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出張申請書のテンプレート｜申請の流れと記載項目、取り扱いの注意点

出張申請書と聞くと、「手続きが面倒」「差し戻されるのではないか」と感じる方は多いのではないでしょうか。従業員から出張前に出張申請書を事前提出してもらう会社は多いものです。従業員は提出書類をそろえる必要があり、経理や総務の担当者はチェックしなければなりません。

この記事では、マイナスなイメージを持たれがちな出張申請書について、概要や必要性、ワークフローや注意点を分かりやすく紹介します。なぜ必要か、どのような点に注意が必要なのかが分かれば、出張申請書の提出に余裕を持って対応できるでしょう。無料でダウンロードしてすぐ使えるテンプレートもぜひご活用ください。

出張申請書の基礎知識

出張申請書は、出張に行く前に提出する書類です。実は会社の規程・ルールによって作成や提出が定められるのが一般的で、法的な義務はありません。しかし、多くの会社で出張申請書が必要とされているのには理由があります。まずは出張申請書の概要を見ていきましょう。

出張申請書とは？

出張申請書とは、業務の一環として出張が必要になった場合に、出張の承認を得るためにまず提出する書類です。会社や上司に命じられて出張に行く場合と、従業員自らが必要性を感じて出張を希望する場合のどちらにおいても申請が必要です。

出張申請書の作成は法律で義務付けられているわけではありません。記載事項やフォーマットも会社によって異なりますが、主な記載内容はどの会社も共通しています。

前述の通り、多くの場合で出張に関する旅費規程が設けられており、規程に従って記載し提出しなければなりません。承認者の不在によって時間がかかる場合もあるため、早めに申請することをおすすめします。

出張時に申請が必要な理由

会社は提出された出張申請書から、出張が本当に必要なものであるかを確認できます。誰がどのような目的で「どこへ」、「いつ」出張するのかを会社が把握しておくことにも役立ちます。

自由に出張ができてしまうと、本来は必要のない出張や実際に出張に行かず費用だけ精算するカラ出張が横行する可能性もあります。不正防止のためにも、会社が申請や承認という手順の中で出張の妥当性を確認し、出張管理を行う必要があります。

出張後に不審な点がある場合も、出張申請書を確認することで不正が見つかることがあります。

従業員が出張をする場合は、旅費交通費や出張手当などの費用を会社が負担することが多いものです。費用を事前に把握することで、適切な経費管理ができます。経費の精算を行う経理担当者にとっても、概算であっても事前に経費の金額や費目がわかっていれば処理を行いやすくなります。

従業員が出張先で事故や災害などに巻き込まれる可能性もゼロではありません。トラブルが起きたときのために滞在先や連絡先を把握しておけば、非常時にもスムーズに安全確認を行い対処できるでしょう。

出張申請の流れ

Step1.出張申請書の作成

出張が決まったら、まず出張申請書を作成して上司の承認をもらいます。承認が下りたことを確認できたら、宿泊先や移動手段の手配を行います。

上司の承認が得られたら、出張申請書を経理や総務などの担当部署に提出します。出張そのものの許可だけでなく、勤怠管理上でも出張として扱ってもらうためです。上司が承認していたとしても、関連する部署に承認されていなければ、会社の許可がないとして欠勤扱いになることも考えられます。規程に従って申請書を作成し、早めに提出しましょう。

Step2.出張費用の仮払い申請

出張にかかる金額が高額の場合は、出張費用の概算額を前払金（仮払金）として受け取れることがあります。出張に行く従業員に対して、会社が出張費用の概算額を前払いしておき、出張後に実費との差額を精算するものです。前払いを受けられる場合は、出張申請書とともに仮払い申請書を提出する方式が一般的です。

出張に行くまでに前払金を受領するには、手順を踏んで承認を受ける必要があります。実際に前払いされるまでに時間を要することがあるため、早めに申請しておきましょう。

Step3.出張費用の精算

出張から戻ったら、従業員は実際にかかった出張費用を精算します。前払いを受けた上で金額が足りなかった場合は不足額の支払いを受け、余った場合は返金を行います。前払いがない場合は一旦従業員が全額立て替えておき、出張から戻ったら実際の費用を申請して支払いを受けます。

接待費や手土産代がかかった場合も、自社の出張旅費規程に従って精算します。精算時に必要となるため、経費の領収書はすべて保管しておきましょう。申請の金額と領収書の金額が異なると、精算してもらえないケースも想定されるので、なくしたりもらい忘れたりしないよう注意が必要です。

精算期限が設けられていることも多いため、出張から戻ったら早めに精算を行いましょう。

Step4.出張報告書の作成

最後に出張報告書を作成し、上司や会社に提出します。出張の概要や成果などを報告し、必要な情報を共有することで、今後の対応にも役立つでしょう。事前に申請したスケジュールや経費の金額・内容、訪問先などの整合性を確認して報告を行う必要があります。

出張申請書の主な記載項目

出張申請書の書式は会社によって異なるため、自社の規程に従って作成する必要があります。しかし、出張申請書の主な記載項目はどの会社も共通しています。一般にどのような内容を記載するのかを押さえましょう。

①申請日

まず申請を行う年月日を記載します。出張に出た日や戻った日ではなく、申請日を記入することに注意しましょう。西暦と和暦のいずれを記載するかは社内で統一します。分からなければ担当者に確認するといいでしょう。

②申請者の所属部署・氏名

申請者の所属部署や氏名、社員番号などを記載します。同行者がいる場合は、全員について記載しましょう。上司と出張に行く場合は、上司の氏名を先に書き、自分の氏名は後に書くことが一般的です。

➂出張先

出張で訪問予定の地域を記載します。会社からの連絡が必要となる場合もあるため、携帯電話の番号など連絡先も記載しておくといいでしょう。

④出張期間/出張スケジュール/目的

訪問する予定の会社や担当者名、訪問の目的や滞在期間・日程など、詳細を具体的に記載します。訪問の目的は「商談」「クレーム対応」など簡潔にわかりやすく記載します。複数の訪問先がある場合も省略せず記載しましょう。宿泊を伴う場合は宿泊地や宿泊施設名とその連絡先も記載します。

旅費明細

出張にかかる旅費を記載します。宿泊料や日当など、申請書の欄に応じて正確に記載しましょう。公共交通機関を利用する場合は手段やルート、運賃なども記載します。出張後に提出する経費の明細書や領収書と突き合わせて確認を行うため、あらかじめ調べて間違いのないよう記載しましょう。

⑤旅費精算額

出張にかかる経費の合計金額を記載します。日当や宿泊料、交通費やその他の支出などの合計を正確に計算して記載します。前払金がある場合はその金額も忘れずに記載しましょう。

出張申請書を取り扱う際の注意点

提出された出張申請書について、経理や総務の担当者は適切に取り扱う必要があります。申請内容の確認や一定期間の保管が必要であることを知っておきましょう。

申請された費用の確認

出張申請書に記載された費用について、正当性・必要性のあるものかを確認しましょう。金額についての規程がある場合は、範囲内であるかの確認も必要です。前例と金額が大きく異なる、不自然に高額である、用途が不適切であるといった場合は、速やかに申請者に確認を行いましょう。

出張申請書の取り扱いや確認には手間がかかるため、システムを導入して効率化することも一つの方法です。クラウド型の経費精算システムなら、出張中にスマートフォンなどから経費の申請ができるものもあります。承認者の押印や煩雑な手続きも不要になるなど多くのメリットがあるため、効率化のために検討してもいいでしょう。

出張申請書の保管

出張申請書の作成は義務ではないものの、作成した場合は法定保存文書に該当し、3年間の保存が必要です。法定保存文書とは、法律で保存が義務付けられている文書のことです。保存は紙でもデータ形式でもよいとされています。

会社が出張や経費の必要性を認めていれば、経費として扱えます。しかし、その証拠がないと税務調査で指摘されれば、経費として計上できず、ペナルティを受ける可能性があります。税務調査では本来必要性のない費用が計上されていないか細かくチェックされます。特に日当は非課税のため、念入りにチェックされることが多いものです。

出張申請書は経費が正当に使われていることの証明となるため、税務調査対策のためにも適切に保管しておきましょう。

まとめ

出張申請書は出張そのものの正当性・妥当性を確認し、経費を確実に計上するために重要な書類です。出張の決定から経費精算まで手間や時間のかかることが多く、複数の担当者の承認が必要な場合もあるため、早めの提出や処理が大切です。経費に関する重要な書類でもあるため、処分することなく適切に保管しておきましょう。