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見積書の無料エクセルテンプレート｜記載事項と作成時の注意点は？

ビジネスにおいて、商品の取引やサービスの提供に欠かせないのが見積書と請求書です。中でも、見積書は、商品の受注の成否を分ける重要な書類であり、しっかりした知識を持っておけば、ビジネスでの失敗を防ぐことができます。

この記事では、主に経理担当の方や営業担当の方に向けて、見積書のテンプレートを提供するほか、記載項目や作成にあたっての注意点を説明いたします。

見積書の無料エクセルテンプレート

こちらのテンプレートはエクセル形式でタテ型のシンプルなもので、無料でダウンロードいただけます。
個人・法人を問わず利用できるため、業務の手間を省くためにぜひご活用ください。

見積書の基礎知識

発注前に、顧客に取引内容を確認してもらうものが見積書です。まずは、見積書の定義や発行から取引の流れなど、基本的な知識を解説します。

見積書とは？

見積書とは、契約の前に受注者が発注者に対して提出する書類です。提供する商品・サービスの価格が、品目名や単価、取引条件などとともに記載されています。

発注者は見積書を見て、契約をするかどうかを判断します。減額などの交渉を行うこともあります。

見積書と請求書の違い

見積書と請求書は、商品やサービスの提供完了の有無によって区別されます。見積書はこれから提供する商品・サービスの価格を知らせるものです。一方、請求書は既に提供した商品・サービスについて、お金の請求を行うものです。

見積書はインボイス制度の影響を受ける？

インボイス制度とは、消費税の税率と税額を正確に伝える制度です。この制度は基本的に請求書が対象のため、見積書のレイアウトや内容を変更する必要はありません。ただし、見積書も請求書に記載を合わせたほうが親切でしょう。インボイスに対応した見積書については、後ほど詳しく説明します。

インボイス制度に対応するためには、区分された消費税率ごとの記入や登録番号などの必要事項を記載した、適格請求書（インボイス）を作成する必要があります。適格請求書がないと、原則的に消費税の仕入税額控除を受けられません。

見積書の発行と取引の流れ

では、見積書の発行の流れをみていきましょう。

Step1.見積もりの依頼を受けたら概算金額を算出・提示する

商品・サービス提供の問い合わせを受けたら、まずは依頼内容に基づき概算金額を算出し、発注者に提示します。これは、発注者と受注者の間で認識の齟齬が起こらないよう、商品・サービスの内容を確認しておくために行います。

Step2.見積金額を確定して正式な見積書を作成・送付する

概算見積もりで大枠の合意が得られたら、正式な見積書を作成します。予算に合わない場合や、他の業者と相見積もりを取られた場合は、価格交渉を受けることもあります。

Step3.発注書を受領する

発注書（注文書）は、正式に発注を行ったことを相互に確認するための書面です。この発注書には見積書に記載された金額が記載されており、発注者はその内容に同意したという証として、記名押印の上受注者に送付します。なお、受注者が見積書を送付する際、返送用の発注書を送付することもあります。

Step4.商品・サービスを提供し納品書を送付する

発注書を受け取った受注者は、商品・サービスを提供します。商品・サービスの提供時に提出するのが、納品書と受領書（検収書）です。納品書と受領書はセットになっており、納品書は商品・サービスが納品された証として、発注者が保管します。発注者は受領書に「受け取りました」との意味で記名押印し、受注者に渡します。

Step5.受領書（検収書）を受領する

受領書は、発注者が商品・サービスを受け取ったことを示す証です。この証を受注者が控えとして保管しておくことで、金額を請求する際に、証拠書類として使えます。

Step6.請求書を発行する

請求書を作成し発行します。請求書には見積書と同様、金額や件名が記載されます。また、振込先の銀行口座や、振込期限も記載されています。

Step7.入金を確認し、要求に応じて領収書を発行する

請求書を発行し、銀行への入金を確認します。一般的には請求書があれば支払い側の取引は完了となります。しかし、取引先によっては、領収書の発行を要求される場合があるため、要求があった際には領収書を発行します。

見積書の主な記載事項

では、見積書の標準的な書式を例に、基本レイアウトから細かい注意点をチェックしていきましょう。

今回は、インボイス制度対応のベーシックなテンプレートで説明します。

①タイトル

見積書のタイトルを記入します。「見積書」「御見積書」「お見積書」などと記載するのが一般的です。見積書の形式に法的な決まりはないため、テンプレートのまま使用しても問題ありません。

②見積日（発行日）

見積書を発行した日を入力します。見積書に記載しておいた方がよいのが「有効期限」です。見積書に記載された金額で、いつまで商品・サービスを提供できるのかを明確にしておかなければ、見積書発行から期間が空いた場合に料金変更がしづらくなってしまいます。

③提出先（宛先）

法人の場合は、「会社名+御中」、個人の場合は「個人名＋様」と宛名を記載しましょう。

④提出者（発行者）

会社名・住所・連絡先・インボイス発行事業者の登録番号を記載します。（担当者：○○）など、担当者を記載してもよいでしょう。適格請求書（インボイス）発行事業者には、それぞれ登録番号が割り当てられています。見積書に登録番号を記載することは必須ではないものの、インボイス発行事業者であることを相手方に示すためにも記載することをおすすめします。

⑤見積金額

見積金額には、見積書に記載した商品・サービスの合計金額を記載します。

⑥品名・税区分

商品・サービスの具体的な内容を、その単位とともに記載します。また、値引きがある場合もこちらに記載します。インボイスに対応するためには、取引内容について商品ごとに軽減税率（消費税8％）の対象が分かるようにする必要があります。フォーマットでは、『「※」は軽減税率対象であることを示します。』として対象を分かるようにしています。

	品名	税区分	数量	単価	金額
	あんぱん	※	10個	100円	1,000円

また、工事など、単位がつけられない場合は、以下のように表現します。

	品名	税区分	数量	単価	金額
	水道工事		一式		100,000円
	出精値引き				△1,000円

⑦小計・消費税・合計金額

見積書に記載された商品・サービスの金額を合計します。インボイスに対応するためには、8％・10％の税率ごとに区分して合計する必要があります。対価の額（税込または税抜が分かるように表示）・適用税率および税率ごとに区分した消費税額等を記載しなければならないので、テンプレート通りにまとめましょう。
計算間違いが発生しないよう、Excelのフォーマットやシステムを用い、自動計算されるようにしておきましょう。

⑧備考

見積書の内容に関して付け加える事項があれば、この欄を利用します。
例えば、見積金額を税抜金額で表示する場合は、「上記金額に、消費税は含まれておりません。」などを記載します。

見積書を発行すべき理由

見積書の記載内容を理解したところで、改めて見積書を発行する理由を確認していきましょう。

契約内容を透明化するため

見積書には納品する商品・サービスの料金・数量だけでなく、送料・手数料なども記載されます。契約内容をわかりやすく、すべて明示することができ、依頼に関する情報を共有できます。発注側や受注側の双方の認識違いが起こるリスクを防げるため、見積書は発行するのが望ましいです。

取引内容を記録し、支払時のトラブルを回避するため

見積書には、支払いについての条件も記載されます。例えば、「納品月末締め、翌月末払い」など、支払うタイミングなども記載されています。これらの条件について、口約束のみで記録を残さなければ、トラブルが起こりやすいため、見積書に明示することで認識違いを避ける効果があります。

信頼されるため

ビジネスにおいて、取引先を信頼できるかは重要です。見積書を発行することで、取引金額の積算などをしっかりと行っている証明になり、依頼主から信頼されるポイントの1つとなります。

取引の流れを作るため

見積書は取引内容を判断・検討してもらう参考材料です。

取引の流れはまず、受注側が見積書を発行。発注側が見積書の内容に同意し、発注書を発行。受注側が発注請書を発行して取引が成立します。

このように、見積書は一般的な取引の流れの起点になるものであるため重要です。

見積書作成時の注意点

見積書は発注者にとって判断の重要材料であることから、不用意な書き方をしてしまうとトラブルが発生してしまう可能性があります。昨今はペーパーレスの観点からPDFファイルなどの電子情報で見積書を発行し、法的には不要な会社印を省略し送付するなど、授受方法も電子化されてきています。ここでは、見積書作成時に気を付けたい注意点をいくつか紹介します。

見積書の有効期限を忘れずに記載する

見積書作成後、状況の変化によって金額の変更が必要になることがあります。作成後のコスト変動などに備えるため、有効期限は必ず記載しましょう。会社で使われているレイアウトに有効期限の欄がない場合には、備考欄などに記載するのもよいでしょう。

作成した見積書を保管する

取引にあたって作成し、受領した見積書は、国税関係書類として一定期間の保管が義務付けられています。作成した側は、見積書の控えを保管します。保管が必要な期間は、個人事業主の場合は原則5年間、法人の場合は原則7年間です。

昨今では、電子帳簿保存法の改正により、こういった国税関係書類を紙の代わりに電子データでも保存できるようになりました。その場合でも保管期間は変わりません。

納期や支払期日に関する記載を忘れない

見積書作成の前提として、納期や支払期日も合わせて記載しましょう。

例えば工事の見積書であれば、以下のように記載します。

• 工期：着工より30日間
• 取引条件：工事終了翌月末日一括振り込み

正確な工数を確認しておく

工数とは、作業完了までに必要となる人の数と時間を作業量（単位：〇人時）で表現したものを指します。例えば、3人が5時間がかりでできる作業であれば、「3×5＝15人時」と表します。

工事などのサービス提供の見積もりをする際は、正確な工数を確認しなければ精度が低い見積もりになってしまいます。結果として、自社が大きく損をする可能性があるため注意しましょう。

記載した数字に誤りがないようにする

金額や日付などは、桁数や単位、計算結果などに誤りがないかチェックしましょう。これらは契約条件の重要な部分であり、誤りがあると後々トラブルに発展する可能性があります。常日頃から、複数人でチェックする体制をとると良いでしょう。

見積書の書式が定められている場合がある

見積書の書式は原則定めがありませんが、特定の業界や団体、依頼者によっては見積書の内容や提出方法が定められており、従うことが契約上の条件となるケースがあります。

まとめ

今回は、見積書について説明しました。見積書は、提供する商品・サービスの内容や、支払条件などを確認するために重要な書類です。作成にあたっては、なるべくテンプレートを用い、計算ミスや項目の抜けもれがないように注意しましょう。

経理プラスでは、ほかにも経理で役立つテンプレート一覧を提供しています。ぜひご活用ください。

見積書に関するQ&A

最後に、見積書に関するよくある質問に答えていきましょう。