生産性向上は何をすればよい？業務効率化との違いや改善方法を紹介

生産性向上は政府主導で進められている働き方改革を背景として、近年注目されている言葉の一つです。そして、似た場面で使われる言葉である”業務効率化”と混同しているケースがたびたび起きています。しかし、これらはそれぞれ別の意味を持つ言葉です。そこで今回は、生産性向上と業務効率化との違いをご説明したうえで、生産性を高める方法についてご紹介します。

生産性向上と業務効率化の違いとは

生産性向上と業務効率化を似たニュアンスで捉えられている方もいらっしゃると思います。ここではそれぞれの詳しい意味をみていきましょう。

生産性向上とは

ビジネスにおける生産性とは、費やしたコストに対してどれだけの効果があったのか、ということです。つまり、限りある時間やコストで高い成果を出せている場合、その状態は生産性が高いと言えます。
したがって、生産性向上のためには、成果に直接つながるような業務に集中して作業することが、手段として有効になります。生産性は、アウトプット（生産量や付加価値）をインプット（労働時間や労働者数）で割ることで数字として算出できます。

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業務効率化とは

業務効率化の目的とは、「業務の時間を短縮し、低コストで処理する」ことです。今までかけていた時間や費用などのコストを削減することに重点を置いています。業務効率化に取りかかる際は、KPI（Key Performance Indicator、重要経営指標）や数値目標を採用して、どの程度効率化ができたのかを数字で管理すると良いでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化の違いを簡単にまとめると、生産性向上は「成果につながる業務に集中すること」であり、業務効率化は「今まで行ってきた業務を、より早く、低コストで遂行すること」です。生産性向上は、成果につながる業務をより増やすことに、業務効率化は業務にかける時間をより減らすことに焦点をあてているといえます。

生産性向上が必要とされる3つの理由

生産性向上はあらゆる企業において優先事項とされていますが、なぜ必要とされているのでしょうか。3つの側面から、企業の生産性向上が必須とされる理由を探っていきます。

労働人口の減少

日本では少子高齢化が進んでおり、高齢者の増加と生産年齢人口（15歳以上65歳未満）の減少が社会的な問題となっています。およそ40年後には高齢化率が現在の状態から約10％上昇するという予測も立てられており、労働人口の減少はさらに進んでしまうことが推察されます。現代では限られた労働力を企業間が奪い合う構図が形成されつつあり、業種や業界を問わず多くの企業で慢性的な人手不足が課題です。労働人口の減少に対して企業がとれる対策は、従業員一人あたりの生産性を高めることです。

グローバル企業との競争力強化

海外諸国よりも日本の労働生産性は低いとされており、生産性向上は急務であるとされています。近年では越境ECなどインターネットを活用したビジネスの普及も影響し外資企業が日本市場へと参入するケースも珍しくなく、シェアを海外へ奪われるリスクが問題視されているようです。海外との競争力を失わないためにも、労働生産性をできる限り高めることが求められます。

働き方改革に向けた労働環境の改善

企業の競争力を高める以外に、生産性向上は従業員の労働環境改善にも寄与します。業務の自動化やIOTシステムの活用により、従来必要とされていた作業時間を大幅に短縮することも可能になってきています。長時間労働に歯止めをかけるためにも生産性向上を目指した業務の効率化は必須と言えるでしょう。

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生産性の高め方

請求管理・発注支払管理の改善

先ほどもご紹介したように、成果につながる業務に集中して生産性を向上させるためには、それ以外の業務を効率化することが有効となります。業務効率化には様々な手段が考えられますが、煩雑な請求管理や発注・支払管理、顧客管理などの業務管理をシステムで行い改善することは非常に効果的です。

たとえば、販売管理システム「楽楽販売」を導入することで、Excelやスプレッドシートを利用して行っていた煩雑な業務管理も、業務手順に沿ってルール化し、必要な入力を最小限まで抑えることが可能です。それぞれの会社に合わせて柔軟にカスタマイズできるため、現場への定着率も高まるだけでなく、作業の属人化が原因で時間をかけていた共有や引き継ぎ作業も、リアルタイムに情報共有がなされることで効率的に行うことができます。

また、顧客への対応履歴や進捗の状況などが部門を越えて管理、共有されるため、誤解や伝達漏れの心配も大きく減らすことが期待できます。

経費精算の改善

経理部門をはじめ全社員の負担となっている経費精算を改善することで生産性を向上することができます。交通費や出張費、交際費など日々の業務の中で発生する精算業務は申請者も経理担当者にとっても負担が大きい業務の一つです。たとえば、経費精算システム「楽楽精算」を社員数100名の企業が導入した場合、年間で962時間の作業時間削減、費用で言うと300万円以上のコスト削減につながります。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんな取り組みはNG！生産性向上を試みる際の注意点

生産性向上は企業の業績を高めるために追求すべき要素ですが、闇雲に取り組むことがマイナスにつながるおそれもあります。生産性向上を目指すうえでやってはいけない要素の一例をみていきましょう。

マルチタスクの常態化

企業の中には、従業員が複数のポジションを兼任してマルチタスクで業務を進めるケースもあるでしょう。しかしながら、これは健全な状態とは言えません。過度なマルチタスクが常態化している際、人間のパフォーマンスは低下するばかりか抱えるストレスも増加すると言われています。生産性向上を目指すうえでは各部署での分業を徹底し、メイン業務に集中できる就業環境を作ることも重要です。

個人の生産性を意識しすぎる

個人単位での生産性向上を意識しすぎたあまり、従業員を追い詰めてしまうケースも想定されます。従業員個人のキャパシティには限界があり、組織全体でのチームマネジメントを軸とした生産性向上を検討する必要があります。たとえば営業担当者の受注金額を10％向上させたい場合、一人ひとりにノルマを課すのではなく、チーム全体で売上を向上させられるように導きます。各人の積み上げた成果が大きなプラスとして結果にあらわれることでしょう。

無駄に長い会議時間

週ごと、日ごとの定例会議などを欠かさず実施している組織は多いかもしれませんが、つい何となく30分、1時間などの単位で区切ってはいないでしょうか。コミュニケーションはビジネスにおける重要な要素ですが、会議に費やす時間を短縮化できれば生産性は大きく改善すると考えられます。具体的には、打ち合わせ前に議題をあらかじめ共有しておいたり、会議の延長や追加といった行為を取りやめたりすることで、時間のロスを大幅に削減できるでしょう。

まとめ

日々行っている慣れた業務に対し、「これはもっと効率よくできるのでは？」と疑いを持って見つめなおすことは、なかなか難しいと思います。しかし、「必要不可欠だけれども成果につながるような業務ではない部分」「ルーチンワークとしての業務」を上手く効率化できれば、日々行っている業務における無駄な時間や労力を省き、社員の一人ひとりがコアな業務に集中できる環境が整うのです。
業務効率化には、社内で1から取り組むよりも、「楽楽販売」や「楽楽精算」などのツールを利用すると効果的です。両システムは簡単にカスタマイズ可能なツールなので、素早く導入でき、システム開発にかかる膨大な時間や費用も減らすことができるためです。このようなツールを利用して業務効率化がなされ、そして生産性の向上につながります。
生産性の向上のための第一歩として、ツールの利用をぜひ検討してみてください。

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

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