FAX送付状の無料エクセルテンプレート｜役割や書き方・例文

FAX送付状は、送信する書類の内容や目的、送信者の連絡先などを明確に伝えるためのビジネス文書です。誤送信の防止や、確認の手間を減らす役割も果たします。

本記事では、FAX送付状の記載項目や送付する書類ごとの例文、送信する際の注意点を解説するとともに、無料でダウンロードできるテンプレートもご紹介します。

 

FAX送付状の無料テンプレート

FAX送付状には、送信日や宛先名（会社名・担当者名）、送信者情報（会社名・部署・氏名・連絡先）、送付枚数などを記載します。FAXの受領側が送付内容を素早く把握し、内容にミスや漏れがないかを確認する役割があります。

ここでは、FAX送付状を簡単に作成できる無料テンプレートをご用意しました。FAX送付状に必要な項目を一通り揃えているため、FAX送付状作成の手間を軽減できます。ぜひご活用ください。

FAX送付状とは？

FAX送付状とは、FAXで文書を送る際に、書類の内容や宛先、送信者の情報などをまとめて記載する「表紙」のような書類のことです。ビジネスの場では、FAXを受け取る側がすぐに内容を把握し、対応をスムーズに行えるようにするために欠かせません。ここでは、FAX送付状の主な役割や必要性について詳しく解説します。

主な役割

FAX送付状には、送付先に送付した書類の内容や目的を明確に伝え、受け取る側がスムーズに対応できるようにする役割があります。送付状を添えることで、受信者は「誰から」「どのような目的で」「どんな書類が届いたのか」をすぐに把握でき、誤送信や書類の紛失といったトラブルを未然に防ぐことができます。

さらに、ビジネス文書としての形式を整えることで、取引先に対して誠実で丁寧な印象を与えます。FAXは現在でも多くの企業で活用されており、送付状を添付することは信頼性を高める基本的なマナーといえるでしょう。

送信時のマナー

FAX送付状を送る際には、相手への配慮を忘れないことが大切です。まず、送信する書類の枚数が多い場合は、相手の負担にならないよう事前に了承を得ておくのがマナーです。

また、送受信トラブルを防ぐために、送信前には電話で連絡を取り、相手がFAXを受信できる状態かどうかを確認しましょう。

送信後も、確実に届いているかを電話などで確認しておくと安心です。さらに、FAX送信は深夜や早朝を避け、相手先の営業時間内に行うのが原則です。こうした基本的なマナーを守ることで、ビジネス上の信頼関係を円滑に保てるでしょう。

FAX送付状の書き方

FAX送付状には、ビジネス文書として押さえておくべき基本的な記載項目があります。相手が内容を正確に把握するためにも、必要項目の記載が大切です。

ここでは、FAX送付状に必要な記載項目を整理し、送信する書類の内容別に活用できる例文を紹介します。

記載項目

FAX送付状には、受信者が内容を正しく把握できるよう、次の項目を必ず記載します。

• 送信年月日
• 送付先（宛名）
• 送信元
• 挨拶文（頭語・結語）
• 送付内容
• 送付枚数

送信年月日

FAXを送った日付を記載します。いつ送信されたものかが明確になり、書類管理や確認の際に役立ちます。

送付先（宛名）

受信する会社名や部署名、担当者名を正確に記載します。誤送信防止のためにも、宛名の確認は重要です。

送信元

自社の会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号などを記載します。連絡先を明示することで、相手が不明点を問い合わせやすくなります。

挨拶文

挨拶文の前には、手紙を書くときと同じく文頭に「拝啓」などの頭語を添えるのが一般的です。 そのあとに、送付の目的や相手への挨拶を記した挨拶文を続けます。

文末には結語を入れて文章を締めくくります。 頭語と結語は対応している必要があり、「拝啓」で始めた場合は、文末に「敬具」を記載するのが正しい形式です。

送付内容

送付する書類の名称や概要を明記します。受信者がどの資料を受け取ったかをすぐに確認できるようにしましょう。

送付枚数

送付状を含む合計の枚数を記載します。送信ミスや受信漏れを防ぐために重要な項目です。

FAX送付状の例文

記載項目を網羅した一般的なFAX送付状は、次のとおりです。

FAX送付状は、送付する書類の内容に応じて挨拶文を調整しましょう。このあと、書類ごとの例文を紹介します。

 

見積書を送る場合

見積書を送るときの例文は、次のとおりです。

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 下記ご依頼いただきました案件につきまして、見積書をお送りいたします。  内容をご確認のうえ、ご不明点などございましたらお気軽にご連絡ください。  今後ともどうぞよろしくお願いいたします。敬具

 

資料を送る場合

資料を送るときの例文は、次のとおりです。 

拝啓　日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。   ご依頼いただきました資料を、FAXにてお送りいたします。  内容をご確認のうえ、ご不明な点やご要望等がございましたら、  お手数ですがご連絡賜りますようお願い申し上げます。敬具

 

謝罪文を添える場合

謝罪文を送るときの例文は、次のとおりです。

拝啓　平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。   先日お送りいたしました資料に誤りがございました。  ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。   修正済みの資料を改めてお送りいたしますので、  お手数ですが、こちらの内容をご確認いただけますと幸いです。   今後このようなことのないよう再発防止に努めてまいります。  何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。敬具

FAX送付状を作る際の注意点

FAX送付状を送る際には、ビジネスマナーとして注意すべきポイントがいくつかあげられます。送信方法やFAX番号に間違いなどがあると、トラブルを招くおそれがあります。特に、FAXは一度送信すると取り消しができないため、細心の注意が欠かせません。

送付時のマナーに違反しないよう、以下のポイントをしっかり押さえておきましょう。

送付状は1枚目に送る

FAXを送信する際は、送付状を1枚目に添付するのが基本的なマナーです。送付状には、送信者の会社名や担当者名、宛先、送付内容などが記載されており、受信者がFAXを受け取った際にすぐ内容を確認できます。

送付状を先に目にすることで、先方は「誰から何枚の書類が届いているのか」を一目で把握でき、送付状の役割を果たします。

ただし、送付先が事前に書類の内容や枚数を把握している場合は、FAX送付状を添付しなくても差し支えないことがあります。たとえば、送信前に電話やメールで書類の枚数や内容を伝えている場合です。その際は、送付状を省略しても問題なく、FAXの1枚目に宛名や送信者名を簡単に記載するだけで対応可能です。

FAX番号の間違いに気をつける

FAXを送信する際は、FAX番号の入力ミスに細心の注意を払いましょう。番号を1桁でも誤ると、まったく関係のない第三者に書類が送信されてしまうおそれがあります。

特に、請求書や見積書、契約書などのビジネス文書には、取引先名や金額、担当者名などの機密情報が多く含まれています。こうした情報が流出すれば、取引先からの信頼を失うだけでなく、企業の信用問題にも発展しかねません。

送信前には、宛先のFAX番号を複数回チェックし、正しい宛先に送れているかを確認することが大切です。頻繁にやり取りを行う取引先については、あらかじめ正しい番号を登録しておくとよいでしょう。

個人情報や機密情報は記載しない

FAXはオフィス内の共有スペースに設置されていることが多く、送受信された書類を誰でも目にできる環境である可能性があります。そのため、FAXで個人情報や社外秘の資料など、機密性の高い内容を送信するのは避けるのが望ましいでしょう。

万が一、第三者に閲覧された場合、個人情報の漏えいにつながります。取引先との信頼関係を損なうおそれもあるでしょう。

どうしてもFAXで送る必要がある場合は、送信前に相手先へ事前連絡を行い、受信体制を確認するなどの配慮が必要です。

文字や図表は大きめにする

FAXで送付する文書は、送信や受信の過程で画質が劣化し、印字がかすれたり細かい部分がつぶれたりすることがあります。そのため、FAX送付状をはじめ、FAXでやり取りする文書には小さな文字や細かい図表を使用しないようにしましょう。

特に、文字サイズが小さすぎると読みづらくなり、重要な情報が伝わらないおそれがあります。可能であれば、10ポイント以上の大きめのフォントを使用し、行間にも余裕をもたせると見やすくなります。また、書類に図表や表組みを使う場合は、線を太めにし、必要最低限の情報に整理して構成すると確認しやすくなるでしょう。

請求書をFAXで送る場合は後から原本も郵送する

請求書をFAXで送る場合は、あくまでも「内容確認のための暫定的な手段」として扱うのが基本です。FAXで送信した請求書のコピーは、文字がかすれたり、印字が不鮮明になったりすることも多く、金額や取引内容の確認ミスにつながるおそれがあります。内容をしっかり確認してもらうために、原本を送付した方がよいでしょう。

FAX送信後には「原本を郵送いたします」と一言添えておくと、相手にも丁寧な印象を与えられます。郵送する際は、封入内容を再確認し、宛先や日付の誤りがないよう注意しましょう。

 

まとめ

書類をFAXで送る際には、ビジネス上の信頼を守るためにもFAX送付状が欠かせません。必要な項目を記載し、マナーに配慮して送信することで、相手に丁寧な印象を与えます。

送信前には、宛先やFAX番号の確認、文字の見やすさなどに注意しましょう。FAX送付状を適切に活用することで、トラブルを防ぎ、円滑なコミュニケーションにつなげることができます。FAX送付状を作成する際は、ぜひ無料テンプレートをご活用ください。