【インタビュー】200パターンの日当計算を自動化！経費精算の時間を90％削減した栗本商事の業務改革とは

こんにちは。経理プラス編集部です。
経理業務効率化成功企業へのインタビュー第36弾は栗本商事株式会社様です。今回は総務管理部の坂口様と金河様に経費精算対応の時間を90%削減した業務改革についてお伺いしました。

栗本商事株式会社とは

1952年の創業以来、株式会社栗本鐵工所の子会社として、人々の快適な暮らし・企業の快適空間の創造を追求し、主に社会のインフラ整備に貢献している会社です。大阪に本社があり、東京、福岡、愛知、宮城、広島、沖縄に営業拠点を設け、ライフラインの一翼を担う水道設備機器や農下水道管、橋梁・一般建築・空調関連資材などの提供をされています。

仮払いがなくなり申請者も経理担当者も安心

アナログな紙での経費精算からシステムを導入したことで、申請者は外出が多くても申請がしやすくなり、承認者、経理担当者は承認、精算、支払いまでのワークフローがスムーズに進むようになったため、楽になったという声が多く聞こえました。特に今回導入した「楽楽精算」は分かりやすくシンプルな画面構成となっているため、社内の70代の申請者・承認者も問題なく手続きができています。

以前は多く発生していた出張時の「仮払い」での経費精算が減りました。
今までは手作業での経理処理を行っていたため、出張者の立替から支払いまでの処理に時間がかかり、出張者の経済負担が長くなってしまうため、出張時には仮払金を渡していました。結果、出張者にも経理担当者にも仮払金を管理するという負担がかかり、出張申請にも余計に手間がかかってしまっていました。
しかし、「楽楽精算」の導入後は出張者が立て替えた経費精算の申請をしてから支払いまで翌日～翌々日までに行うことが可能になったため、仮払いが不要になりました。これにより出張時のみならず、各拠点の小口現金もほとんどなくすことができました。

約200パターンの複雑な日当計算もカスタマイズ設定で自動化！

複雑な日当計算の負担を減らすことができました。当社は200パターンほどの日当計算方法があるのですが、システム導入前は各自が社内規定を確認しながら申請・承認をしている状況でした。しかし、「楽楽精算」導入後は勤務時間が休日か平日か、何時間働いたのかなど条件をシステム上に入力するだけで、自動で計算ができるようになりました。これにより申請者・承認者共に日当計算の負担が大幅に軽減されました。
この複雑な規定を「楽楽精算」に設定する際も、自社の経理部門だけで完結することができ、特にサポートに問い合わせをしなくとも運用を開始することができました。 逆にサポートの方から「設定は問題ないか」とお電話をいただき、びっくりしてしまいました。

振替伝票にボールペンで記載…ミスだらけの作業をシステムで改革

振り込みデータで経費精算の時間を90%削減！

振込データ作成が大幅に効率化されました。特にネットバンキングの振込データ作成については、今まで経費精算処理が終わった後のデータは、全て1件ずつボールペンで振替伝票に記載していたため、大変な手間がかかっていました。「楽楽精算」導入後は振込データをシステムから自動で作成でき、そのままネットバンキングに連携できるため、毎月経費精算にかかる時間が270時間程度から20~30時間程度へと、約90％削減できました。

規定違反チェック機能で仕訳ミスを０に！

はい。振込データ作成や経費申請が楽になるのはもちろんのこと、経理の作業ミスも軽減することができました。手作業で経費精算を行っていた際には、伝票と入力データに誤差が生じていたり、項目に誤りがあるなど、まず申請者の時点でミスが多く発生していました。また、経理担当者もミスに気付かずそのまま仕訳項目が誤ったままであったり、データ作成後の会計システムへの入力が間違っていたりと細かいミスが発生しがちで、そのチェック・修正にも時間がかかっていました。「楽楽精算」では申請者が規定通りに申請ができるよう申請前に画面上で制御でき、精算処理後も会計ソフトへ連携するデータを自動で作成してくれて手作業がほとんど発生しないため、ミスのチェックや修正作業を大きく削減できました。

次の課題は領収書のペーパーレス化で電子帳簿保存法対応

次の課題はさらにテレワークとペーパーレス化を進めることです。現時点でもすでにテレワークが可能な環境は作れているので、引き続き出社する従業員の割合を削減していく予定です。「ペーパーレス化については、まずは電子帳簿保存法に対応していきたいと考えています。実際に経費申請をする人の意見もあるので慎重に動いていますが、国の指針に合わせながら全員が無理なく経費精算を行えるように整えているところです。また、請求書の発行についても電子化を進める予定で、今後テレワークに取り組む会社も増えてくるかと思いますので、柔軟に対応していきたいと思います。

今は業務効率化のため、さまざまな社内業務のシステム化が進んでいます。弊社でもいろんなシステムを導入してきましたが、一番大切なのは設定が簡単で、かつ自社に合わせたカスタマイズができることであると考えています。弊社のような複雑な規定がある会社の場合、1から自社専用のシステムを開発しようとするとコストも手間も多くかかってしまいます。まずはカスタマイズがしやすいシステムで徐々に手作業を減らしていくことが、早期の業務効率化につながると思います。

経理プラス編集部より

紙での経費精算、複雑な日当計算というシステム化への課題が多い状況から、自社にあったシステムを選定しスムーズにシステム導入に成功された栗本商事株式会社様。経費精算システムを検討する際はしっかりと自社の課題を洗い出し、叶えたいポイントを明確にすることが大切だと感じました。
貴重なお話をありがとうございました！

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