【英語版】支払明細書の無料エクセルテンプレート｜請求書との違いも解説

この記事では、支払明細書の英語版無料エクセルテンプレートと記載項目を解説します。併せて、支払明細書の基本事項と英語版のポイント、他の書類との違いを紹介します。

支払明細書を英語で作成することに悩んでいる方や、初めての英語書類作成に不安がある方は、ぜひ参考にしてください。

【英語版】支払明細書の無料エクセルテンプレートを紹介

外国企業との取引を行う会社であれば、英語での書類作成が必要なケースもあります。英語の書類を作成した経験が少ない方は、作成業務を負担に感じる方もいるでしょう。

ここでは、英語版支払明細書の無料エクセルテンプレートを紹介します。英語での書類作成に悩んでいる方や、英語版のひな形が欲しい方は、ぜひ参考にしてください。

支払明細書とは？英語でのポイントも確認

支払明細書は、金銭のやり取りに関する内容や金額を記載した書類です。金銭を支払う側が、受け取る側に対して発行します。

支払明細書は、英語では「payment details」や「payment statement」と呼ばれます。請求明細書は「billing statement」と呼ばれるため、作成時は混同しないよう注意が必要です。

支払明細書を発行する目的

支払明細書の発行は法律で義務付けられてはいないため、作成をしなくてもペナルティは課されません。では、支払明細書はどのような目的で必要とされるのでしょう。

ここでは、支払明細書を発行する目的や理由を2つ解説します。

取引内容を明確にするため

支払明細書を発行する目的の1つが、取引内容を明確にすることです。

請求書発行の前段階として支払明細書を作成することで、取引内容を事前に確認できます。これにより、ミスや契約内容の取り違えといったトラブルを防止できるでしょう。

特に、取引件数が多い場合や契約金額が大きい場合には、トラブルから自社を守るためにも支払明細書を発行することをおすすめします。

支払金額を説明するため

支払い金額を説明することも、支払明細書を作成する目的の1つです。書面上で取引した商品名や単価、個数、消費税などを明記することで、双方が納得したうえで支払い手続きを進められるでしょう。

また、支払う金額から何らかのお金を差し引く場合には、支払明細書で通知することで、請求書発行時にトラブルになるリスクを軽減できます。

英語の支払明細書に記載する項目

ここでは、英語の支払明細書に記載する以下の7つの項目を解説します。

1. タイトル（Payment Statement）
2. 取引先名（Attention：）
3. 発行者名（Company Name）
4. 管理番号（No.）
5. 発行日（Issue Date）
6. 取引内容（Details）
7. 署名（Authorization Signature）

それぞれを詳しく見ていきましょう。

1.タイトル（Payment Statement）

支払明細書の英語のタイトルは、「Payment Statement」です。支払明細書を作成する際は、まずは一番上に「Payment Statement」と記載しましょう。

他の項目よりも文字を大きくすることで、相手が書類の種類をひと目で把握しやすくなります。

2.取引先名（Attention：）

取引先名には書類を発行する相手の会社名および住所、電話番号を記入します。英語表記の際は、「Attention：」や「Attn：」を使用しましょう。

英語表記の場合、日本語表記とは住所の書き方が異なります。まず番地と町村名などを記載し、次に都市名および都道府県名、郵便番号、最後に国名を記入しましょう。

記載例は、以下のとおりです。

Suite 801 123 40th Street, New York NY 10035 USA

3.発行者名（Company Name）

発行者名には、支払明細書を発行した会社の名称、住所、電話番号などを記載します。英語表記の場合は、「Company Name」を使用しましょう。

担当部署がある場合や担当者がいる場合には、会社名と併せて記載することで、責任者を明確にできます。

4.管理番号（No.）

管理番号は記載が必須ではありませんが、書類の管理をしやすくするためには、記載した方が良いでしょう。特に、取引先や取引数が多い会社の場合は、管理番号を記載することで書類の紛失や取り違えなどの不備を減らせます。

管理番号は、「No.」で記入してください。発行日と並べて記載することで、より管理しやすくなります。

5.発行日（Issue Date）

支払明細書には、発行日も記載しましょう。発行日の英語表記は、「Date」または「Issue Date」です。

英語表記の場合、日本語表記とは日付の記載方法が異なります。英国式の場合は、「日／月／年」の順で記入してください。米国式は、「月／日／年」の順に記載しましょう。

日付の書き方の具体例は、以下のとおりです。

【英語版日付の書き方】 　・英国式：10 November 2025 　・米国式：November 10, 2025

6.取引内容（Details）

取引内容は、「Details」に記載します。取引内容の詳細には、以下を記載しましょう。

• 日付：Date
• 商品：Item
• 数量：Quantity
• 単価：Unit price
• 小計：Subtotal

どのような取引が行われたかがわかるよう、数量や単価なども細かく記すことが重要です。

7.署名（Authorization Signature）

英語版の支払明細書では、会社印を押印する代わりに、署名が使用されるケースがあります。その場合は、署名欄「Authorization Signature」を設けましょう。

印鑑と署名のどちらを採用しているかは、国や企業によって異なります。外国の企業と取引をする際は、事前に確認すると安心です。

支払明細書と他の書類の違い

最後に、ビジネスでよく使用される領収書および請求書と、支払明細書との違いを解説します。どのタイミングでどの書類を用いるか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

支払明細書と領収書の違い

領収書は、代金の支払いが済んでいることを証明するための書類です。そのため、代金の支払い終了後に、代金を受け取った側が支払った側に対して発行します。

支払明細書が取引内容の確認に役立つ一方で、領収書は金銭の授受に関するトラブルの防止が期待できます。トラブルから自社を守りたいと考えている方は、両方の書類を作成し備えることが重要です。

支払明細書と請求書の違い

請求書は、取引に基づいた代金の支払を要求する書類です。支払を請求する法的効力の有無が、支払明細書との主な違いといえるでしょう。

支払明細書を作成せず請求書を発行するケースもありますが、代金提示後の手続きをスムーズに進めるには、事前に支払明細書による取引内容の確認を済ませると安心です。

なお、請求額は支払明細書の内容を基に決定します。そのため、請求書発行のタイミングは支払明細書よりも遅くなります。

まとめ

支払明細書は、金銭のやり取りに関する内容や金額を記載した書類です。金銭を支払う側が、受け取る側に対して発行します。

外国の企業と取引をする場合には、支払明細書を英語で作成する必要があります。英語の場合、日本語と表記が異なるだけでなく、住所や日付を記入する順番にも違いがあるため、注意が必要です。英語での支払明細書を発行する際は、細心の注意を払い、不備のない書類作成を心掛けましょう

初めて英語での書類を作成する方や、書類の内容に不安がある方は、本記事で紹介した無料エクセルテンプレートをぜひご活用ください。