【2024年9月調査】電子帳簿保存法対応におけるシステム利用状況

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

2024年1月より、電子帳簿保存法によって、電子取引に関するデータの保存が完全に義務化されました。
これにより、「紙と電子の書類が混在しており、保存や管理に伴う業務が煩雑になっている…」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、経費精算システム「楽楽精算」を提供する株式会社ラクスが全国の経理担当者248人を対象に実施した、2024年1月より義務化された電子帳簿保存法「電子取引データの保存」*1（以下、電子帳簿保存法）に関する調査についてご紹介します。

調査概要

今回紹介する調査結果の概要は以下の通りです。

調査対象 ：財務・会計・経理
調査地域 ：47都道府県
調査期間 ：2024年9月12日～2024年9月13日
調査方法 ：インターネットリサーチ
有効回答数 ：248サンプル
回答者の所属する企業の従業員規模 ：30～999名

※本調査結果内で使用しているグラフは、小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計した数字が100％にならない場合があります。

引用元：株式会社ラクス「2024年1月から義務化の電子帳簿保存法「電子取引データの保存」、対応率は約8割 システムで対応している企業のうち6割以上は「業務が効率化された」ことを実感」

システム利用無しで電帳法に対応している企業の課題は「運用ルールの社内浸透」

調査によると、電子帳簿保存法にシステムで対応している企業が全体の49.6%であるのに対し、26.6%の企業では、システムを利用せずに電子帳簿保存法に対応していることがわかりました。

システムを利用せずに電子帳簿保存法に対応している企業の課題としては、「運用ルールの社内浸透・徹底が大変」が37.9％と最多に。
法律に対応するために従来の運用ルールを変更せざるを得なくなったものの、なかなか社内で新しいルールが浸透せず、苦労している経理担当者が多いことがわかりました。

次いで多かった回答は、「保存する際に、規則性を持たせたファイル名にする手間がかかる」（33.3％）、「紙で保存する書類と電子データで保存する書類が混在し管理が煩雑になる」（30.3%）です。

電子帳簿保存法では、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3つの項目で検索できることが求められます。検索要件を満たすために、1つ1つのファイルの名前を手作業で書き換える際に工数がかかっている企業が多いようです。

また、紙の書類と電子データの書類で対応フローが異なるために、紙の書類のみ対応していたときよりも、かえって作業効率が悪化しているという企業も少なくないと推測されます。

65.9％がシステムの活用で電帳法対応業務の効率化を実感

一方で、電子帳簿保存法にシステムで対応している企業に対して、システムによって業務が効率化されているかを伺ったところ、65.9％が「効率化されている」と回答しました。
過半数以上の企業が、電子帳簿保存法にシステムで対応することで業務効率化を実感していることがわかりました。

では、具体的にはどのような業務が効率化されたのでしょうか。

アンケートによると、「ファイル名の命名規則やフォルダ分けなど保存する際の手間が不要になった」と「過去の資料を探す作業が楽になった」が、22.8％と同率で最多の回答となりました。

システムを利用していない企業では課題として挙げられていた、データ保存時の手間。システムを利用すれば、データをアップロードするだけで法制度に遵守した形で保存が完了できるようになります。

また、システムを利用してファイルを管理すれば、取引日や取引先、申請者など任意の項目から簡単にファイルを検索できるようになります。過去の資料を探す作業についても、システムを利用せずに対応する場合と比較して効率化されていると考えられるでしょう。

まとめ

今回は、株式会社ラクスが実施した調査結果をもとに、電子帳簿保存法対応におけるシステムの利用状況についてお伝えしました。システムを導入せずに電子帳簿保存法に対応しており、手間がかかっているという方は、ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法対応を効率化するなら楽楽精算

「楽楽精算」は、電子帳簿保存法対応社数No.1※の経費精算システムです。
書類をアップロードするだけで、電子帳簿保存法の要件を満たした保存が自動で行われるため、自社のルールに則ったファイル名の変更やフォルダへの保存が不要になります。

また、金額や取引先などの情報も自動で読み取りデータ化。手入力によるミスも削減されます。
さらに、電子データの保存を効率化するだけでなく、紙、電子データなど様々な形式の書類を一元管理できるようになり、アップロードしたデータは取引先名、日付、金額などの項目から簡単に検索が可能です。

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この内容は更新日時点の情報となります。掲載の情報は法改正などにより変更になっている可能性があります。