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返金口座（返金依頼書）の無料エクセルテンプレート｜書き方も紹介

取引先に対して誤振込をしてしまった場合は、返金依頼書を作成して返金口座を伝えることがあります。記載する主な項目は、日付や謝罪文、自社の口座情報などです。

本記事では、返金口座の伝え方や手軽に作成するための無料エクセルテンプレートを紹介します。

返金口座を伝える際の無料エクセルテンプレート

取引先に対して誤送金してしまった場合に、文書を作成して返金口座を伝えることがあります。そこで、初めての方でも簡単に作成できるエクセル形式の無料テンプレートをご用意しました。自社へ振り込んでもらう際に欠かせない情報を網羅しているため、このテンプレートを使うことで誤送金が発生した際でも慌てずスムーズに取引先に伝えられます。

個人・法人を問わず利用できるため、ご活用ください。

返金口座を取引先に伝える主な場面

たとえば、担当者がリストに記載されている行を見間違えて振込予定の取引先とは異なる相手の口座番号に振り込んでしまった場合に、返金してもらうために返金口座を伝えることがあります。

また、「230,000」円を振り込む予定であったのにもかかわらず、取引先に対して桁違いで「2,300,000」円振り込んでしまうようなケースでも、返金を依頼する必要があるため返金口座を伝えることがあるでしょう。

なお、取引がない相手に誤って振り込んだ場合は、返金口座を伝えるのではなく取引銀行に依頼して組戻しの手続きを進めることが一般的です。組戻しとは、所定の手数料を支払い、振込んだ額を返却してもらうことを指します。

取引先に返金口座を伝える流れ

取引先に返金口座を伝える際の主な流れは、以下のとおりです。

1. 相手に直接連絡して経緯を説明する
2. 返金依頼書・文書を作成して相手に送る

各手順で実施する内容について、詳しく解説します。

1. 相手に直接連絡して経緯を説明する

取引先に誤送金したことが判明したら、直接連絡して経緯を説明しましょう。誤入金があることに相手が気づいていない可能性があるため、丁寧に説明することが大切です。

相手に状況を理解してもらえたら、あわせて返金依頼をします。いきなり返金依頼の文書を送ると相手が戸惑うため、口頭での説明を心がけましょう。また、返金の手続きは相手に余計な手間を取らせることになるため、謝罪を伝えることも重要です。

なお、状況に応じて直接会って説明することもあります。誠実な対応を見せることにより、自社の信用を失うリスクを軽減できるでしょう。

2. 返金依頼書・文書を作成して相手に送る

誤振込した金額の返金について取引先の承諾を得られたら、返金依頼書など返金口座を伝えるための文書を作成します。作成した文書は、郵送やメールなどで相手に送りましょう。

返金依頼書は、相手に正式な依頼であることを示すために必要です。また、どの口座にいくら戻してもらうのかを明記することで、相手側が返金する際に誤振込がさらに発生するリスクを軽減できます。

返金依頼書の書き方・記載項目

返金口座を伝える返金依頼書に記載する項目は、主に以下のとおりです。

• 宛名・日付・件名・自社情報
• 誤送金の経緯や謝罪文
• 口座情報

ここから、返金依頼書の書き方について解説します。

宛名・日付・件名・自社情報

返金依頼書には、宛名・日付・件名（標題）・自社情報の記載が必要です。書類の上部に宛名・日付・件名を記載し、下部に自社情報を記載します。

相手の担当者名がはっきりしている場合は、記載した方がスムーズに書類を届けられるでしょう。担当者名が不明の場合は、「（会社名）御中」と記載します。

また、相手がわからないことがあった場合にすぐに問い合わせできるように、自社情報には担当者名や電話番号・メールアドレスを記載しておくとよいでしょう。

誤送金の経緯や謝罪文

件名の下には、誤送金の経緯を記載します。いきなり説明を始めるよりも、「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」などの前文から始めた方が丁寧な印象を与えられるでしょう。

誤送金の経緯については、どのような誤りがあったのかをわかりやすく記載します。複数件ある場合は、合計額だけでなく内訳も記載しましょう。

また、相手の信頼を失わないために、「深くお詫び申し上げます」などの謝罪文も盛り込むことが大切です。

口座情報

誤送金の経緯や謝罪文などの下には、返金分を受け取る自社の口座を記載します。再度ミスが発生しないように、口座番号や支店名などの記載に誤りがないことを必ずチェックしましょう。

また、自社の責任で相手に返金の手間を取らせるため、振込手数料は自社負担とすることが一般的です。振込手数料を引いた額を返金してもらうなどの方法を検討しましょう。

返金口座を伝える際に気をつけること

返金口座を伝える際は、以下の点に気をつけましょう。

• スムーズに相手に伝える
• 情報漏洩を防ぐ

それぞれ解説します。

スムーズに相手に伝える

誤送金が発覚したら、速やかに相手に事情を説明して返金口座を伝えなければなりません。時間が経ってから説明すると相手に理解してもらうまでに時間がかかったり、担当者と連絡が取れなくなったりする可能性があります。

また、迅速に対応することで、相手にも深刻な状況であることが伝わるでしょう。ただし、あくまで誤振込した側の都合によるもののため、相手に対して返金を急かすことのないよう配慮が必要です。謝罪もせず相手に返金を促すと、今後の関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

なお、あらかじめ対応マニュアルを用意しておくと、万が一誤振込が発生した際にスムーズに対応できるでしょう。誤振込時のフローなどをマニュアルにまとめ、職員に周知しておきます。

情報漏洩を防ぐ

返金口座を伝える際は、情報漏洩しないよう注意しましょう。

返金を依頼する際には、相手に口座名義・口座番号などを伝えなければなりません。連絡の際に万が一情報が悪意のある第三者に渡ると、金融犯罪などに巻き込まれる可能性があります。

そのため、どれだけ緊急性が高い場合でも、通常と同じフローでセキュリティに配慮して情報を相手に伝えることが大切です。余計な情報を書類やメールに記載しない、送信先に誤りがないかチェックするなど、基本的な確認を徹底しましょう。

とくに、慌てているときほど集中力が散漫になり再度ミスを引き起こしやすいため、担当者だけで対応せず、上司や別の担当者など複数人で確認しながら対応することが重要です。

返金手続きの手間を減らす方法

返金手続きを進めるには、自社だけでなく取引先に対しても余計な手間がかかります。そこで、返金依頼書の発行業務などの負担を軽減し、相手にも迷惑をかけないようにするために、誤送金を防ぐ対策が必要です。

誤送金を防ぐ主な方法として、以下が挙げられます。

• チェック体制を整える
• システム導入を検討する

ここから、各方法について解説します。

チェック体制を整える

振込業務に関するチェック体制を整えれば、誤送金をなくして返金手続きの手間を減らすことにつながります。

誤振込が発生する主な原因は、ヒューマンエラーです。そこで、上司などが担当者とは別の視点で振込内容を事前に確認することで、ミスを防げる場合があります。

また、振込業務をひとりに任せて属人化していると、担当者の休暇・異動・退職などのイレギュラーな状況下でミスの発生リスクが高まるでしょう。「どの従業員が振込業務の対応をするのか」「不在のときは誰が対応するのか」「チェック担当者は誰か」「チェック担当者が不在のときはどうするのか」などを所管部署で話し合っておくことで、イレギュラーな状況でも誤振込の発生を防げます。

システム導入を検討する

システムの導入を検討することも、返金手続きの手間を減らす方法のひとつです。

システムを導入することで、金額の計算ミスや手作業による口座番号の入力ミスなどを防げます。システムによっては自動チェック機能が備わっている場合もあるため、チェック体制を強化してミスが発生するリスクをさらに軽減できるでしょう。

システムを導入すれば入力作業や確認作業にかかる手間が減る分、業務効率化につながる点もメリットです。業務効率化で時間に余裕ができることで、振込手続きに限らずさまざまな事務処理において慌てて作業してミスが発生するリスクを軽減できます。

相手に返金口座を伝えられない場合の対処法

誤送金が判明しても、返金口座を相手に伝えられない場合があります。相手と連絡を取れない場合や連絡先がわからない場合は、以下の対処法を検討しましょう。

• 金融機関に確認する
• 専門家に相談する

各対処法について、解説します。

金融機関に確認する

口座番号の入力間違いなどにより、知らない相手に振り込んでしまった場合は、まず金融機関に確認しましょう。

ただし、金融機関から振込先に関する情報は教えてもらえません。そのため、金融機関経由で組戻しの依頼をすることになります。

振込先からの同意を得られたら、組戻しの手続きを進めます。手続きには、届出印や振込内容がわかるもの、組戻しの手数料などが必要です。振込方法によっても必要書類が異なる場合があるため、あらかじめ金融機関に確認した方がよいでしょう。

専門家に相談する

状況次第では、専門家に相談することも必要です。

金融機関経由で振込先からの同意を得られなければ、たとえ誤振込でも振込金を返却してもらえません。また、取引先に誤って振り込んだ場合に、すでに使ってしまったなどの理由で返金してもらえないこともあるでしょう。

そもそも、誤った振り込みを受けた側は、必ず対象金額を返還しなければなりません。民法第703条で規定されている「不当利得の返還義務」に該当するためです。

不当利得にあたるにもかかわらず相手が返金しようとしない場合は、弁護士などに相談して法的措置を講じることを検討しましょう。

参考：e-Gov 法令検索「民法第七百三条」

【例文付】相手にメールで返金口座を確認する際のポイント

ビジネスでは、「誤って代金を多く請求してしまった」「販売した商品を返品された」などの理由で取引先や顧客に対して自社が代金を返金しなければならないケースもあります。相手にメールで返金口座を確認する際のポイントは、以下のとおりです。

• 件名でわかるようにする
• 簡潔に依頼内容を伝える

ここから、各ポイントについて例文を交えつつ解説します。

件名でわかるようにする

メールで相手の返金口座を確認する際は、件名で内容が伝わるようにすることが大切です。たとえば、「◯日の件です」や「お世話になっております。◇◇です」だと重要性が伝わらず読むのを後回しにされたり見落とされたりする可能性があります。

「〜〜請求金額の訂正と返金のお知らせ」などとすれば、相手にお金に関する大切な情報であることが伝わるでしょう。状況によっては、【重要】や【至急】などを件名の頭につけることもあります。

簡潔に依頼内容を伝える

メールの本文では、簡潔かつ具体的に依頼内容を伝えることがポイントです。曖昧な表現を使ったり、長文の文章を送ったりすると、相手が何をすべきか伝わりづらく、戸惑わせてしまう可能性があります。

返金口座を確認する際に盛り込むことは、「返金の理由」「お詫びの言葉」「返金方法」などです。たとえば、代金を多く請求してしまった場合は、以下のような文章をメール本文に盛り込みます。

返金方法の説明が長くなる場合は、上記のように別のメールや文章で案内しましょう。

まとめ

取引先に誤振込してしまった場合は、返金してもらうために自社の返金口座を相手に伝えることがあります。本記事で紹介した無料エクセルテンプレートを活用すれば、必要な項目を押さえたうえで、返金口座を伝えるための返金依頼書を作成する作業を効率化できます。

作成にあたって、事前に直接経緯を説明しておくことや、情報漏洩がないようにすることが重要です。また、返金依頼書を作成する手間を省くために、日頃から誤送金の発生を防ぐことも心がけましょう。