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見積書に使えるテンプレート｜記載項目と発行の流れ、作成時の注意点

日々商品やサービスを取引するビジネスにおいて、見積書と請求書は欠かすことができないフォーマットです。中でも、見積書は、商品の受注の成否を分ける重要な書類です。きちんと知識を持っておくことで、ビジネスでの失敗を防ぐことができます。

この記事では、主経理担当者の方や営業担当の方に向けて、見積書の項目や作成にあたっての注意点を説明します。

見積書の基礎知識

発注前に、顧客に取引内容を確認してもらうものが見積書です。

まずは、見積書の定義や発行から取引の流れなど、基本的な知識を解説します。

見積書とは？

見積書とは、契約の前に受注者が発注者に対して提出する書類です。提供する商品・サービスの価格が、品目名や単価、取引条件などとともに記載されています。

発注者は見積書を見て、契約をするかどうかを判断します。減額などの交渉を行うこともあります。

見積書と請求書の違い

見積書と請求書は、商品やサービスの提供完了の有無によって区別されます。見積書はこれから提供する商品・サービスの価格を知らせるものです。一方、請求書は既に提供した商品・サービスについて、お金の請求を行うものです。

見積書はインボイス制度の影響を受ける？

見積書は、インボイス制度（適格請求書等保存方式）の影響を受けません。

インボイス制度とは、消費税の税率と税額を正確に伝える制度です。インボイス制度に対応するためには従来の区分記載請求書に必要事項を追記する必要があります。2023年10月に制度が開始して以降、仕入先などが発行する適格請求書（インボイス）がないと、原則的に消費税の仕入税額控除を受けられません。しかし、あくまでこの制度は請求書が対象のため、見積書のレイアウトや内容に変更の必要はありません。

見積書の発行と取引の流れ

では、見積書の発行の流れをみていきましょう。

・Step1. 見積もりの依頼を受けたら概算金額を算出・提示する

商品・サービス提供の問い合わせを受けたら、まずは依頼内容に基づき概算金額を算出し、発注者に提示します。これは、発注者と受注者の間で認識の齟齬が起こらないよう、商品・サービスの内容を確認しておくために行います。

・Step2. 見積金額を確定して正式な見積書を作成・送付する

概算見積もりで大枠の合意が得られたら、正式な見積書を作成します。

予算に合わない場合や、他の業者と相見積もりを取られた場合は、価格交渉を受けることもあります。

・Step3. 発注書を受領する

見積書を送付する際、発注書（注文書とも言います）も送付するのが一般的です。発注書は、正式に発注を行ったことを相互に確認するための書面です。この発注書には見積書に記載された金額が記載されており、発注者はその内容に同意したという証として、記名押印をし返送します。

・Step4. 商品・サービスを提供し納品書を送付する

発注書を受け取った受注者は、商品・サービスを提供します。提供時に提出するのが、納品書と受領書（検収書）です。納品書と受領書はセットになっており、納品書は商品・サービスを受け取った証として、発注者が保管します。発注者は受領書に「受け取りました」との意味で記名押印し、受注者に渡します。

・Step5. 受領書（検収書）を受領する

受領書は、発注者が商品・サービスを受け取ったことを示す証です。この証を受注者が控えとして保管しておくことで、金額を請求する際に、証拠書類として使えます。

・Step6. 請求書を発行する

請求書を作成し発行します。請求書には見積書と同様、金額や件名が記載されます。また、振込先の銀行口座や、振込期限も記載されています。

・Step7. 入金を確認し、要求に応じて領収書を発行する

請求書を発行し、銀行への入金を確認します。一般的には請求書があれば支払い側の取引は完了となります。しかし、取引先によっては、領収書の発行を要求される場合があるため、要求があった際には領収書を発行します。

見積書の主な記載項目

では、見積書の標準的な書式を例に、細かい注意点をチェックしていきましょう。

①タイトル

見積書のタイトルを記入します。「見積書」「御見積書」「お見積書」など記載するのが一般的です。見積書の形式に法的な決まりはないため、テンプレートのまま使用しても問題ありません。

②見積日（発行日）

見積書を発行した日を入力します。

見積書に記載しておいた方がよいのが「有効期限」です。見積書に記載された金額で、いつまで商品・サービスを提供できるのかを明確にしておかなければ、見積書発行から期間が空いた場合に料金変更がしづらくなってしまいます。

➂提出先（宛先）

法人の場合は、「会社名+御中」、個人の場合は「個人名＋様」と記載しましょう。

④提出者（発行者）

会社名・住所・連絡先を記載します。（担当者：○○）など、担当者を記載してもよいでしょう。

⑤件名・見積金額

件名には見積書の対象となる商品・サービスを記載します（例：「原稿作成代」や「水道工事費」、「品物代」など）。

見積金額には、見積書に記載した商品・サービスの合計金額を記載します。

⑥明細

商品サービスの具体的な内容を、その単位とともに記載します。また、値引きがある場合もこちらに記載します。

名称	数量	単価	金額
あんぱん	10個	100円	1,000円
出精値引き			△100円

また、工事など、単位がつけられない場合は、以下のように表現します。

名称	数量	単価	金額
水道工事	一式		100,000円

⑦小計・消費税・合計金額

明細に記載された商品・サービスの税抜金額の小計、それに対応して発生する消費税、最終的に支払う消費税込みの合計金額を表示します。また、発注者が消費者である場合、消費税込みの金額を記載する必要があります。

計算間違いが発生しないよう、Excelのフォーマットやシステムを用い、自動計算されるようにしておきましょう。

⑧備考

見積書の内容に関して付け加える事項があれば、この欄を利用します。

例えば、見積り金額を税抜金額で表示する場合は、「上記金額に、消費税は含まれておりません。」などを記載します。

見積書作成時の注意点

見積書は発注者にとって判断の重要材料であることから、不用意な書き方をしてしまうとトラブルが発生してしまう可能性があります。昨今はペーパーレスの観点からpdfファイルなどの電子情報で見積書を発行し、法的には不要な会社印を省略し送付するなど、授受方法も電子化されてきています。ここでは、見積書作成時に気を付けたい注意点をいくつか紹介します。

見積書の有効期限を忘れずに記載する

見積書作成後、状況の変化によって金額の変更が必要になることがあります。作成後のコスト変動などに備えるため、有効期限は必ず記載しましょう。会社で使われているレイアウトに有効期限の欄がない場合には、備考欄などに記載するのもよいでしょう。

作成した見積書を保管する

取引にあたって作成し、受領した見積書は、国税関係書類として一定期間の保管が義務付けられています。作成した側は、見積書の控えを保管します。

保管が必要な期間は、個人事業主の場合は原則5年間、法人の場合は原則7年間です。

昨今では、電子帳簿保存法の改正により、こういった国税関係書類を紙の代わりに電子データでも保存できるようになりました。その場合でも保管期間は変わりません。

納期や支払い期日に関する記載を忘れない

見積書作成の前提として、納期や支払い期日も合わせて記載しましょう。

例えば工事の見積書であれば、以下のように記載します。

・工期：着工より30日間

・取引条件：工事終了翌月末日一括振り込み

正確な工数を確認しておく

工数とは、作業完了までに必要となる人の数と時間を作業量（単位：〇人時）で表現したものを指します。例えば、3人が5時間がかりでできる作業であれば、「3×5＝15人時」と表します。

工事などのサービス提供の見積もりをする際は、正確な工数を確認しなければ精度が低い見積もりになってしまいます。結果として、自社が大きく損をする可能性があるため注意しましょう。

まとめ

今回は、見積書について説明しました。

見積書は、提供する商品・サービスの内容や、支払い条件などを会社間できちんと確認するために重要な書類です。作成にあたっては、なるべくテンプレートを用いて、今回説明したような項目が抜けもれないように注意しましょう。