FAX注文書・発注書の無料エクセルテンプレート｜書き方・マナー・送付状の例文まで解説

電話での注文による「言った・言わない」のトラブルや、聞き間違いによる誤配送に頭を悩ませていませんか？

注文内容を「紙」として残せるFAXは、今なお多くの現場で信頼されている確実な発注手段です。しかし、いざ導入しようと思っても「どんなフォーマットがいいのか」「送付状には何を書くべきか」と迷ってしまう方も多いはず。

本記事では、事務作業の時間を大幅に短縮できる「FAX注文書の無料エクセルテンプレート」を提供します。あわせて、取引先に失礼のない送付状の書き方や、誤送信を防ぐためのビジネスマナーも徹底解説。この記事を読めば、今日からすぐに、正確でスムーズなFAX発注業務を開始できます。

FAX注文書の無料エクセルテンプレート

FAXで注文をする際は、必要な項目が記載されたテンプレートを使うと便利です。以下のフォームから、FAX注文書を無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。

FAX注文書の書き方

FAXで送付する注文書には、下記の項目を記載します。

1. 発行日
2. 宛先の情報
3. 発注者の情報
4. 注文内容
5. 金額
6. 納期
7. 納品場所

それぞれの項目の書き方は、郵送や手渡しなど他の手段で相手へ届けるものと基本的に同じです。以下では、注文書の記載事項と書き方をみていきましょう。

 

1.発行日

発注した年月日を記載します。

発行日を記載しておけば、いつ発注したかが分かり、送信先もいつ注文が入ったかを把握できます。「注文したはずの商品が届かない」「前回の注文で何を頼んでいたか確認したい」など、あとから注文をさかのぼる場合にも便利です。

発行日は「2026年4月1日」「令和8年4月1日」のように、西暦または和暦で発行年から記載しましょう。

FAX注文書に記載する発行日は、注文書を作成した日ではなく、注文書をFAXで送信した日です。事前に注文書を作成しておき、翌日に送付する場合などは注意する必要があります。

2.宛先の情報

宛先の氏名・名称や住所を記載します。

どこに宛てたものなのかが明確に分かるようにしておくことで、送信先を間違えることを防げます。万が一誤送信した場合でも、迅速に気づけるでしょう。

宛先は（株）や（有）などの略称を使わず、「株式会社」「有限会社」と正式名称を記載します。氏名の場合は「様」を、会社名や部署名の場合は「御中」といった敬称を後ろに記載しましょう。

3.発注者の情報

発注者である自社の情報を記載します。次の情報を記載することが一般的です。

• 氏名または名称
• 所在地
• 電話番号
• メールアドレス　など

送信先がどこからの注文なのかを把握するためには、名称や所在地といった基本的な情報が必要です。加えて、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を記載しておけば、送信先で確認したいことがある場合や誤った宛先に届いた場合に、迅速に連絡を受けられるでしょう。

4.注文内容

注文内容は、どのような商品をいくつ注文するのかを伝える重要な項目です。具体的には、次の情報を記載します。

• 商品名（商品番号・型番）
• 数量
• 単位
• 備考　など

たとえば原料の小麦粉であれば、必要な袋の数に加えて、1袋何kgのものであるかも明確に記載しましょう。単に「3袋」と書いてしまうと、1袋1kgのものと1袋10kgのものがある場合に確認が必要となります。

小麦粉のなかでも産地や加工などに違いがある場合は、そのうちのどれを注文したいのかもはっきりさせなければなりません。注文するものについての細かい情報を記載しておくとスムーズです。

分かりにくい注文をして誤った商品が届いてしまうと、返品処理や再納品に時間も手間もかかります。注文書が分かりにくければ相手から確認が入る場合もありますが、余計な手間を増やしかねません。

お互いの手間や時間を無駄にかけないためにも、誰が見ても分かる注文内容を記載する必要があります。

5.金額

注文内容の単価や合計金額を記載します。

注文書の金額がそのまま請求金額になるわけではありませんが、後に請求される予定の金額を記載しておけば、金額について双方の認識をそろえられます。税込みか税抜きかについても記載することで、紛らわしさの回避が可能です。

商品やサービスごとの単価を正確に記載し、数量を掛けて合計金額を計算して記入しましょう。

6.納期

注文した商品やサービスの希望納期を記載します。

納期を記載しておかなければ、必要なタイミングで商品が届かない恐れがあります。相手が商品の手配に時間を要すると、希望した納期通りに納品できないことも少なくありません。納品トラブルにつながりかねないため、納期は忘れずに記載しておく必要があります。

納期は「2026年2月1日」のように、年月日を具体的に記載しましょう。なお「即納」「最短」という表現は、相手が発注日を確認する必要があり、発注側もいつ納品されるのかを把握できないため避けた方が無難です。

7.納品場所

注文内容の納品場所についても明記しておきましょう。

注文元が自社であっても、納品場所は支社や工場、関係会社など自社以外の場合も考えられるためです。

注文元と納品場所が同じ場合はその旨を記載し、異なる場合は納品場所の名称や住所を具体的に記載しましょう。納品先の建物や工場が広い場合は、階数や部署などもあわせて記載すると確実です。

FAX注文書には送付状を添えるのがマナー

注文書をFAXするときは、送付状を添えるのがビジネスマナーです。送付状とは、メインの書類とともに送る書類で、「添え状」「FAX送信票」とも呼ばれます。

送付状の役割は、送付物の内容や部数、送信者・宛先を明確にすることです。加えて、相手への気配りや敬意を示す手段でもあります。送付状を使うことでFAX注文書のやり取りが円滑になるため、ぜひ活用しましょう。

FAX注文書の送付状の書き方

FAX注文書に添付する送付状には、発行日や宛先・発注者の情報などを記載します。加えて、注文書にはない次の項目の記載も必要です。

• 挨拶文
• 送付物に関する情報
• 総ページ数

以下では、送付状にのみ記載が必要な3つの項目の書き方について詳しくみていきましょう。

挨拶文

ビジネス文書の1つである送付状には、冒頭に挨拶文を記載します。挨拶文は次の構成にすることが一般的です。

• 頭語
• 時候の挨拶
• 相手の繁栄を祝う挨拶・感謝を伝える挨拶
• 結びの挨拶
• 結語

挨拶文の冒頭には頭語、最後には結語を記載して、文章を挟む形にします。頭語と結語は以下のように対になっているため、必ず正しい組み合わせで使いましょう。

• 拝啓／敬具
• 謹啓／謹白（目上の相手へ使う）
• 前略／草々

挨拶文の書き出しでは、次のように時候の挨拶とそれに続く挨拶を組み合わせて記載します。

【1月の挨拶文の例】

新春の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

【7月の挨拶文の例】

盛夏の候、貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

月ごとに用いる時候の挨拶の例は次のとおりです。

1月	新春の候・初春の候・七草の候・厳寒の候　など
2月	晩冬の候・梅花の候・向春の候・立春の候　など
3月	弥生の候・早春の候・萌芽の候・啓蟄の候　など
4月	春爛漫の候・陽春の候・桜花の候・桜端の候　など
5月	新緑の候・若葉の候・薫風の候・立夏の候　など
6月	深緑の候・入梅の候・梅雨の候・長雨の候　など
7月	盛夏の候・七夕の候・小暑の候・猛暑の候　など
8月	炎暑の候・晩夏の候・厳暑の候・立秋の候　など
9月	初秋の候・秋風の候・秋晴の候・重陽の候　など
10月	清秋の候・金風の候・秋涼の候・仲秋の候　など
11月	晩秋の候・向寒の候・落ち葉の候・深冷の候　など
12月	初冬の候・師走の候・霜寒の候・寒冷の候　など

 

結びの挨拶では、FAXで送付したものについて確認してほしい意向を入れることが一般的です。

【FAX注文書の送付状の例1】

【FAX注文書の送付状の例2】

送付物に関する情報

挨拶文の下に、FAXで何を送ったのかを記載します。まず「記書き」と呼ばれる「記」の文字を中央に記載し、その下に送付物とその部数を箇条書きで記載しましょう。

【送付物に関する情報の記載例】

総ページ数

送信したFAXが全部で何ページあるのかを明記します。送信したFAXが一部のページしか届いていない可能性があるためです。

たとえば「総ページ数：3ページ」と記載すると、総ページ数が一目で分かります。各ページに「1/3ページ」「2/3ページ」「3/3ページ」と記載する方法もあります。

FAXで注文する場合の注意点

FAXで注文書を送信する際は、内容を確実に相手へ伝えるために、次の点に注意が必要です。

• FAX番号を確かめる
• 読みやすさに配慮する
• 届いたかどうか確認する

以下でそれぞれ詳しく解説します。

FAX番号を確かめる

FAXを送信する前に、送信先のFAX番号が正しいかどうかを確認しましょう。

別の取引先に誤送信してしまうと、注文手続きが進まないだけでなく、情報漏洩につながる恐れもあります。もし誤送信した場合は、速やかに送信先に連絡を取って謝罪し、届いたFAXを破棄してもらうよう依頼しましょう。

こうした対応には時間や手間がかかるだけでなく、情報管理体制が甘いと受け取られて信頼を失うことにもつながります。そのため、FAXを送信する際は慎重に確認する必要があります。

誤送信を防止するためには、短縮ダイヤルやアドレス帳に取引先のFAX番号を登録しておくことが有効です。新規の取引先の場合は、送信する前にダブルチェックを行いましょう。

読みやすさに配慮する

相手に届いたときに読みやすいよう、字の大きさや線の太さなどに気をつけましょう。

小さな文字や細かい図は、送信先で印刷される際につぶれてしまい、読めなくなる恐れがあります。FAXは白黒で印刷されるため、カラーの原稿を送ることも避けましょう。

原稿のスキャン精度が低く設定されていたり、読み取り部分が汚れていたりすると、相手に届く原稿が読みにくくなってしまいます。FAXの設定を改めて確認し、定期的にメンテナンスを行うようにしましょう。

読みやすいフォントを選ぶことや、大きめの文字を使うことも、読みやすさにつながります。つぶれて印刷されるような太字は避けましょう。文字を強調する下線や波線などの装飾もできる限り避け、シンプルな原稿にするとさらに読みやすくなります。

届いたかどうか確認する

FAXを送信したら、届いたかどうかを送信先に電話で確認すると確実です。

通信状況によっては、送信完了と表示されても相手には届いていなかったり、一部のページしか受信されていなかったりする場合もあります。

送信した原稿がすべて届いているかを、相手に確認しましょう。万が一誤送信していた場合も、電話で確認をすることで迅速に気づけます。

電話確認の際に、内容の不備や不明点がないかもあわせて確認することも重要です。注文内容について認識をすり合わせられるため、リスクを軽減できます。

また、FAXが届いていない場合や、印刷が不鮮明で読み取れないといった場合は、再度送信しましょう。

機密情報や個人情報は最小限にする

FAXの原稿に機密情報や個人情報を記載するのは、できる限り避けましょう。重要な情報が第三者の目に触れる恐れがあるためです。

会社に届くFAXは複合機など1か所で印刷されることが一般的です。そのため、宛先の担当者以外が内容を見る可能性もあります。万が一誤送信してしまった場合も、重要な情報が関係者以外に見られる恐れがあるため、情報漏洩のリスクがあります。

注文書に機密情報や個人情報を記載する場合は、郵送や暗号化メールなどFAX以外の方法で送付することがおすすめです。

FAXで送信した注文書は保存が必要

注文書は取引の証拠となる帳簿書類の1つであり、適切に保存しなければなりません。

FAXで送った紙の注文書は、原則として紙のまま保存することが求められています。なお、要件を満たすことでデータでの保存も可能です。保存期間は法人と個人事業主で異なるため、該当する保存期間を確認しておきましょう。

以下では、FAXで送信した注文書の保存方法・期間について解説します。

保存方法

紙の注文書をFAXで送った場合は、紙のまま保存するのが原則です。送った原稿は送信後も破棄せず、大切に保存しておきましょう。

ただし、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たせば、紙の注文書をデータ化して保存できます。スキャナ保存とは、紙の書類をスキャンや撮影などによってデータ形式で保存する方法です。

スキャナ保存の要件には、記載内容を正確に読み取るためのものと、記載内容に偽りがないかを確認するためのものがあります。詳しい要件については、国税庁の特設サイトで確認してください。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

保存期間

FAXで送信した注文書を保存するべき期間は次のとおりです。

法人	7年間 ※青色申告を行い欠損金が生じた事業年度、青色申告をしておらず災害欠損金が生じた事業年度は10年間
個人事業主	5年間 ※消費税の課税事業者は7年間

 

いずれの保存期間も、注文書を発行した日から起算するのではなく、事業年度における税金の申告期限の翌日から起算することに注意しましょう。

たとえば、2026年3月31日に決算を迎える法人の場合、法人税の申告期限は2026年5月31日です。そのため、2026年6月1日から7年間、すなわち2033年5月31日までの保存が必要です。

個人事業主の場合、2026年度の申告期限が2027年3月15日であれば、3月16日から5年間、つまり2032年3月15日までの間は注文書を保存しなければなりません。

システムの活用でFAXは電子化できる

ペーパーレスが進む近年においても、FAXは送信内容が紙で残る安心感や相手に確実に届くことなどのメリットがあります。一方で、FAXで届いた紙の注文書を管理する手間がかかる、テレワークでの対応が難しいなどのデメリットも見過ごせません。

そこで、パソコン上でFAXを送信できるサービスを導入すれば、こうしたデメリットを軽減できます。FAXが届いたときにも、内容が紙に印字されるのではなくPDFなどのデータに変換されて、パソコン上で確認ができるため便利です。

さらに、注文書をFAXではなくインターネット上で送付する方法もあります。たとえば「楽楽明細」なら、発注書のほか請求書や納品書、領収書などの書類のデータを、簡単な操作で発行できます。

相手への送付方法は、Web上のシステム・メール・FAX・郵送など、相手の要望に合わせた形式での送付が可能です。「送信内容が残るFAXは便利だけど、紙の管理が大変」という方は、ぜひ「楽楽明細」を検討してみてください。

＞＞発注書の送付なら「楽楽明細」にお任せください。

まとめ

FAXで注文書を送信する際は、必要な項目がそろっているテンプレートを使うと便利です。注文書自体は郵送や手渡しで使うものと変わりませんが、FAXで送信する際は送付状をあわせて送るのがビジネスマナーです。

注文書に送付状を添えてFAXすることで、送付物の情報を相手に確実に伝え、敬意や礼儀も示せます。誤送信の防止や読みやすさに配慮し、保存の方法や期間を守りながら、便利なFAX注文書を活用しましょう。