【インタビュー】6万枚以上の紙伝票から解放！サンスターグループの年間1,500時間以上の工数削減に成功した方法とは

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※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）より

こんにちは。経理プラス編集部です。
今回はラクスが提供するクラウド型経費精算システム「楽楽精算」を導入した、サンスターグループ様の導入事例をご紹介します。

※本記事は「楽楽精算」の以下の事例記事の内容を一部編集して掲載しています。
　年間1,500時間以上の工数削減！ムダ改善を目指した業務改革

サンスターグループとは

サンスターグループ様は、1932年に創業し、「G・U・M」ブランドに代表される口腔と健康と美のケアを行う消費財事業と4輪と2輪の金属加工部品と接着剤を扱う生産財事業などを展開されている会社です。

さまざまな製品・サービスを通じ、世界の人々の健康の増進と生活文化の向上に貢献することを目指し、企業活動を行っています。2021年3月に大阪府高槻市に「サンスターコミュニケーションパーク」を開設され、社員の働きやすさの実現とともに地域住民との交流による共創を目指しています。

年間で6万枚以上の紙伝票をチェックしていた毎日

経費精算業務に関しては、すでにシステム化していましたが、伝票データが自由に取得できないこと、新規科目追加が複雑なことなど問題を抱えていました。また、システムを使ってはいましたが、紙の伝票と領収書で運用を行っていました。
経理側では、各部門から当月に計上した伝票をすべて回収したかどうかのチェック、申請者の科目入力に誤りがないかどうかなどの内容のチェック、紙伝票のファイリングなど、かなり細かい経費精算に関わるルールのチェックを行っておりました。そのルールチェックを担当する経理側の負担は大きく、属人化していました。
チェックだけでも1伝票あたり1分以上かかっており、差し戻しや訂正があれば、電話やメールで連絡するなどの時間も要していました。年間6万枚以上の紙の伝票が毎日届くので、事務管理8名で伝票業務を担当していましたが、出社しなければ対応できない状態でした。

働き方改革の促進などの外的環境の変化と同時に、思ったように業務改革ができていない内的環境の課題を解決するために、検討をスタートしました。導入によって、申請する社員側とチェックする経理側双方の経費精算にかかる業務時間削減や問い合わせにかかる工数の削減によって業務効率化／コスト低減をしたいと思いました。また、脱属人的な仕組みや誰もが簡単に理解できる仕組みにすることで人材流動性への対応も視野に入れました。
導入検討時に、コロナ禍に突入し、在宅勤務への早急な対応が必要だったことも、検討のきっかけになったと思います。証憑類を社内便で発送しなくても業務を回せる環境の構築、ペーパーレス化、電子帳簿保存法への対応による紙保管の最小化なども、導入によって実現したいと思いました。

これらすべてを実現するために、経費精算システム「楽楽精算」を導入することになりました。

年間で約1,500時間以上も削減

入力ミスは減少、経費精算業務をテレワークでも対応できるように

紙伝票の送付が不要になったので、「楽楽精算」を使って、電子データで確認、保存が完了するようになりました。これにより、これまで回収やファイリングにかかっていた工数を大幅に削減することができました。
また、申請ルールを細かく設定でき、これまで記入漏れしやすかった項目やミスが多かった項目に注意喚起のメッセージを表示できるので、申請者自身が入力段階でミスに気づくようになりました。誤った伝票が削減され、これまで行っていた内容チェックにかかっていた時間も削減されました。
「楽楽精算」ならではの部分で言えば、仕訳出力の設定で申請者側は費用項目を選択すれば、借方・貸方共に正しい仕訳が会計システムに連携されるようになり、ミスが削減されました。これにより、経理側が、訂正のために連絡する時間も削減されました。

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申請者も経理も、削減効果を実感

スタートは「経費精算」と「国内出張」から「楽楽精算」を使い始めましたが、それでも使い慣れたシステムからの変更に抵抗感があったようです。当初は、「わからない」と問い合わせが増えましたが、数か月すると慣れたようで問い合わせがこなくなりました。「支払依頼」と「振替」へと利用の範囲を広げる時には、「経費精算」と「国内出張」を展開した際の反省点を踏まえ、申請者側の理解度向上を図るためにマニュアルを作成し、説明会も行いました。結果として部門の経費処理を1人で担っている方からは、「請求書をデータでアップロードしてもらって処理すれば完結できるようになったので、部門間のやり取りがスムーズになって、とても楽になりました」というお声もいただきました。

最初こそ、初期設定への不安やシステム変更の抵抗感などありましたが、会社全体で伝票作成にかかる時間の削減やペーパーレス化を実感しております。

会社全体にとってより良いやり方を。さらなる業務改革を目指す

申請者にとっても、経理にとってもさらに業務効率化をしていきたいです。「楽楽精算」を使うことで新たに創出できた時間については、既存の業務の分析をして、さらなる改革を実施していきたいと思っています。事務管理の業務は、「単なるチェックや事務的な作業ではない」という所をお見せしたいです。今は、振替伝票画面に申請種別を追加するなど、さらに便利にしていくことを検討しています。また、インボイス対応で納品書にてお支払いする仕入先へ、検収明細を送信するために電子請求書発行システムの導入も検討しております。

システムを新しく導入するときは、自分たちがシステム側に合わせなければならない部分がどうしても発生します。これまでできていたやり方ができなくなることで、負担に思う部分もあります。しかしながら、システム化することは、世の中のスタンダードを取り入れることにつながりますので、業務を標準化することができます。それが結果的に効率化につながるので、その変化に恐れずチャレンジしていきたいと思っています。

まとめ

今回はサンスターグループ様の事例をご紹介しました。生産性の向上のみならず、ガバナンスの向上、キャッシュレス・ペーパーレス化の実現に向けて取り組まれておりました。これまでの業務のやり方を是とせず、常に業務効率化できる部分がないかという姿勢に感服いたしました。皆様も是非参考にされてはいかがでしょうか。

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