

電子メールを使う場合は、メールの本文に書類のファイルを添付して送付します。電子メールで送付する場合、本文に簡単な挨拶や添付ファイルの内容を記載するのが一般的です。本文が送付状の内容を兼ねているため、改めて送付状を作成する必要はなくなります。

一例として、営業に関する資料を電子メールで送付する際の文面を以下に紹介します。

件名は、送付する書類の内容が分かるようにします。送付状と同様、過度な敬語や時候の挨拶は避け、分かりやすいシンプルな文面にしましょう。

3.電子帳票システムを使用している場合

電子帳票システムを使用している場合も、送付状が不要なケースに挙げられます。電子帳票システムを使って書類のやり取りや管理をしている場合は、システム上に送付元や宛先、書類の種類といった情報が保存されます。必要に応じて確認できるため、送付状を添付する必要はないでしょう。

電子帳票システムを活用すれば、書類の紛失や保管場所の確保といった問題も軽減できます。書類のやり取りに関する業務負担の軽減と効率化を目指すのであれば、電子帳票システムの導入も有力な選択肢となります。

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まとめ

社内に向けて書類や物を送る場合、送付状を添付することで、書類の確認漏れといったトラブルを防止できます。送付状には、日付や宛先、送付元、件名、本文、記書きを記載しましょう。社内向けの送付状を作成するポイントは、分かりやすくシンプルな文面にすることです。そのため、敬語や時候の挨拶の使用は控えることが望ましいでしょう。

なお、内容を口頭で伝えられる場合や、メールに添付して送付する場合、電子帳票システムを使用している場合などは、送付状が不要なケースもあります。送付状の書き方や要否は、会社によって異なる場合があります。会社の慣習やルールを確認し、送付状の適切な運用を目指しましょう。