経費精算業務を効率化 決め手はワークフローのシステム化!

経費精算業務を効率化 決め手はワークフローのシステム化!

ワークフローとは

ワークフローとは、組織における一連の業務の流れのことで、担当者や作業手順、意思決定のプロセスなどを指したものです。また、その一連の流れを図式化したもののことを指します。
ワークフローを策定することは、生産性を高め業務を効率化する上で様々なメリットがあります。

担当者や、作業内容が分かりやすい

いつ誰が何をしなければいけないかを体系化し、必要なものや作業内容を決めておくことで、業務内容が分かりやすくなります。担当者同士で、作業内容の認識のズレが発生することを防ぐことにも繋がります。

業務がスムーズに進む

各担当者が業務全体の流れを把握することで、決めなければならないことが明確に分かるため、意思決定が速くなり業務が円滑に行われるようになります。

進捗管理がし易くなる

進捗を管理する立場からしても、どの段階まで業務が進んでいるのか、どこで滞っているのかを体系的に把握できるため、作業の進捗管理や共有も容易に行えます。

業務の問題点が見え易くなる

業務のボトルネックが特定しやすくなり、承認ルートの最適化や、必要書類の見直しなど、これまでの業務の改善点が見つけやすくなります。

ワークフローの策定には上記のようなメリットがあるため、定常的に発生する業務に関してはワークフローを策定した方が良いでしょう。現に経理業務の中でも、多くの社員が関わる上に、ルールや承認のプロセスも状況ごとに様々な経費精算は、ワークフロー化をしている企業が多い業務です。
しかし、ワークフロー策定によって「業務の問題点が見え易くなる」という点については、ボトルネックの特定はできていても、具体的な問題点の把握や、現実的に業務を改善する取り組みはできていない企業も多いのではないでしょうか。

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経費精算ワークフローで起こる、よくある問題点

前述したとおり、ワークフローの策定には、対象の業務が把握しやすくなり、ボトルネックも発見しやすくなるというメリットがあります。では、経費精算業務において具体的にどのような問題点が発生しているのか、よくあるものをあげてみます。自社のワークフローを確認し、下記のような手間や無駄で業務が滞っていないかを、一度確認してみましょう。

申請者の入力漏れやミスで差し戻しの手間がかかる

ワークフローの策定によりフローや必要書類は明確になっても、必須項目の記入漏れや金額のミスが発生すると、そのたびに承認者や経理担当者には差し戻しや修正をする手間と時間が発生します。

承認状況が把握できない

ワークフローの策定により誰がどのように決済をすればよいかは明確になりますが、承認者が出張や外出をしていると承認が進みません。さらに紙を回覧していたり、メールでやりとりをしている場合、経理担当者はどの段階で止まっているかの把握ができず、催促しに行くことも出来ません。

物理的、時間的なコストがかかる

拠点が複数ある場合には、経理部がある拠点に経費精算書を郵送する必要があり、時間とコストが発生します。さらに申請に不備があった場合は、さらに郵送でやりとりをする必要があり無駄が発生してしまいます。

よく起こる経費精算の問題点をあげてみました。これら経費精算の問題点は、手作業で処理をしたり、精算書を紙でやりとりしていることが原因です。そしてこれらの課題は、経費精算のワークフロー自体をシステム化することで解決することが出来ます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムとは、ワークフローをコンピュータに組み込みシステム化することで、申請や承認業務をスムーズに進めることを目的としたものです。導入することで、以下のようなメリットがあります。

やり取りがスムーズになる

システム上で処理をすることで、紙媒体で運用するのに比べスムーズに業務を進めることができます。紙媒体で提出する手間もなく、クラウドシステムの場合はインターネット環境さえあれば外出先や自宅からも申請・承認が行えるため、物理的・時間的な制限を受けません。

情報管理やセキュリティ管理がしっかりしている

紙の回覧の場合、回覧途中で申請書を紛失してしまったり、社外での閲覧には情報漏洩のリスクがあります。メールの場合も宛先間違いなどリスクは避けられないものです。しかし、ワークフローシステムであればもちろん紙の紛失のリスクは無く、承認経路もあらかじめ設定されているためミスが発生しません。IPアドレス制限などセキュリティ対策も万全です。

進捗の確認がすぐにでき、承認忘れ等も把握できる

すべての工程がシステム上で行われると、どの段階で業務が滞っているのかが確認できます。滞っている原因の特定や、催促も可能なので、従来よりスムーズに進めることができます。

ペーパーレス化によりコストが削減できる

システム上で処理をすることで、紙媒体での運用で発生していた申請書の紙代はもちろん、保管の手間やコストが無くなります。さらに、過去の資料の検索性も上がります。

ワークフローシステム導入のメリットについてお伝えしました。
ワークフローシステムは、単純にあらゆる申請・承認のフローをシステム化するものから、具体的な業務に特化したシステムもあります。経費精算の場合、特化した経費精算システムを多くの企業が提供しており、今回は、その中から国内導入者数No.1 の「楽楽精算」を例に、その特徴と機能について紹介します。

経理の面倒を解消できる、経費精算のワークフローシステム「楽楽精算」

「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供している導入社数6,000社以上、国内導入社数No.1のクラウド型経費精算システムです。「楽楽精算」は申請から承認はもちろん、経理担当者の仕訳処理やFBデータの作成など、経費精算に関わる様々な業務をシステム上で行うことができます。また、カスタマイズ性が高いことも特徴の一つで、これにより前段であげた経費精算の悩みを解決するだけでなく、より最適な運用を実現する機能が備わっています。

申請者の入力漏れやミスを防止し、経理の手間を削減

「楽楽精算」には規定違反チェックという機能が搭載されており、入力漏れや計算ミスなどを申請前にチェックすることができます。さらに独自の社内ルールも設定することでき、そのルールに則さない申請が経理に届くことを未然に防ぎ、無駄なチェックや差し戻しを削減することができます。

>>「楽楽精算」規定違反チェック機能の詳細はこちら

申請忘れ、承認忘れにも素早く一斉に対応可能

「楽楽精算」は申請ごとに処理状況を確認することができ、どこで申請や承認が滞っているか一目で確認することができます。また処理が滞っている人に対して、催促メールを一斉に送ることができるため、わざわざ席に行って催促することもなく、外出中でも承認を促すことが可能です。

領収書も電子化し、さらにペーパーレス化を実現できる

「楽楽精算」は電子帳簿保存法に対応しているため、請求書や領収書を電子データとして保存することが可能です。これにより他拠点間の物理的な郵送をなくして時間とコストの削減ができ、保管の手間もなくすことができます。

>>「楽楽精算」電子帳簿保存法対応の詳細はこちら

カスタム性が高く、様々な承認フローの設定ができる

部署や業務内容により異なる承認フローを、申請者が全て把握することは難しいです。そのため「楽楽精算」では条件に応じて承認フローを自動で変えることができます。
例えば、特定のプロジェクトの経費申請には承認ルートにプロジェクトリーダーを自動で追加する、50万円以上の申請には承認ルートに部長を自動で追加する、など申請内容に応じて自動で承認フローが適用されます。

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まとめ

ワークフローのメリットと、経費精算業務をワークフローシステムで効率化する方法をご紹介してきました。
働き方改革やペーパーレス化がどんどん推進されていく中で、定常的に発生し、多くの人が関わる経費精算業務を効率化したいと考える企業は増えています。改めて自社の経費精算業務の課題を洗い出し、理想の運用に近づけるよう改善をしていくことで、業務にかかる時間やコストは大きく削減できます。この機会にワークフローシステムや経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。

経費精算システム「楽楽精算」導入事例

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経理プラス編集部

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