仕入・在庫管理のエクセルテンプレート｜内容や目的も解説

「仕入管理ってどうすればいいの？」とお悩みではありませんか。エクセルのテンプレートを活用することで、仕入管理をすぐに始められます。仕入管理は、「在庫」と「金額」という2つの側面から行わなければなりません。本記事ではすぐ使える3つの無料エクセルテンプレートを紹介し、仕入管理について詳しく解説します。

仕入・在庫管理に役立つエクセルテンプレート

仕入管理には、次のテンプレートが役立ちます。

• 在庫管理表
• 仕入帳
• 仕入先元帳

無料でダウンロードできるエクセルのテンプレートのため、使いやすくカスタマイズすることも可能です。ぜひ仕入管理にお役立てください。

作成する目的や記載事項については、後ほど詳しく解説します。

仕入管理とは

仕入管理は、次の2つに大きく分類できます。

• 商品・材料の在庫の管理
• 仕入にかかる金額の管理

仕入には、「モノ」と「お金」の2つの要素が伴います。どちらかだけを管理するのではなく、両方を同時に管理することが必要です。仕入れたものは数量をしっかりと管理するとともに、仕入にかかった費用を把握して確実に支払わなければなりません。

2つの仕入管理について、以下で詳しく解説します。

商品・材料の在庫の管理

仕入れたものの種類や数量は、在庫として管理する必要があります。在庫には、仕入れた商品や材料そのものだけでなく、製造業における仕掛品や半製品なども含まれます。

在庫管理には「在庫管理表」が有用です。月末や期末に棚卸在庫を数えて記録する「棚卸表」も在庫管理表の1つです。

仕入にかかる金額の管理

在庫数だけでなく、商品や材料の仕入にかかった金額も管理しなければなりません。仕入全体の金額を把握することはもちろん、仕入先ごとの買掛金を把握することも必要です。

仕入に関するお金の管理には「仕入帳」が主に使われます。仕入帳にはすべての仕入を時系列に記載します。

仕入先ごとに情報を記載する「仕入先元帳（買掛金元帳）」も、仕入金額の管理に便利です。1つの仕入先に関するデータが集約されるため、買掛金の残高を把握するために役立ちます。

在庫管理表とは

在庫管理表とは、在庫の入出庫状況や数量について記録した表です。在庫について「何が」「いくつ」あるのか、「何が」「いつ」「いくつ」動いたのかを把握できます。以下では、在庫管理表を作成する目的と主な記載事項について紹介します。

作成する目的

在庫管理表を作成する目的は、在庫状況の可視化です。これにより、次のようなメリットを得られます。

• 必要なときにスムーズに在庫を出庫できる
• 過去の出庫数から、過不足のない仕入の数量を見積もれる
• 先入れ先出しができる
• 利益につながらない在庫を早期に処分できる
• 月末や期末の棚卸が楽になる

出庫に関する業務が効率化されることで、従業員の負担軽減や作業時間の短縮が期待できます。また、適切な在庫管理ができれば、「多く販売したいときに足りない」「仕入の量が多すぎてさばききれない」という事態を防止できるでしょう。

先入れ先出しを徹底できれば、在庫の劣化や廃棄のリスクを軽減できます。動きの悪い在庫を早い段階で処分することで、保管や管理にかかるコストの削減も可能です。

主な記載事項

在庫管理表の主な記載事項は次のとおりです。

• 品名
• 日付
• 入庫数
• 出庫数
• 在庫数（差引残高）

在庫管理表には、1つの商品や材料の入出庫について時系列に記載する「単票タイプ」と、在庫全体の入出庫を管理できる「在庫移動表タイプ」があります。どちらのタイプも、記載項目はほぼ同じです。

仕入帳とは

仕入帳とは、仕入に関する情報を時系列に記載することで、すべての仕入を把握できる帳簿です。さまざまな仕入先からの仕入の情報を、仕入帳1つで確認できます。仕入帳を作成する目的と主な記載事項について、以下で見ていきましょう。

作成する目的

仕入帳を作成する目的は、仕入にかかる金額や仕入単価を把握することです。これにより、次のようなメリットを得られます。

• 仕入金額から適切な販売価格を設定できる
• 複数の仕入先の仕入単価を比較しやすい
• 資金繰りの安定に役立てられる

販売価格を適切に設定し、利益率を向上させるには、仕入金額を把握することが重要です。仕入帳に記載された仕入先ごとの単価を比較することで、利益を確保するためにどの仕入コストを下げればよいかを検討できるでしょう。仕入に必要な支払金額が分かれば、資金繰りにも役立ちます。

主な記載事項

仕入帳の主な記載項目は次のとおりです。

• 日付
• 仕入先
• 品名
• 数量
• 単価
• 仕入金額
• 支払金額
• 差引残高

必要に応じて、次のものも記載するとよいでしょう。

• 品番・コード
• 摘要
• 担当者

仕入帳では、仕入先を問わずすべての仕入について、時系列に沿って記載します。

仕入帳はひと月ごとに作成することが一般的です。月末には締め作業をして次月に繰り越し、次の月は新しいシートやページで作成します。

仕入先元帳とは

仕入先元帳（買掛金元帳）とは、仕入先ごとに仕入を時系列で記載する帳簿です。1つの仕入先について、買掛金の残高や仕入状況を把握できます。仕入先元帳を作成する目的と主な記載事項について、以下で見ていきましょう。

作成する目的

仕入先元帳を作成する目的は、仕入の金額や数量などを仕入先ごとに把握することです。これにより、次のようなメリットを得られます。

• 取引先ごとの仕入の状況や推移が分かる
• 買掛金の支払いを確実に行える
• 仕入金額を複数の仕入先と比較できる

仕入帳では仕入がひとまとめになっており、すべての仕入を時系列的に把握できます。その反面、1つの仕入先との取引について知りたい場合にはやや見づらいことがあります。取引の総額や量を仕入先ごとに確認したい場合には、仕入先元帳が便利です。

仕入先との信頼関係を維持するためには、毎回の支払いを確実に行う必要があります。仕入先元帳で買掛金を管理することで支払いの漏れを防止でき、請求書が届いたときの照合作業も効率化できます。

リスク軽減のために、仕入金額を複数の仕入先に分散させたい場合にも、仕入先元帳の情報は役立つでしょう。

主な記載事項

仕入先元帳の主な記載項目は次のとおりです。

• 仕入先
• 日付
• 品名
• 数量
• 単価
• 仕入金額
• 支払金額
• 差引残高

記載項目は仕入帳とほぼ同じですが、仕入先ごとに情報を整理できる点が仕入帳と異なります。仕入先元帳を作成することで、特定の仕入先から何をどれだけ仕入れているか、買掛金がいくら残っているかを迅速に確認できます。

仕入先元帳も仕入帳と同様に、1か月ごとの締め作業が必要です。

仕入管理の流れ

仕入管理は、在庫管理表や仕入帳などを使ったものだけではありません。次のような流れのなかで、適切な対応や仕入先とのやり取りをする必要があります。

1. 仕入先候補への見積り依頼
2. 購買契約・発注
3. 入庫・検収
4. 仕入代金の支払い

それぞれの流れを以下で詳しく見ていきましょう。

1.仕入先候補への見積依頼

仕入を始める前段階として、まず仕入先をしっかりと検討することが大切です。初めに、仕入を検討している商品について、仕入先候補に見積りを依頼します。見積りを受け取ったら、内容や仕入予算などを考慮し、仕入を行うかどうかを検討します。

2.購買契約・発注

仕入を実施することが決まったら、次のステップは発注です。継続的に仕入れる場合は、購買契約書を交わすのが一般的です。契約期間や取引の締日、支払方法などを取り決め、保証や機密保持に関する契約も結びます。仕入が単発の場合は、購買契約を取り交わさないケースもあります。

3.入庫・検収

商品が届いたら、入庫・検収の作業が必要です。仕入先から受け取った納品書と実際の商品を照合し、間違いがないかどうか確認しましょう。仕入先によっては、受領書や納品書の控えにサインや押印を求められることもあります。また、このタイミングで在庫管理表に入庫情報を記載します。

納品書をもとに、仕入帳や仕入先元帳への記載もしなければなりません。記載後は数量や単価に誤りがないか確認しましょう。

4.仕入代金の支払い

締日を迎えると、仕入先から請求書が届きます。受け取った請求書は、仕入先元帳と照合して内容を確認します。内容に誤りや不明点がある場合は、仕入先に問い合わせてください。問題がなければ、支払いの準備をします。あらかじめ取り決めた支払方法で、支払期限に遅れることなく支払いましょう。

仕入管理を行うメリット

仕入管理を適切に行うことで、次のようなメリットを得られます。

• 適切な発注・仕入ができる
• 情報をスムーズに共有できる
• 将来の見通しに活かせる

それぞれのメリットについて、以下で詳しく解説します。

適切な発注・仕入ができる

仕入管理を行うことで、適切な発注や仕入が可能です。

在庫の状況が分かっていれば、何をいくら仕入れればよいのかを計算しやすくなります。仕入時点の在庫数だけでなく、過去から現在にかけての在庫の変化から、適切な在庫数を見積もることも可能です。

仕入の金額を管理しておけば、新たな仕入にかけるべきコストも考えやすいでしょう。無駄な仕入を削ったり、利益が見込めるタイミングに合わせて多く仕入れたりするためにも役立ちます。

情報をスムーズに共有できる

日ごろから仕入管理を継続することで、必要なタイミングでスムーズに情報共有ができます。

たとえば、経理と製造といった異なる部門間でも、在庫管理表があれば詳細な在庫数の共有が可能です。仕入管理に関するデータを社内の共有フォルダに入れておけば、仕入に関するリアルタイムの情報を確認できます。

将来の見通しに活かせる

仕入管理のデータは、長期的な見通しを立てる際にも役立ちます。

仕入金額と販売価格から、無駄なく効率的に利益を得られているかが分かります。仕入れた商品ごとの利益率を計算して比較し、より多くの利益が期待できる商品の仕入を増やすといった方針の転換も可能です。

過去の仕入データから、今後の仕入にかかる費用を概算したり、より安価な仕入先を検討したりするためにも有用です。

仕入管理ではデータを収集するだけでなく、分析や考察に活用するとより多くの効果が期待できます。

Excel(エクセル）で仕入管理をする際の注意点

さまざまなメリットのある仕入管理は、Excel（エクセル）を使うことですぐに始められます。その一方で、Excelを使う際の注意点を理解しておくことも大切です。以下で具体的に注意点を見ていきましょう。

入力ミスを防止する

エクセルでの仕入管理は手入力が基本のため、入力ミスの防止に努めましょう。在庫数や仕入の頻度が多いとミスが発生しやすくなるため、とくに注意が必要です。

入力ミスを防止するために、入力した数値が正しいかどうかダブルチェックをしましょう。入出庫後の在庫数や仕入金額の差引残高は、関数をうまく使うことで自動計算が可能です。

エクセルの「データの入力規則」機能も有効に使いましょう。取引先や品名は「リスト」機能によりドロップダウン形式で選択できるように設定すると、ミスを防止できるとともに入力の手間を省けます。日付や整数といった「入力値の種類」を指定することも可能です。

誤ってデータを上書きしてしまうことのないよう、入力時以外は特定のシートやセルを保護することも方法の1つです。

そのほか、入力作業の工程を見直す、入力内容を必要最低限にするといった方法が考えられます。

ルールを設けて運用する

複数人で仕入管理をする場合は、属人化しないように共通のルールを設けて運用しましょう。

エクセルは多くのビジネスパーソンが慣れ親しんでいるツールである一方で、マクロやVBAなど知識を要する使い方もあります。そのため、知識のある一部の人しか使いこなせない形式で管理すると、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

また、データを扱うすべての人が内容を正しく把握できるようにしておくことも大切です。たとえば、入力者にしか分からない記号や、入力者のみが見やすいフォーマットを使うと、せっかく収集したデータを有効活用できません。データを参考にしたくても入力者に確認しなければならないため、作業の効率が落ちてしまいます。

誰にとっても使いやすい仕入管理用のシートや帳票を作成しましょう。

まとめ

仕入管理には、在庫の管理と仕入金額の管理といった2つの側面があります。過不足なく販売や製造を行うためには、在庫管理が不可欠です。仕入にかかるコスト管理や支払い処理も、確実に行わなければなりません。そのため、どちらかだけではなく、両方の管理を並行して進める必要があります。

在庫管理に便利なツールには、在庫管理表・仕入帳・仕入先元帳があります。いずれもエクセルを使えばすぐに使い始められ、業務に合わせてカスタマイズも可能です。ぜひエクセルのテンプレートを活用して、正確な仕入管理を行いましょう。